Sementara evaluasi rutin fokus pada gap antara rencana dan implementasi. Berikut penjelasan tentang penyebab. Lalu solusi praktis atau teknis untuk menutup gap negatif.
Misalnya, suatu waktu, dalam evaluasi kemajuan budidaya padi saya menemukan fakta target luas tanam per hari tak tercapai. Penyebabnya kelangkaan tenaga kerja. Solusi praktisnya, ya, sewa mesin tanam.Â
Rapat-rapat koordinasi dan pemecahan masalah lazimnya bisa selesai dalam tempo 2 jam. Asalkan agendanya  spesifik dan bahan rapat sudah dibagikan 1-2 hari sebelumnya.
Durasi rapat koordinasi bisa sampai 2 jam karena melibatkan sejumlah divisi di bawah satu direktorat atau bahkan lintas-direktorat. Jadi harus memastikan setiap divisi paham job desc dan konsisten menjalankannya. Sebab jika tidak begitu, maka suatu divisi akan menjadi bottleneck dalam pelaksanaan program atau proyek.
Misalnya, saat menangani produksi padi, dalam rapat koordinasi, saya harus yakin divisi pemasaran sudah siap dengan permintaan pasar. Sebab jika tidak, maka hasil panen akan menjadi stok yang berisiko turun mutu.
Rapat penyelesaian masalah biasanya berat. Tapi bisa diselesaikan dalam dua jam. Syaratnya fokus pada satu masalah. Masalah lainnya bicarakan dalam rapat terpisah.
Suatu ketika, saat menangani perencanaan strategis, saya diminta untuk mencari solusi inefisiensi perusahaan yang sedang bleeding. Salah satu yang saya pikirkan adalah menutup hampir 50 persen kantor cabang yang tidak produktif. Stafnya digabung ke cabang-cabang produktif.
Dalam rapat dengan direksi, setelah melalui debat pro-kontra, usul itu dapat diterima dalam 2 jam rapat. Sebab disertai argumentasi dan perhitungan jumlah penghematan dari tunjangan, biaya operasional, dan overhead cost kantor.
***
Berdasar pengalaman, selain ditentukan tujuan rapat, durasi rapat juga sangat ditentukan kesiapan bahan rapat. Â Entah itu butir-butir gagasan atau data dan analisisnya.
