Seorang teman memiliki kebiasaan rutin setiap rapat yang dihadiri. Dia selalu membuat catatan hasil rapat secara manual yang kemudian dibagikan di grup WA walaupun memang ada notulen (catatan) rapat yang dibuat oleh notulis (pembuat catatan).
Tentu saja dia bukan satu-satunya peserta rapat yang rutin membuat catatan. Sebagian besar biasa membekali diri dengan ballpoint dan buku catatan rapat. Beberapa orang membuat catatan secara digital menggunakan Google Doc, Keep, Microsoft OneNote, atau Evernote. Saya sendiri cenderung memanfaatkan Google Doc dalam smartphone karena gampang diedit.
Dalam kegiatan serupa, beberapa orang memilih hanya menjadi pendengar ketimbang membuat catatan. Kelompok ini kerap mengandalkan catatan yang dibuat teman seperti yang saya sebut di atas.
Rupanya kebiasaan membagikan hasil catatan rapat juga membentuk kebiasaan kurang mendidik. Orang akan cenderung memilih sikap "datang-duduk-dengar tetapi tidak mencatat". Beberapa orang membangun kemalasan di atas ketekunan orang lain.
Membuat catatan hasil rapat, kegiatan lokakarya, pelatihan, dan kegiatan serupa, kerap dianggap hal yang sepele dan tidak terlalu penting bagi sebagian orang. Toh jika tidak hadir atau tidak mencatat sudah ada yang membuat. Tinggal minta saja.
Masalahnya tentu tidak sesederhana itu. Membuat catatan sendiri dan mendapatkan catatan dari orang lain itu dua hal yang berbeda.
Alasan paling sederhana mengapa perlu membuat catatan adalah karena kita memiliki kemampuan mengingat yang terbatas. Otak kita tidak selalu dapat menampung semua informasi yang disampaikan.
Kita memiliki keterbatasan kemampuan untuk mengingat setiap detail materi yang disampaikan. Kita juga tidak mungkin menghafal seluruh jawaban dan solusi yang disampaikan orang yang berbicara.
Membuat Catatan
Membuat catatan dapat dimulai dengan memahami tujuan kegiatan, misalnya, tujuan rapat, lokakarya, bimbingan teknis, dan lain-lain. Hal ini akan sangat membantu kita fokus pada informasi yang penting dan relevan.
Hal-hal teknis yang perlu disiapkan setidaknya alat tulis seperti pulpen dan kertas. Jika menggunakan gawai atau gadget, kita sebaiknya memastikan ketersediaan aplikasi pencatat telah tersedia di dalamnya. Jika diperlukan, penting untuk membuat template yang berisi waktu, nama peserta, agenda, dan hasil rapat.
