Kebiasaan Membuat Catatan Hasil Rapat Bisa Bawa Pengaruh Positif

Prinsip demokrasi dalam kehidupan kita kerap kali diwujudkan melalui kegiatan rapat atau musyawarah. Secara umum rapat atau musyawarah bertujuan untuk mencapai suatu kesepakatan atau keputusan dalam suatu kelompok atau organisasi. 

Dalam sebuah rapat, anggota kelompok atau organisasi berkumpul bersama untuk membahas suatu masalah atau topik tertentu dan mencari solusi yang terbaik. Rapat juga bertujuan membuat keputusan tentang hal-hal penting yang memerlukan persetujuan dari seluruh anggota kelompok atau organisasi. 

Di samping itu, melalui rapat sebuah komunitas atau organisasi dapat membuat perencanaan dan strategi untuk membangun masa depan bersama. Rapat sebagai salah satu bentuk manajemen organisasi dapat menjadi ruang diskusi untuk menyusun program, menentukan anggaran dan sumber daya yang dapat dilibatkan.

Baca juga: Selamat Hari Pendidikan Nasional (Napak Tilas Singkat Sejarah)

Hal yang lebih penting dari sebuah rapat adalah meningkatkan kerja sama yang solid antar individu atau anggota kelompok. Rapat atau musyawarah dapat dipandang sebagai instrumen penting dalam rangka membuat keputusan yang berpihak kepada kepentingan bersama. 

Dalam sebuah kelompok, kebutuhan dan kepentingan setiap orang tidak selalu sama. Hal ini membuat perbedaan pemikiran, ide, atau pendapat tidak dapat dihindarkan. 

Pada titik inilah semua orang harus duduk bersama untuk berdiskusi dalam rangka mencari dan menemukan keputusan terbaik sehingga tidak ada kelompok yang merasa dirugikan.

Baca juga: Tradisi Ziarah Kubur Bersama

Proses rapat biasanya selalu ramai dengan interupsi, usul, dan pertanyaan-pertanyaan. Tidak jarang sebuah diskusi berubah menjadi konflik verbal sampai konflik fisik. 

Salah satu penyebabnya karena peserta rapat lebih banyak melibatkan kepentingan pribadi atau kelompok daripada kepentingan yang lebih besar atau kepentingan bersama. Peserta rapat lebih banyak melihat sebuah permasalahan dari sudut pandang subjektif tinimbang sudut pandang objektif.

Baca juga: Tiktoker Bima, Sikap Anti Kritik dan Keampuhan Media Sosial

Satu hal yang sering dilupakan banyak orang saat mengikuti sebuah rapat adalah membuat catatan hasil rapat. Sebagian orang cenderung mengabaikan pentingnya hal ini. Sebagian peserta rapat memang suka mendengarkan tetapi perlu diingat pula bahwa kemampuan mengingat setiap orang terbatas. 

Catatan hasil rapat tidak saja sebagai sumber informasi atas kesepakatan bersama yang telah diputuskan. Secara personal peserta rapat yang gemar membuat catatan dapat membentuk sikap dan kepribadian tertentu.

Catatan hasil rapat seringkali dihubungkan dengan istilah notula, notulen, dan notulis. Keduanya merupakan jenis catatan yang biasanya dibuat dalam rapat. Berbagai sumber namun keduanya memiliki perbedaan dalam hal format, isian, dan tujuan.

Berdasarkan KBBI V, notula biasanya berupa catatan singkat dan ringkas mengenai hasil rapat, berisi poin-poin utama dan keputusan penting yang telah dibahas dalam rapat. 

Notula dibuat untuk memberikan gambaran singkat dan cepat mengenai apa yang dibahas dalam rapat, dan tidak harus mencantumkan semua detail atau transkripsi lengkap dari rapat tersebut.

Sumber gambar Canva for Edu

Sementara itu, dikutip dari KOMPAS.com, notulen adalah catatan resmi suatu rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan. 

Dalam notulen catatan dibuat lebih lengkap dan terperinci mengenai hasil rapat, dan mencakup semua hal yang dibahas dalam rapat, termasuk detail mengenai diskusi, masalah yang dibahas, keputusan yang diambil, serta tindak lanjut yang harus dilakukan. 

Notulen biasanya dibuat oleh seorang notulis yang ditunjuk sebelum rapat dimulai dan disusun dalam format yang terstruktur, sehingga memudahkan pembaca untuk memahami isi notulen.

Tujuan dari notula dan notulen juga berbeda. Notula biasanya dibuat untuk keperluan internal dan hanya digunakan sebagai referensi singkat dan cepat mengenai hasil rapat. 

Sementara itu, notulen lebih sering digunakan sebagai dokumen resmi yang mencatat hasil rapat dan digunakan sebagai referensi untuk pengambilan keputusan di masa depan.

Meskipun terdapat perbedaan antara notula dan notulen, keduanya sama-sama penting dalam memastikan kesuksesan dan produktivitas rapat. Penggunaan notula atau notulen yang tepat dapat membantu memastikan bahwa semua peserta rapat memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang telah dibahas, serta meminimalkan risiko salah paham atau ketidaksepakatan.

Istilah lain yang berhubungan dengan catatan hasil rapat adalah notulis, yaitu, orang yang menulis catatan. Terlepas dari perbedaan notulen dan notula, catatan rapat bukan hanya dilakukan oleh notulis tetapi juga setiap peserta rapat. 

Seharusnya setiap peserta rapat dapat terbiasa membuat catatan sendiri ketika menghadiri sebuah rapat atau musyawarah. Kebiasaan ini akan memberikan pengaruh positif bagi seseorang dalam mengikuti setiap kegiatan rapat.

Menjadi pendengar yang baik

Peserta rapat yang biasa membuat catatan hasil rapat biasanya akan menjadi pendengar yang baik. Dia akan berusaha mendengar setiap informasi yang disampaikan saat rapat berlangsung. 

Dia cenderung akan mendengarkan setiap orang yang berbicara dalam rapat karena ingin memperoleh informasi secara maksimal yang akan dituangkan dalam catatannya.

Pendengar yang baik cenderung memberikan perhatian penuh kepada pembicara. Dia akan menghindari tindakan-tindakan yang dapat menimbulkan gangguan rapat seperti, memeriksa telepon, berbicara dengan sesama peserta rapat, atau menyelesaikan tugas lain saat rapat berlangsung

Pendengar yang baik juga akan memberikan respon dan ekspresi wajah yang tepat saat orang lain tengah berbicara. Dia tidak akan memotong pembicaraan orang lain saat sedang menyampaikan sesuatu dalam rapat.

Menjadi pendengar yang baik dalam rapat sangatlah penting untuk memastikan bahwa kita dapat memahami informasi yang disampaikan dengan jelas, memberikan respon yang tepat, dan membangun hubungan yang baik dengan sesama peserta.

Pendengar yang baik akan mendengarkan dengan serius informasi yang disampaikan oleh pembicara. Sikap ini ditandai dengan menunjukkan bahasa tubuh yang mendukung seperti, menanggukan kepala atau memberikan respon verbal yang tepat. 

Pendengar yang baik juga tidak akan mengganggu pembicara saat berbicara dengan pertanyaan-pertanyaan, kecuali jika pembicara meminta umpan balik dari pendengar.

Sikap aktif dalam rapat

Kebiasaan mencatat hasil rapat dapat membantu seseorang menjadi lebih aktif dalam rapat dan lebih mudah terlibat dalam diskusi. Ketika hendak membuat catatan hasil rapat, mau tidak mau, kita harus terlibat aktif dalam setiap proses. 

Kita akan lebih aktif menyampaikan pertanyaan, pendapat, dan berbagi pengalaman untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi. 

Andaipun kita kurang aktif berbicara dalam rapat, setidaknya ketika kita membuat catatan rapat akan membuat kita lebih aktif sebagai pendengar. Dengan menjadi pendengar yang aktif, seorang peserta rapat akan mendapatkan informasi yang maksimal dari seluruh rangkaian rapat yang dilaksanakan.

Banyak pendapat yang beranggapan bahwa mendengarkan informasi sambil membuat catatan akan lebih memudahkan seseorang untuk mengingat hal-hal yang telah dibahas dan kesepakatan-kesepakatan yang telah diambil. 

Mendengar dan menuliskan kembali informasi yang diterima akan membuat ingatan kita lebih kuat untuk menyimpan setiap pesan dalam sistem kognisi kita.

Membuat catatan tentu saja tidak harus menuliskan setiap informasi secara detail tetapi cukup dengan mencatat garis-garis besar dan hal-hal penting dalam rapat. Jika terlalu berkonsentrasi membuat catatan secara detail akan mengurangi perhatian terhadap hal-hal yang dibahas dalam rapat.

Oleh karena itu, penting untuk mencatat hasil rapat dengan tepat dan dalam jumlah yang sesuai agar tidak mengganggu sikap seseorang dalam rapat. Dengan mencatat hasil rapat dengan baik, seseorang dapat menjadi lebih aktif dan terlibat dalam rapat, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas rapat secara keseluruhan.

Mengontrol emosi saat diskusi berlangsung

Membuat catatan hasil rapat dapat membantu seseorang untuk mengontrol emosinya, terutama jika rapat tersebut berlangsung dalam suasana yang intens atau memicu emosi yang tinggi. 

Ketika seseorang terlibat dalam diskusi atau debat yang sengit, emosi mungkin menjadi terlalu memanas dan sulit untuk diatasi. Namun, dengan membuat catatan hasil rapat, seseorang dapat memfokuskan perhatiannya pada tulisan atau catatan informasi yang relevan. Membuat catatan rapat akan memungkinkan seseorang mengalihkan perhatiannya dari emosi yang memanas.

Selain itu, membuat catatan hasil rapat juga dapat membantu menghindari kesalahpahaman atau konflik yang mungkin terjadi akibat ketidakjelasan atau lupa tentang informasi yang dibahas dalam rapat. 

Dengan memiliki catatan yang jelas dan rinci hasil rapat, seseorang dapat memperjelas pemahamannya tentang situasi atau masalah yang dibahas.

Namun, penting juga untuk diingat bahwa membuat catatan hasil rapat tidak selalu dapat mengontrol emosi seseorang sepenuhnya, terutama jika emosi tersebut memang terlalu kuat atau dipicu oleh faktor lain yang tidak terkait dengan rapat. 

Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga emosi tetap terkendali dan profesional dalam situasi rapat atau pertemuan apapun, dan mengambil tindakan yang tepat untuk menenangkan diri dan mengatasi emosi yang tidak diinginkan.

Lombok Timur, 04 Mei 2023