Karena pesan WhatsApp itu juga diperkirakan akan membutuhkan waktu saling berbalas, maka satu jam sebelum waktu istirahat, yaitu pukul 20.00 adalah batas yang paling maksimal kita bisa mengirim pesan WhatsApp. Bila sudah kemalaman, maka tunda hingga besok.Â
Pada pagi hari pun, waktu yang menurut saya pantas untuk mengirimkan pesan adalah setelah pukul 07.00.
Perihal waktu ini juga perlu tetap diterapkan pada orang yang sudah kita kenal, kita hormati atau ketika berhubungan dalam pekerjaan.
2. Berikan salam
Banyak salam yang dapat kita gunakan, bisa "Selamat Pagi, Bapak/Ibu" atau gunakan sapaan secara Agama Islam "Assalamualaikum Bapak/Ibu/Kak" yang juga biasa digunakan di Indonesia. Â Hindari penggunaan "ping" atau "p". Bahkan untuk dikirimkan bagi orang yang sudah kita kenal pun, menurut saya ini tidak sopan.
3. Sebut nama orang yang dihubungi
Menghubungi kontak tersebut, berarti kalian tahu siapa pemilik nomor tersebut. Baik mendapatkannya di poster, media massa, media sosial atau dari teman kalian. Maka sapa nama pemilik nomor tersebut. "Selamat Pagi, Bapak Andi" contohnya. Sapaan membuat penerima pesan tahu, bahwa kalian bukan sekadar orang iseng.
4. Sampaikan dari mana mengetahui kontak tersebut
Kalian bisa melanjutkan dengan menjelaskan dari mana kalian mendapatkan kontak tersebut. Misalnya: "Saya mendapatkan nomor Bapak dari Instagram @PerusahaanBapak." atau "Saya mendapatkan nomor Kakak dari teman saya, Rudi dari UI." Begitu contoh lainnya.
5. Perkenalkan diri
Perkenalkan nama kalian dan siapa kalian. Perkenalan diri penting untuk penerima pesan mengetahui siapa kalian dan membuat penerima lebih terbuka pada kalian. Jangan marah bila pesan kalian diabaikan jika kalian melewatkan memperkenalkan diri.
6. Menjelaskan maksud
Kalian bisa secara langsung menjelaskan maksud kalian dalam satu pesan setelah menyampaikan perkenalan. Jelaskan maksud pesan kalian secara singkat dahulu. Jangan langsung menanyakan banyak hal secara bersamaan.
7. Tunggu Jawaban
Tunggu penerima membaca pesan kalian. Bisa dia belum membalas, maka berikanlah waktu untuk dia membalas. Jangan membombardir dengan pertanyaan lain. Jangan buru-buru menanyakan menhapa dia tidak segera membalas. Bersabarlah. Mungkin dia sedang mencari jawaban untuk pertanyaan yang kalian sampaikan. Atau menghubungi orang lain untuk mengonfirmasi jawaban.
8. Sopan
Selalu gunakanlah bahasa yang sopan kepada orang yang baru pertama kali kalian hubungi. Bila dia seumuran kalian boleh saja menggunakan bahasa yang santai supaya tidak kaku, namun tetap jagalah kesopanan. Bila menghubungi orang yang lebih tua atau berhubungan dengan pekerjaan secara formal, maka kita juga perlu hindari penggunaan emoticon maupun stiker.
9. Ucapkan terima kasih
Jangan lupa mengucapkan terimakasih bila pesan kalian telah selesai dijawab atau saat mengakhiri pembicaraan. Ucapan terima kasih sangat penting karena bagaimanapun juga mungkin kita telah mengganggu waktunya. Sehingga demgan dia menyempatkan membalas pesan kita, dia telah memberikan perhatian untuk kita.
