Jombang  (Kemenag) - Bagian Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Kantor Kementerian Agama Kabupaten Jombang memiliki sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan pekerjaan di bidang PTSP, baik itu dalam hal persuratan, pengarsipan, dan juga melayani masyarakat yang membutuhkan pelayanan dari Kantor Kementerian Agama. Sistem informasi tersebut bernama "Aplikasi Surat". Aplikasi ini diterbitkan sebagai upaya Kementerian Agama Kabupaten Jombang untuk mencapai good governance/kepemerintahan yang baik.
"Di era sekarang, yang maksudnya perkembangan teknologi yang sudah sangat pesat, bahkan pemanfaatan teknologi sekarang ini bukan menjadi hal yang luar biasa. Kita semua sudah menganggap perkembangan teknologi merupakan hal yang sudah biasa. Sehingga setingkat kemenag juga harus menyesuaikan hal itu. Salah satunya ya dengan adanya aplikasi surat ini. Dengan adanya aplikasi ini kegiatan pelayanan akan direkam atau diarsipkan dengan efektif dan efisien." Ujar pegawai bagian PTSP.
Sebelum adanya penggunaan aplikasi surat dan didirikannya PTSP, pekerjaan dalam hal pengarsipan surat, pencatatan surat masuk, surat keluar dan penomoran surat dilakukan secara manual menggunakan buku arsip dan dilakukan di bagian administrasi umum. Pegawai administrasi umum bertugas untuk menginput surat masuk ke buku arsip tersebut dengan manual. Banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Agama, maka pencarian data menjadi tidak efisien dalam waktu dan tenaga jika pengarsipan dilakukan secara manual.
Sehingga dengan terbitnya aplikasi surat yang berfungsi untuk mempermudah serta mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam melakukan proses mengelola data surat keluar, surat masuk serta disposisi, maka pekerjaan dalam hal ini menjadi lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini di desain secara khusus untuk dipergunakan pada lingkungan Kementerian Agama. Aplikasi ini dapat melakukan penyimpanan file scan berkas bertipe pdf, word, dan gambar kedalam aplikasi, sehingga memudahkan dalam pengelolaan arsip surat tersebut. Selain itu, aplikasi surat menghasilkan output laporan dalam bentuk format excel, pelaporan tersebut dapat dilakukan secara perbulan maupun pertahun.
Namun seiring dengan berkembangnya kebutuhan pelayanan dan teknologi yang ada, kemudian berkembang menjadi aplikasi layanan bagi masyarakat yang memerlukan pelayanan dari pihak Kementerian Agama dan juga layanan bagi pegawai. Jenis layanan bagi masyarakat disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan dan sesuai dengan seksi atau ketua seksi yang ada di Kantor Kementerian Agama. Pada bagian surat masuk dan surat keluar pun dipisah sehingga memudahkan dalam hal pengarsipan. Di dalam Aplikasi Surat terdapat beberapa menu layanan, antara lain: buku tamu, surat masuk, disposisi surat, surat keluar, chat, dan pengumuman.
Hal tersebut diharapkan membawa kemudahan dalam bagian pengarsipan surat dan memaksimalkan tugas dari perangkat lunak seperti aplikasi surat yang dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama dan juga perangkat lainnya seperti para pegawai yang ada di tiap seksi atau dinamakan BO (Back Office) yang mana apabila masyarakat membutuhkan pelayanan dari salah satu seksi tidak perlu datang atau masuk ke ruangan tersebut, tetapi hanya menjelaskan ke bagian PTSP tentang maksud dan tujuan mereka kemudian pihak yang membutuhkan layanan hanya menunggu kemudian bagian PTSP akan mengerjakan dan dapat terpenuhi. (anw)
