Ulik Pentingnya Alih Media di Depo Arsip Kota Blitar

Blitar - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dinperpusip) Kota Blitar memiliki fungsi dan peran yang sangat strategis dalam rangka mengembangkan otonomi daerah, berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Kota Blitar Nomor 7 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Perda Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah, bahwa Dinperpusip Kota Blitar mengemban amanah sebagai pelaksana Urusan Wajib Perpustakaan dan Urusan Wajib Kearsipan. Urusan Wajib Kearsipan dilaksanakan oleh satu Bidang yaitu Kearsipan 

Sebagai pelaksana dan penyelenggara urusan wajib non pelayanan dasar yang merupakan salah satu institusi pelayanan publik, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar menyelenggarakan layanan kearsipan kepada Perangkat Daerah dan Lembaga Pendidikan Kota Blitar. Sehubungan dengan hal tersebut,  dilaksanakan Program Pengelolaan Arsip  dengan berbagai kegiatan yang kesemuanya dalam upaya Peningkatan Kinerja Penyelamatan Dan Pelestarian Arsip Daerah. Salah satu kegiatan Penyelamatan Dan Pelestarian Arsip Daerah adalah Preservasi Arsip Vital Kesiswaan yang diwujudkan melalui LYDIA ARVITA (Layanan Alih Media Arsip Vital). Kegiatan ini merupakan salah satu wujud Kegiatan Lintas OPD (Cross Cutting) yang dilaksanakan oleh team work Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar dengan Dinas Pendidikan Daerah Kota Blitar serta personil yang ditugaskan dari SMPN, SDN yang terkait. untuk mewujudkan Slogan "Gerakan Peta,  Blitar Satria"  (Gerakan Penyadaran Tertib Arsip, untuk Menuju Blitar Sadar Tertib Arsip).

LYDIA ARVITA dimaksudkan sebagai upaya  implementasi "Saving & Restoring Student Vital File Program" yang menjamin ketersediaan dan keselamatan data siswa yang autentik dan terpercaya dengan metode Preservasi Preventif melalui Alih Media (scanning) arsip vital kesiswaan berupa Buku Induk Siswa SMPN dan Ijazah SMPN serta Ijazah SMPN dan  SDN Kota Blitar pada setiap tahun kelulusan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan Buku Induk Siswa dan Ijazah Siswa dari kemungkinan kerusakan, kehilangan, dan kemusnahan baik fisik maupun informasinya serta .untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip data siswa yang autentik dan terpercaya dalam hal ini ketersediaan file digital Buku Induk Siswa dan ijazah SMPN dan SDN se-Kota Blitar.  

Menurut Kepala Bidang Kearsipan Farrida Ratnaningtyas, Layanan Alih Media (LYDIA) merupakan salah satu upaya pencegahan dini kerusakan fisik dan informasi arsip. "Urgensi pelaksanaan kegiatan alih media, atau LYDIA arsip vital itu sesuai dengan Undang-undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Perda Kota Blitar No 3 tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang menyatakan bahwa salah satu tujuan Penyelenggaraan kearsipan adalah "Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Nah, itu akhirnya mengapa kita melakukan alih media arsip vital kesiswaan itu untuk mencegah kerusakan ataupun kehilangan fisik maupun informasinya. Jadi LYDIA merupakan salah satu upaya proteksi sejak dini dari kemungkinan hilang atau rusaknya fisik dan informasi arsip vital kesiswaan seperti itu," tuturnya.

LYDIA bertujuan untuk mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan arsip vital dari kemungkinan kerusakan, kehilangan, dan kemusnahan baik fisik maupun informasinya. Apalagi ijazah tergolong sebagai arsip vital yang tidak dapat diperbaruhi jika hilang ataupun rusak. Alih media ini merupakan langkah preservasi yang yang tepat untuk mencegah kerusakan fisik dan hilangnya informasi dalam ijazah sekaligus sebagai upaya "jaga-jaga" jika terjadi sesuatu pada ijazah, contohnya seperti bencana alam. Meskipun lembaga kearsipan selalu mengupayakan langkah penyelamatan arsip dari bencana, alangkah lebih baiknya dari pihak perorangan juga melakukan upaya preventif perlindungan keselamatan arsip, terutama arsip vital.

Terlepas dari semua upaya Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar agar alih media dapat terlaksana dengan maksimal, masih terdapat kendala dalam pelaksanaannya. Menurut salah satu arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar, Widi Rahma Wisesa, kendala dalam kegiatan alih media ini adalah pada proses autentikasi hasil alih media. "Sejauh ini masih terkendala dalam proses autentikasi hasil alih media itu. Autentikasi dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media itu sendiri. Nah sejauh ini hasil alih media Ijazah dan Surat Keterangan Lulus (SKL) belum mampu diautentikasi secara fisik, dalam arti terhadap file hasil alih media itu sendiri. Hal itu terjadi karena keterbatasan kemampuan dan kapasitas sumber daya. Namun meskipun autentikasi secara fisik belum bisa dilaksanakan, bukan berarti tidak bisa memberikan bukti legalitasnya. Sehingga  untuk memenuhi aspek legalisasi alih media kita buktikan dengan penerbitan Berita Acara Legalisasi dan Serah Terima Hasil Alih Media Arsip," jelasnya.

Meskipun masih terdapat kendala dalam pelaksanaan LYDIA ini, namun setidaknya diharapkan dapat menumbuhkan kesadaran dan upaya- upaya sejak dini untuk  penyelamatan dan pelestarian arsip-arsip vital. "Harapannya, LYDIA  kedepannya tidak hanya untuk penyelamatan dan pelestarian arsip-arsip vital kesiswaan namun juga penyelamatan dan pelestarian arsip vital untuk aset-aset pemerintah Kota Blitar. Kemudian visi kedepannya, untuk masyarakat kita bisa memberikan LYDIA arsip keluarga. Tapi tentu saja nanti harus disiapkan juga kebijakan yang menjadi dasar hukum pelaksanaan LYDIA  arsip vital keluarga. Seperti itu untuk ke depan yang diharapkan dari Dinperpusip Kota Blitar," kata Farrida Ratnaningtyas.

"Harapan yang pertama adalah terwujudnya pemahaman yang selaras dan juga apresiasi terhadap pentingnya pengamanan dan perlindungan arsip vital. Khususnya arsip vital sekolah, dengan demikian akan menumbuhkan masyarakat yang sadar dan tertib arsip. Kemudian yang kedua dengan adanya LYDIA ini, program penyimpanan dan restorasi arsip vital bisa terlaksana tidak hanya di lingkungan Lembaga Kearsipan tetapi juga merata di lingkungan perangkat daerah, sekolah dan juga masyarakat," kata Widi Rahma.

Penulis: Nur Lailatul Oktavia Indah dan Devid Anggi Septiana  

Editor: Ludnasa Aulia Mawali dan Mada Marthadinata