Administrasi Peserta Didik

Penulis : 

Lestari Sinaga 

Mahasiswa Institut Agama Kristen Negeri Tarutung

Helena Turnip, M.Pd

Dosen Institut Agama Kristen Negeri Tarutung

PENDAHULUAN

Administrasi pendidikan adalah suatu proses yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Jadi, administrasi adalah suatu sistem yang terkait dengan suatu organisasi. Bahkan dapat dikatakan bahwa administrasi adalah usaha pencapaian tujuan secara efektif dan efisien dengan menggunakan orang-orang dalam model kerjasama. Pada saat yang sama, pendidikan UUSPN 1989 merupakan upaya sadar untuk mempersiapkan peserta didik untuk perannya di masa depan melalui penyuluhan pendidikan dan kegiatan pendidikan.

Beberapa bidang dikaji dalam administrasi pendidikan. Menurut Suryosubroto (2004), bidang administrasi pendidikan meliputi administrasi kurikulum, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan. Unsur yang sangat penting bagi terselenggaranya pendidikan adalah siswa atau murid. Kehadiran komponen partisipasi sangat diperlukan, terutama karena pada saat melakukan kegiatan pendidikan di sekolah, siswa sebagai subjek sekaligus objek mengubah pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Kehadiran peserta didik dengan demikian tidak hanya sekedar memenuhi kebutuhannya, tetapi harus menjadi bagian dari kualitas lembaga pendidikan (sekolah), artinya pengelolaan peserta didik yang berkualitas sangat diperlukan oleh lembaga pendidikan (sekolah) itu sendiri. Agar peserta didik dapat tumbuh dan berkembang sesuai dengan potensi fisik, intelektual, sosial, emosional dan psikologisnya.

Tugas kepala sekolah dan para guru adalah memberikan layanan dengan memperlihatkan apa yang dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas kewenangan, keinginan serta peraturan dan ketentuan sekolah yang berlaku.Administrasi peserta didik merupakan kegiatan pencatatan murid dari proses penerimaan hingga murid tamat dari sekolah atau keluar karena pindah sekolah atau sebab lain.

Peran kepala sekolah dan guru adalah memberikan layanan yang menunjukkan apa yang dibutuhkan, diketahui, dan dicita-citakan siswa sesuai dengan kewenangan, keinginan, dan peraturan sekolah yang berlaku.

PEMBAHASAN

Pengertian Administrasi  Peserta Didik 

Administrasi adalah suatu proses yang dilakukan oleh karyawan suatu organisasi atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, UU RI No. Sistem Pendidikan Nasional 2003 hal.20 memahami peserta didik atau peserta didik sebagai warga negara yang berupaya mengembangkan potensi dirinya melalui proses pembelajaran pada jalur, jenjang, dan jenis pendidikan tertentu. Dapat disimpulkan bahwa administrasi siswa adalah suatu proses yang dilakukan oleh staf (kelompok) yang bertujuan untuk membimbing siswa atau siswa menuju tercapainya tujuan pendidikan (Nurhasanah, 2007).

• Ada beberapa pendapat ahli tentang pengertian manajemen siswa, antara lain:
  Menurut Sutjipto (1991), administrasi kesiswaan adalah proses pengurusan dan pemberian pelayanan dalam hal-hal yang mempengaruhi siswa sekolah, dimulai dengan perencanaan penerimaan siswa baru, pembinaan selama siswa tinggal di sekolah dan akhir Siswa .
• Menurut Suharsim (2008), administrasi  kesiswaan berarti pendaftaran siswa sejak pendaftaran sampai lulus SMA atau sebab lain.
• Menurut Asnawir (2005), administrasi siswa adalah bagian dari kegiatan administrasi di sekolah berupa kerjasama antar guru untuk melaksanakan proses belajar mengajar yang bermakna, efektif, efisien dan tujuan pendidikan yang diharapkan.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi kesiswaan adalah suatu pengelolaan atau proses pelayanan yang dilakukan oleh personel (kelompok) yang bertujuan untuk membimbing siswa atau siswa, mulai dari perencanaan penerimaan siswa baru, melalui pelatihan pada saat siswa baru berada di sekolah, sampai. siswa untuk menyelesaikan pendidikannya. Manajemen siswa dilakukan dengan berusaha menciptakan suasana yang kondusif untuk pembelajaran yang efektif. Peran kepala sekolah dan guru adalah memberikan pelayanan yang menunjukkan apa yang dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan siswa sesuai dengan kewenangan, keinginan dan peraturan sekolah yang berlaku.

Tujuan Administrasi Peserta Didik 

Sudah menjadi tugas administrasi kesiswaan untuk mengatur kegiatan kesiswaan sedemikian rupa sehingga mendukung proses pembelajaran di sekolah, proses belajar mengajar di sekolah dapat berjalan dengan lancar dan teratur, sehingga secara sistematis dapat mendorong tercapainya sekolah dan tujuan pendidikan.
Siswa bertingkah laku dan menata diri dalam kehidupan di lingkungan sekolah dan agar sistem kerja diatur dalam pembelajaran dan administrasi kesiswaan bertujuan untuk membentuk pendidikan secara menyeluruh. Menurut tujuan pengelolaan siswa (Eka Prihatin, 2007):

• Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa khususnya keterampilan psikomotor.
• Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan umum (kecerdasan), bakat dan minat siswa.
• Saluran untuk keinginan, kerinduan dan kebutuhan siswa.

Proses Administrasi Peserta Didik 

Proses administrasi kemahasiswaan dibagi menjadi tiga tahap yaitu administrasi pada awal tahun ajaran, administrasi selama tahun ajaran dan administrasi pada akhir tahun pelajaran.

1. Kegiatan di awal tahun ajaran
Tugas setiap sekolah pada awal tahun pelajaran adalah menerima siswa baru. Penerimaan siswa adalah proses pemilihan dan pendaftaran siswa yang masuk ke sekolah tertentu setelah memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh sekolah tersebut.
Berbagai kegiatan dilakukan dengan menerima mahasiswa baru, antara lain:
a. Tentukan kapasitas
b. Penetapan persyaratan mahasiswa baru
c. Pembentukan Komite Studi/Komisaris baru

2. Selama tahun ajaran

Kegiatan/langkah selanjutnya setelah siswa diterima di sekolah adalah mendukung siswa tersebut agar kemampuannya berkembang secara optimal sesuai dengan tujuan sekolah.
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam mendidik siswa adalah:
a. Orientasi bagi peserta didik baru
Kegiatan yang ditawarkan selama tahap pengenalan ini adalah:

• Perkenalan
• Penjelasan tata tertib sekolah
• Survei halaman sekolah

b. Aturan kehadiran untuk siswa
Beberapa alat yang dapat digunakan untuk merekam keterlibatan siswa adalah:

• Papan absensi harian siswa
• Buku absensi harian siswa
• Kuesioner tentang kehadiran harian anak-anak sekolah
• Kehadiran siswa setiap hari

c. Dukungan dan gerakan mahasiswa
Dalam mempromosikan dan memindahkan siswa, prinsip, promosi, pemindahan dan prosedur pemindahan harus diperhatikan.

d. Tata peraturan sekolah
Tata tertib sekolah merupakan alat untuk membangun dan melatih kedisiplinan siswa di sekolah.

e. Ganjaran adalah imbalan

Ganjaran yaitu hadiah menyenangkan yang diterima siswa atas prestasinya ketika mereka mencoba melakukan sesuatu. Sedangkan hukuman adalah hadiah yang tidak menyenangkan yang harus diterima siswa karena perilakunya dianggap tidak pantas oleh sekolah.

3. Akhir tahun akademik
Kegiatan yang dilakukan oleh sekolah pada akhir tahun ajaran meliputi penyelenggaraan ujian nasional dan ujian akhir. Manajemen yang terkait dengan aktivitas ini meliputi, mis.

• Pelaksanaan ujian nasional
• Pelaksanaan tes kenaikan kelas

Alat Administrasi Siswa (Manual dan Elektronik)

Catatan informasi siswa di sekolah dibagi menjadi dua jenis: informasi siswa dan file siswa masing-masing kelas, yaitu. buku kelas yang merupakan kutipan dari buku induk, buku kelas, buku siswa masing-masing kelas yaitu buku kelas yang merupakan kutipan dari buku induk, buku absensi kelas, buku instruksi dan nasihat, buku prestasi siswa, yang meliputi buku daftar nilai, dan buku Lagger, rapor dan buku mutasi.
Untuk mempermudah dan mempercepat berfungsinya administrasi kemahasiswaan, diperlukan berbagai alat dan perangkat. Alatnya adalah buku, formulir yang menyimpan semua informasi dan data siswa.
Instrumen yang disebutkan antara lain Suryosubroto (2004:80-81):

• Buku Induk
  Buku besar adalah buku besar karena berisi semua informasi yang dianggap lengkap tentang status siswa. Informasi tersebut dapat berupa identitas siswa atau informasi tentang nilai hasil belajar siswa yang diperoleh siswa selama belajar di sekolah tersebut.
• Buku Klaper
  Buku ini membantu buku master berisi informasi penting siswa. Isinya bisa diambil dari master book, tapi tidak selengkap master book. Daftar nilai juga disimpan. Tujuan utama dari buku Klaper adalah untuk memudahkan dalam mencari informasi tentang seorang siswa, terutama ketika nomor orang tua tidak diketahui. Hal ini mudah ditemukan di buku Klaper karena nama siswa sesuai urutan abjad
• Buku/daftar kebutuhan belajar
  Buku ini menggambarkan keadaan jumlah siswa di sekolah tersebut. Biasanya, peninjauan status siswa sekolah terus dilakukan setiap bulan.
• Daftar peserta mahasiswa
  Catatan kehadiran siswa ini dibuat untuk memantau aktivitas siswa yang mengikuti kegiatan sekolah.
• File untuk menyimpan file siswa
  Berkas yang sifatnya terpisah membutuhkan pelatihan agar dapat diarsipkan dengan baik, misalnya fotokopi STTB, akte kelahiran, akte mutasi dll. Semua file ini harus dikelompokkan ke dalam grupnya masing-masing sehingga file tersebut dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan.

Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik

Menurut Sutjipto (1991) peran guru dalam pengelolaan siswa adalah:
1. Sebagai panitia seleksi siswa baru
2. Membantu siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah
3. Mencatat kehadiran setiap siswa secara terus menerus dan cermat
4. Ciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik

Sedangkan menurut Sutisna (1991) peran guru dalam pengelolaan siswa adalah:
1. Penyaringan siswa baru
2. Mengatur pembelajaran
3. Kelola pekerjaan siswa
4. Ikuti tes bakat/kejujuran akademik
5. Mengatur saran karir dan aftercare untuk lulusan.