Pentingnya Merancang Struktur Organisasi dalam Bisnis

Di dalam suatu organisasi baik itu skala kecil, menengah, besar maupun global membutuhkan struktur organisasi. Ia mengatur tugas dan pekerjaan, wewenang, tanggung jawab, koordinasi, pelaporan dan banyak hal yang menyangkut kegiatan dalam organisasi.

Organisasi tanpa adanya struktur organisasi mengakibatkan karyawan kebingungan dalam melakukan pekerjaannya dan itu akan berdampak pada kinerja organisasi. 

Lalu bagaimanakah caranya merancang dan menerapkan struktur organisasi yang tepat? Ulasan berikut ini mudah-mudahan dapat menjawab pertanyaan tersebut.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. (Robbins dan Coulter, 2007:284). 

Struktur organisasi merupakan suatu sistem yang menguraikan aktivitas yang ada dalam organisasi meliputi aturan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu menentukan informasi dan komunikasi dapat terjalin antar tingkatan dan antar karyawan dalam organisasi.

Memahami Struktur Organisasi

Segala bentuk dan ukuran bisnis sebaiknya menggunakan struktur organisasi, yang dapat mendefinisikan hierarki dan uraian pekerjaan semua karyawan yang sesuai dengan sistem secara keseluruhan. Dengan kata lain struktur organisasi menjelaskan siapa melakukan apa dalam mendukung tujuan perusahaan.

Struktur organisasi umumnya dibuat bagan atau diagram seperti piramida dengan pimpinan tertinggi di bagian atas dan staf berada di posisi paling bawah. Tanpa adanya struktur organisasi akan meresahkan karyawan, harus berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada siapa.

Struktur Organisasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Struktur organisasi sentralisasi seperti organisasi dalam militer yaitu garis komando dari atasan ke bawahan atau secara vertikal yang panjang dan spesifik. Struktur organisasi ini ada tanggung jawab yang jelas masing-masing jabatan yang bertanggung jawab kepada atasan.

Sedangkan struktur organisasi desentralisasi adalah sistem yang banyak memberikan kekuasaan kepada bawahan sehingga memungkinkan organisasi lebih cepat, gesit dan mudah untuk beradaptasi. 

Pada sistem ini tim diberikan otonomi untuk membuat keputusan tanpa persetujuan dari atasan.

Tipe Struktur Organisasi

Pertama, Struktur Fungsional yang dikenal dengan struktur birokrasi yaitu membagi tugas berdasarkan fungsi dan spesialisasi karyawan. 

Umumnya usaha kecil dan menengah menggunakan struktur fungsional. Membagi struktur menjadi beberapa departemen yaitu produksi, keuangan, personalia dan pemasaran. 

Kelemahan tipe ini komunikasi agak kaku, tidak fleksibel dan kerja sama terganggu. Sedangkan kelebihannya adalah akan menemukan karyawan ahli pada bidangnya dan efisien.

Struktur fungsional organisasi (Foto: slideplayer.info dalam Organisasi.co.id) 

Kedua, Struktur Divisi atau struktur produk yang terdiri dari beberapa divisi yang berdiri sendiri dan tiap divisi memiliki departemen misalnya penjualan dan produksi. 

Tipe tersebut menyusun tim kepemimpinan berdasarkan produk, proyek atau anak perusahaan. Umumnya yang menggunakan struktur ini adalah perusahaan besar dengan banyak unit bisnis.

Keuntungan dari divisi adalah menggunakan delegasi wewenang sehingga kinerja manajer lebih baik, mudah koordinasi, proses sederhana dan kinerja mudah diukur berdasarkan kelompok. Sedangkan kelemahannya dapat menimbulkan persaingan tidak sehat antar divisi, meningkatkan biaya untuk menggaji manajer berkualitas di setiap divisi.

Contoh struktur organisasi divisi (Sumber Ilmu Pengetahuan Umum.com)

Ketiga, Struktur Matriks mengelompokkan karyawan berdasarkan fungsi dan produk secara bersamaan, membuat matriks karyawan di berbagai tingkatan, divisi dan departemen. 

Struktur ini memungkinkan seorang karyawan memiliki rangkap jabatan, misalnya bagian penjualan dan customer service atau manajer pemasaran produk A merankap produk B.

Kelebihan dari struktur ini adalah mengurangi struktur vertikal dan lebih horizontal yang membuat komunikasi dan informasi lebih cepat. 

Kelemahannya adalah meningkatkan kompleksitas rantai komando dan dapat memunculkan masalah karena ada perbedaan antara manajer fungsional dan manajer proyek.

Contoh struktur organisasi matriks (Sumber Ilmu Pengetahuan Umum.com)

Starbucks menggunakan struktur matriks dan mendukung strategi fokus perusahaan, desainnya dengan cara menggabungkan divisi fungsional dan berbasis produk dan karyawan melapor kepada dua kepala. Sedangkan Toyota dan Unilever menggunakan bentuk matriks yang kompleks, yaitu dengan mempertahankan koordinasi antara produk, fungsi dan wilayah geografis.

Contoh struktur organisasi Starbucks (Sumber Pinterest.com/pin)

***

Jika ditanyakan struktur organisasi mana yang paling baik? Tentu jawabannya bukan merujuk struktur tertentu namun tergantung implementasinya, jenis bisnis, ukuran bisnis dan sumber daya yang ada.

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah struktur organisasi lebih fleksibel, tidak terlalu hierarkis dan lebih datar, tidak kaku namun lebih cair dan keputusan lebih cepat. 

Laporan, delegasi wewenang, koordinasi dan komunikasi dapat dilakukan dengan cepat tidak saja antara atasan dan bawahan namun juga bisa lintas divisi atau departemen dan lintas geografis.

Kini perusahaan tidak dihadapkan pada pilihan mengadopsi struktur mana, namun menggabungkan beberapa struktur yang sesuai dengan bisnis dan tuntutan kemajuan teknologi, perubahan pasar dan perubahan perilaku konsumen.

(Kris Banarto)

Rujukan:

Kenton Will.(2021). "Organizational Structure". Investopedia.com