Aplikasi Akreditasi Puskesmas (Adminstrasi dan Manajemen), Penting?

"Aplikasi Akreditasi Puskesmas (Administrasi Dan Manajemen), Penting?" 

Oleh:

• Drg. Agus Sugiharto, MARS
• Dr. dr. H. Boy Subirosa Sabarguna, MARS, sabarguna08@ui.ac.id
• Ir. Ajeng Pramastuty, ST. MSI

Abstract

Akreditasi Puskesmas adalah upaya penilaian administrasi dan mutu untuk meningkatkan dan menjaga pelayanan Pukesmas. Hal ini merupakan kegiatan yang sehari-hari dijalankan oleh petugas Puskesmas dan menjadi komponen penting dalam penilaian akreditasi. Standar penilaian akreditasi Puskesmas ini tercantum dalam Peraturan Menteri Kesehatan nomor 46 tahun 2015. Berawal dari alasan bahwa kegiatan ini dijalankan sehari-hari, maka kualitas layanan yang diberikan harus selalu terjaga dan terpantau. Hal ini sulit dilakukan apabila tidak ada alat bantu yang dapat memantau administrasi dan mutu layanan tersebut. Berawal dari alasan ini, maka dikembangkan ide sebagai tujuan dengan penggunaan aplikasi untuk membantu petugas Puskesmas dalam memonitor borang administrasi sesuai dengan penilaian akreditasi Puskesmas. Indikator Administrasi secara detail diatur dalam Bab I, II dan III akreditasi Puskesmas. Dengan demikian, pencapaian hasil ini sudah dapat membantu petugas Puskesmas dalam memastikan kualitas administrasi yang baik, sekaligus mempersiapkan diri untuk akreditasi.

1. Pendahuluan

Indikator Administrasi 1) secara detail diatur dalam Bab I, II dan III akreditasi Puskesmas. Dengan demikian, pencapaian hasil ini sudah dapat membantu petugas Puskesmas dalam memastikan kualitas administrasi yang baik, sekaligus mempersiapkan diri untuk penilaian akreditasi. Dimulai dengan analisis dan identifikasi serta penelusuran komponen penilaian adiministrasi dalam akreditasi Puskesmas. Hal ini akan menjadi dasar dalam pengembangan aplikasi di Puskesmas. Keadaan yang lebih lengkap seperti berikut:

1) adanya berbagai macam formulir yang harus diisi dan di lengkapi; yang banyak dan kompleks sebagai bagian akreditasi, juga di Puskesmas itu sendiri perlu berbagai isu yang harus diselesaikan:

2) pelaksanaan pelayanan termasuk  akreditasi menjadi pelaksanaan monitoring dan evalusi yang secara berkelannutan dan teratur dapat berlangsung secara berkesinambungan;

3) adanya perangkat lunak berbasis aplikasi akan membantu pelaksanaan secara cepat, akurat dan praktis.

4) Data dan informasi untuk Monitoring dan Evaluasi 2), baiknya satu sama lain merupakan hal yang saling melengkapi dan dapat digunakan bersama dengan akreditasi

Gambaran di atas menunjukkan keterkaitan yang perlu dibangun agar pelaksanaan sehari-hari, terkait dengan monitoring dan evaluasi, juga terkait dengan akreditasi, sehingga menghilangkan kerja kepanitiaan, dan kerja lembur, tidak tidur. Hal ini haruslah menjadi kondisi menilaian yang normal dan membanggakan. 

Penunjang penting dalam rangka mencapai kondisi penilaian yang membanggakan, yaitu:

1) adanya perangkat lunak dalam bentuk aplikasi, yang merupakan databased terintegrasi;

2) dikerjakan sebagai tugas harian seperti biasa dijalankan dengan secara konsisten mengisian data secara teratur;

3) pengunaan informasi untuk kegiatan manajemen dan keputusan.

 

2. Akreditasi Puskesmas Tentang Administrasi dan Manajemen 

              

Pengembangan aplikasi 3) bertujuan agar dapat secara bersamaan proses pembuatan informasi yang sekaligus sebagai dasar untuk akreditasi dan dapat pula digunakan dalam rangka monitoring dan evaluasi, sehingga sebagai kegiatan sekali jalan. Sebagai:

"Sekali Mengayuh Dayung, 2-3 Pulau Terlampaui"

sebagai hal penting yang perlu disampaikan seperti berikut:

1) persiapan akreditasi;

2) monitoring kegiatan harian;

3) bahan evaluasi mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan.

Diuraikan seperti berikut ini.

            Tabel 1: Komponen Aktrditasi Bab I, II dan III 4)

BAB

JUDUL

JUMLAH

STANDAR

JUMLAH KRITERIA

JUMLAH

ELEMEN PENILAIAN (EP)

I

Penyelenggaraan Pelayanan Puskesmas                   (PPP)

3

13

59

II

Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas                    (KMP)

6

29

121

III

Peningkatan Mutu dan Manajemen Resiko                  (PMMR)

1

7

32

JUMLAH

10

49

212

Gambaran di atas menunjukkan:

1) beban data entri yang harus menjadi tugas;

2) apa artinya untuk tiap elemen penilaian itu bagi manajemen puskesmas;

3) bagaimana proses pengambilan keputusan yang perlu dijalankan agar ada singkronisasi, seperti:  persiapan akreditasi, monitoring kegiatan harian dan bahan evaluasi mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan.

Hal di atas menjadi penting dalam menyikapi jumlah informasi yang:

• menjadi beban untuk diisi;
• menjadi beban untuk disimpan;
• menjadi beban untuk dipergunakan;
• menjadi beban untuk membuktikan informasi itu bermanfaat.

Dalam hal ini penting untuk mulai melakukan telaah terhadap: Data kunci, Informasi kunci, Keputusan kunci; yang sedikit tetapi mempunyai makna besar dan perwakilan dari berbagai hal yang lain yang mewakili                                                                                                                

3. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan Sistem 5) adalah dimana beberapa kebutuhan bahan dalam sistem yang akan dipergunakan untuk menambah dan membantu jalan proses pembuatan suatu sistem. Dibagian ini akan dibagi menjadi dua bagian yaitu Analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non-fungsional. Analisis Kebutuhan Fugsional: dalah bagian paparan mengenai fitur-fitur yang akan dimasukan kedalam aplikasi yang akan dibuat. 2. Analisis Kebutuhan Non-Fungsional: a. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware), adalah alat yang digunakan untuk mengolah data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang digunakan terdiri dari : Hardware untuk pembuatan  dan Hardware untuk penerapan. b. Analisis Perangkat Lunak (Software). Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi penilaian administrasi beserta database-nya adalah sebagai berikut: Eclipse (IDE), Android SDK, Adobe Photoshop CS, XAMPP webserver. MySQL Database. c. Analisis Kebutuhan Sistem SDM (Brainware). User (Puskesmas): Petugas Puskesmas yang bertanggung jawab terhadap pelayanan dan administrasi, serta stakeholder terkait (dokter, perawat dan bidan). Analisis Kelayakan Sistem. Analisis ini digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah mengembangkan aplikasi ini dapat diteruskan atau tidak. Ini dilakukan agar sistem baru tersebut benar benar dapat bermanfaat atau tidak. Berdasarkan pengamatan, aplikasi ini diusulkan layak, meliputi:

• Kelayakan Teknologi: Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan aplikasi mudah diperoleh.
• Kelayakan Hukum: Content aplikasi yang akan dibuat tidak melanggar hukum atau undang-undang yang berlaku. Perangkat lunak yang digunakan secara legal.
• Kelayakan Ekonomi: Aplikasi bersifat free dan in-app buy.

4. Aplikasi Akreditasi Puskesmas

 l. Login

1. Pentig LOGIN ke AKSES 6) agar data pengguna jelas.                                                                                                     2. Dapat melakukan kegiatan dengan benar 

 

2. Register 

1. Penting register agar data pengguna jelas.                                                                                                                                                                                           2. Menjamin proses selanjutnya langsung aman

 

3. Pengisian Data 

1. Dapat melakukan kegiatan dengan borang yang benar                                                                                                                                                                   2. Menjamin proses selanjutnya sesuai tujuan                                                                                                                                                                                     3. Hasil berupa informasi yang diperoleh sesuai tujuan penggunaan

4. Progres 

1. Dapat melakukan kegiatan dengan benar.                                                                                                                                                                                             2. Menjamin proses selanjutnya langsung aman.                                                                                                                                                                                 3. Hasil berupa informasi yang diperoleh dapat digunakan dengan tepat

5. Sistem Bantu Keputusan

          Sistem Bantu Keputusan, 7) merupakan tahap lanjut dari hasil informasi yang dihasilkan berupa:

1) analisis lebih lanjut agar infromasi dapat dipakai dalam rangka pengambilan keputusan;

2) penggunaan alternatif pemecahan masalah untuk dipilih;

3) penentuan keputusan yang relevan sesuai informasi yang diperoleh.

Gambarannya seperti berikut, tentu sebagai contoh, dengan pola yang digunakan seperti berikut.

• 1. Batasan SKOR, berupa patokan skor yang digunakan sebagai nilai batasan buruk, d\n baik
• 2. Merupakan MASALAH, secara yang jelas dan terukur.
• 3. USULAN, seperti apa yang relevan dapat dikerjakan.
• 4. RUJUKAN, 8) contoh rujukan apa yang dapat digunakan.

CONTOHNYA, seperti berikut.

1. SKOR<20%

MASALAH: Angka kinerja rendah.

2. USULAN                                                                                                                                                 1) Dicari penyebabnya dan alternative penyelesaian masalah;                                                                                                                 2) Dibuat keputusan yang relevan  

3. KEPUTUSAN                                                                                                                                                                    1) Pencatatan lebih tertib,                                                                                                                                           2) Kinerja ditingkatkan,                                                                                                                                                               

4. RUJUKAN, rujukan apa yang relevan.

CONTOH:

1. Buku: Boy Subirosa Sabarguna, Peningkatan Mutu untuk LAYANAN PRIMER (Berbasis Sistem Informasi), UI Press, 2017, ISBN: 978-979-456-679-4

2.  Pedoman: Akreditasi, PMK 46 Tahun 2015  

 

6. Kesimpulan dan Saran

 

6.1. Kesimpulan

1. Dapat menggunakan aplikasi Akreditasi Puskesmas sebagai sebagai pelaksanaan aktreditasi juga dapat digunakan untuk Monitoring dan Evaluasi kegiatan manajemen sehari-hari.

2. Akreditasi Bab I: Penyelenggaraan Pelayanan Puskesmas (PPP), Bab II: Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas (KMP), Bab III: Peningkatan Mutu dan Manajemen Resiko (PMMR), terdiri dari: 10 Standar, 49 Kriteria, 212 Elemen Peilaian.

3. Aplikasi Akreditasi Puskesmas, untuk Bab I, II dan III, merupakan aplikasi berbasis smartphone dan didukung jaringan pembinaan.

4. Ada Sistem Bantu Keputusan, yang akan membantu dalam pemanfaatan informasi unutk pembuatan keputusan dan kegiatan manajemen sehari-hari.

6.2. Saran

1. Segera di coba, dan nikmati serta catatlah bila ada kekurangan dan kelebihan.

2. Mari kita kembangkan bersama.

REFERENSI

1) Kemkes RI, PMK 46 tahun 2015

2) http://p2ptm.kemkes.go.id/uploads/VHcrbkVobjRzUDN3UCs4eUJ0dVBndz09/2018/07/Buku_Monitoring_dan_Evaluasi_PIS_PK.pdf, 2021-12-22, 12:23PM

3) https://eprints.uny.ac.id/21320/1/Singgih%20Yuntoto-%20105012444021.pdf, 2021-12-22,12:12AM

4) Kemkes RI, PMK 46 tahun 2015

5) http://eprints.ums.ac.id/39726/19/NASKAH%20PUBLIKASI.pdf, 2021-12-22, 1213AM

6) https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ilmucoding.akses, 2021-12-21, 11.59PM

7) Boy Subirosa Sabarguna, Peningkatan Mutu untuk LAYANAN PRIMER (Berbasis Sistem Informasi), UI Press, 2017, ISBN: 978-979-456-679-4

8) Boy Subirosa Sabarguna, Peningkatan Mutu untuk LAYANAN PRIMER (Berbasis Sistem Informasi), UI Press, 2017, ISBN: 978-979-456-679-4

 CATATAN: Hibah Pengabdian Masyarakat;  UI-IPTEK 2021