Berpikir Sistemik

"Sony mesti  menjadi sebuah "perusahaan modern". ...;perusahaan yang dapat diurus oleh orang biasa seperti saya sendiri. Dengan kata lain, perusahaan modern adalah perusahaan yang dijalankan atas sebuah sistem (Presiden Chubachi, Sony)

       Pekan ini adalah pekan dengan agenda padat merayap. Pembuatan rencana program dan anggaran Excellence Center SMA IT Ibnu Abbas Klaten sekaligus pengawalan keterlaksanaan program Professional English Training agar tahapan kedua segera berjalan. Salah satu dari ketua program tersebut, bersamaan dengan pelatihan manasik haji untuk keberangkatan beliau tahun ini. Apakah jika ketua pelaksana program tidak berada di tempat, berarti program berhenti?

        Sebagai orang yang berkecimpung dalam lembaga pendidikan, tentunya perlu untuk berpikir sistemik. Program harus terus berjalan sesuai dengan perencanaan yang telah disepakati, sehingga menjamin keterlaksanaannya tanpa  bergantung mutlak kepada salah satu sosok atau penjabat struktur tertentu. Berpikir sistemik akan lebih menjamin sustainability/keberlangsungan keorganisasian dalam jangka panjang. Lalu apa yang dimaksud dengan sistem?

       Enid Squire dalam Mendesain dan Merencanakan Sistem mengutip America National Standards Institute Inc. menyebutkan bahwa sistem adalah serangkaian metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu. Ia juga menyebutkan definisi sistem menurut International Organization for Standardization Technical Committee yaitu suatu kumpulan manusia, mesin dan metode yang terpadu yang diperlukan untuk mencapai fungsi-fungsi yang spesifik. Sebagaimana pernyataan Presiden Chubachi dari perusahaan Sony di awal tulisan ini, adanya sistem merupakan salah satu ciri perusahaan modern.

       Contoh dari sistem adalah mobil, setiap bagian yang terdiri atas rangka, mesin, bodi, sistem pengapian, sistem bahan bakar, sistem kelistrikan dan lainnya menyatu dan bersinergi agar mobil bisa berjalan dengan baik. Jika semua bagian tersebut berfungsi dengan baik, namun salah dua ban ada yang kempes, mobil tersebut tidak bisa dikendarai dengan nyaman.

       Bagaimana penerapan berpikir sistemik dalam lembaga pendidikan?

       Pemimpin di lembaga pendidikan perlu membuat suatu kerangka kerja atau acuan untuk mengatur dan mengelola berbagai aspek organisasional. Wujud kerangka kerja atau acuan ini berupa Policy, Regulation, Guidelines dan Standard Operational Procedures (SOP) atau yang biasa disingkat PRGS. Adanya PRGS yang terdokumentasi dengan baik, ditetapkan dan disahkan sebagai sebuah panduan berorganisasi akan memastikan efektifitas dan efisiensi dari suatu sistem, siapapun orang yang akan melakukannya. Di sisi lain, implikasi adanya PRGS ini adalah menempatkan semua orang dalam organisasi pada posisi yang sama di bawah kerangka kerja atau acuan yang telah ditetapkan. Jika semua orang menyadari hal tersebut, sistem yang akan diberlakukan di lembaga pendidikan akan menguat, demikian pula sebaliknya.

       Alternatif Poin Tindakan: Prioritas pemimpin tertinggi lembaga pendidikan dalam mendesain dan menguatkan sistem adalah membuat PRGS, menetapkan dan mengesahkannya sebagai panduan berorganisasi.  Tentunya hal ini membutuhkan banyak sekali diskusi dan sinergi