Pengarsipan data secara digital yang tertata baik dan mudah untuk diakses sewaktu-waktu, juga akan memudahkan pihak-pihak yang berwenang dalam mencari dokumen yang dikehendaki dari perangkatnya masing-masing. Dengan sistem penyimpanan dan pengaksesan berproteksi tinggi, dokumen juga dapat dijamin untuk tidak tercecer, tercuri, atau hilang akibat bencana maupun virus. Â Â Â
Banyak efisiensi yang dapat direalisasikan oleh penerapan digitalisasi dokumen. Berkaitan dengan pengelolaan data tercetak, merujuk laporan AIIM (Association of Information and Image Management), telah terjadi peningkatan produktivitas sebesar 30% sebagai dampak dari peniadaan komunikasi berbasis cetak atau kertas.