Kolaborasi Mahasiswa KKN FIA 47 UB dengan Perangkat Desa dalam Penyusunan Pelayanan SOP Publik Desa Talok

Pelayanan publik yang baik di desa tidak hanya ditentukan oleh seberapa cepat surat bisa selesai, tetapi juga oleh seberapa jelas prosedur pengurusannya. Ketika masyarakat datang ke kantor desa, mereka tentu berharap mendapatkan pelayanan yang pasti syaratnya apa, alurnya seperti apa, dan berapa lama waktu penyelesaiannya. Namun, kenyataan di lapangan sering kali tak semudah itu. Di Desa Talok, Kecamatan Turen, misalnya, persoalan mendasar yang masih sering muncul adalah belum adanya sistem pelayanan yang berpola dan terdokumentasi secara resmi. Hal inilah yang menjadi latar belakang lahirnya program kerja bertajuk SIGAP Desa (Sistem Administrasi dan Pelayanan Desa yang Giat dan Akurat) yang diinisiasi oleh Kelompok KKN 47 Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya (FIA UB). Mahasiswa hadir bukan hanya untuk membantu secara teknis, melainkan turut menjadi mitra kolaboratif dalam membenahi tata kelola administratif di desa.

Salah satu fokus utama program SIGAP Desa adalah penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) surat menyurat, yang selama ini belum dimiliki oleh Desa Talok. Tidak adanya SOP membuat pelayanan surat keterangan sering kali bergantung pada kebiasaan masing-masing perangkat. Alur kerja menjadi tidak konsisten, masyarakat pun bingung harus mulai dari mana dan menyiapkan apa saja. Bahkan, tak jarang, masyarakat bolak-balik ke kantor desa karena informasi yang kurang jelas atau berubah-ubah tergantung siapa yang melayani. Kondisi ini tentu tidak bisa dibiarkan. Pelayanan publik yang baik semestinya adil, terbuka, dan seragam. Oleh karena itu, mahasiswa KKN memutuskan untuk terlibat aktif dalam proses penyusunan dan penyempurnaan SOP pelayanan surat menyurat, sebagai langkah awal membentuk pelayanan publik yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

Program Kerja SIGAP DESA  KKN 47 FIA UB. (Sumber: Dokumentasi Tim KKN)

Proses penyusunan SOP ini tidak dilakukan secara sepihak. Mahasiswa KKN sengaja mengambil pendekatan partisipatif, dengan mengadakan diskusi dan koordinasi langsung bersama perangkat desa. Semua pihak duduk bersama, menyampaikan kendala yang biasa mereka hadapi di lapangan, lalu bersama-sama merumuskan solusi yang masuk akal dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Mahasiswa berperan sebagai fasilitator sekaligus perancang format, sementara perangkat desa sebagai pemilik kebijakan dan pelaksana teknis. Dalam proses ini, muncul banyak temuan menarik. Beberapa surat ternyata belum memiliki format baku, ada pula alur pelayanan yang masih simpang siur. Dari sinilah kemudian SOP mulai dirancang dimulai dari identifikasi jenis-jenis surat, tahapan pelayanan, syarat-syarat administrasi, hingga waktu pelayanan maksimal. Semua dirumuskan dengan sederhana namun rinci, agar bisa dipahami siapa pun yang membaca, baik oleh masyarakat maupun perangkat desa sendiri.

Setelah selesai, dokumen SOP tersebut dicetak dan disusun sebagai arsip resmi kantor desa. Tapi, mahasiswa tidak berhenti sampai di situ. Mereka juga menginisiasi arsip digital SOP menggunakan Google Sheets dan Google Drive, agar SOP tidak hanya tersedia secara fisik, tapi juga dapat diakses dan diperbarui kapan saja secara daring. Ini menjadi bagian dari komitmen menuju digitalisasi pelayanan publik di tingkat desa, sebuah langkah kecil namun sangat berarti di era keterbukaan informasi saat ini.

Langkah-langkah ini tentu tidak bisa langsung menyelesaikan seluruh persoalan birokrasi di desa, namun menjadi pondasi awal untuk membangun sistem yang lebih baik ke depan. Mahasiswa tidak datang dengan membawa solusi instan, tapi hadir sebagai teman belajar, tumbuh, dan bergerak bersama pemerintah desa. Kegiatan ini pun menjadi contoh nyata bagaimana dunia akademik bisa bersentuhan langsung dengan realitas masyarakat. Program SIGAP Desa juga menjadi bentuk kontribusi mahasiswa terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya poin 16, yang mendorong pembangunan institusi publik yang efektif, transparan, dan akuntabel. Di sisi lain, kegiatan ini memperlihatkan bahwa reformasi birokrasi tidak harus selalu dimulai dari kota besar atau pemerintahan pusat bisa dimulai dari desa, dari ruang-ruang sederhana seperti kantor desa di Talok, dan dari dialog hangat antara mahasiswa dan perangkat desa.

Harapannya, SOP yang telah disusun tidak hanya menjadi dokumen yang dipajang di dinding, tetapi benar-benar dihidupkan dalam praktik pelayanan sehari-hari. Bahwa ketika warga datang, mereka bisa merasa yakin, dilayani dengan baik, dan tahu persis apa yang harus mereka lakukan. Dan bagi perangkat desa, SOP menjadi pegangan kerja yang pasti, rapi, dan efisien. Dengan program SIGAP Desa ini, mahasiswa KKN FIA UB 47 tidak hanya meninggalkan jejak di desa, tapi juga menanamkan semangat perubahan bahwa desa bisa giat, akurat, dan tangguh, jika dikelola dengan sistem yang baik dan semangat kolaborasi yang kuat.