MENCAPAI SUKSES MELALUI KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF
Alasan komunikasi yang efektif merupakan hal penting bagi kesuksesan anda dalam lingkungan bisnis saat ini karena kemampuan anda berkomunikasi akan mempengaruhi presepsi orang lain terhadap anda sebagai professional bisnis. Selain itu, karena komunikasi memainkan peran kunci dalam usaha memperbaiki efisiensi, kualitas, tingkat respon, dan inovasi, maka komunikasi anda mempengaruhi kesuksesan perusahaan anda. Sejalan dengan meningkatnya karir anda dan anda mencapai posisi dengan tanggung jawab yang lebih besar terhadap organisasi, komunikasi akan menjadi bagian yang semakinpenting dan semakin tampak jelas dalam pekerjaan anda.
Lima karakteristik Komunikasi Bisnis yang efektif adalah pesan bisnis harus praktis. Pesan bisnis tersebut memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para audiens. Pesan efektif tidak di pengaruhi oleh kesan personal ataupun oleh opini dengan didukung fakta-fakta yang objektif. Komunikasi bisnis yang efektif adalah ringkas pesan tersebut menjelaskan dan memadatkan informasi sedekimian rupa, sehingga membantu audiens untuk melihat dan memahami isu-isu yang paling penting. Pesan yang efektif adalah pesan yang jelas tentang apa yang diharapkan. Pesan tersebut menyatakan tanggung jawab dengan tepat untuk menghilangkan kebingungan tentang siapa yang harus mengerjakan. Akhirnya, pesan yang efektif adalah pesan yang persuasife, bila perlu, yakinkan orang lain untuk menerima ide atau rekomendasi anda.
Tujuh keterampilan komunikasi yang di harapkan para pemberi kerja yang sukses dari para karyawan mereka. Para pemberi kerja mengharapkan para karyawan mempunya keterampilan seperti mengorganisasikan ide dan informasi secara koheren secara lengkap, mengungkapkan dan menyajikan ide dan informasi secara koheren dan persuasif, mendengarkan orang lain secara efektif, berkomunikasi secara efektif dengan orang lain dari berbagai latar belakang dan pengalaman, menggunakan teknologi komunikasi secara efektif, berkomunikasi dengan bersikap sopan dan beradab yang mencerminkan etiket bisnis yang sesuai harapan, dan berkomunikasi secara etis meskipun dengan pilihan yang ada tidak terlalu jelas.
Lima faktor yang membuat komunikasi bisnis berbeda dari komunikasi sosial. Komunikasi bisnis berbeda dari komunikasi sosial dalam lima cara penting : globalisasi bisnis yang berlangsung an penghargaan yang makin meningkat terhadap nilai keragamaan angkatan kerja, kesadaran yang makin tumbuh di banyak kegiatan bisnis terhadap pentingnya informasi saat ini, penggunaan teknologi yang makin meresap di seluruh komunikasi internal dan ekternal, ketergantungan pada kerja tim yang semakin tinggi, dan evolusi struktur organisasi menjadi susunan yang lebih datar dan lebih fleksibel.
Enam strategi untuk berkomunikasi dengan lebih efektif di tempat kerja. Agar dapat berkomunikasi dengan lebih efektif ditempat kerja, gunakan 6 strategi ini:
- Berusahalah memahami proses komunikasi sehingga anda dapat membuat pesan yang efektif.
- Kurangi gangguan di lingkungan kerja, termasuk jangan mengirimkan pesan yang tidak penting.
- Adopsi pendekatan yang berpusat pada audiens, yang memusatkan diri pada kebutuhan para audiens anda dan bekerja untuk memastikan bahwa pesan anda telah terkirim dan diterima dengan baik.
- Anda perlu menyesuaikan keterampilan komunikasi bisnis anda.
- Beri dan terima umpan balik yang konstruktif, bukannya umpan balik yang destruktif, anda dapat memusatkan diri pada perbaikan bukannya pada kritikan.
- Lebih sensitif lah pada etiket bisnis, sehingga mengurangi kemungkinan untuk melakukan kesalahan interpersonal yang tidak perlu terjadi yang dapat mempengaruhi komunikasi secara negatif.
Agar audiens dapat menerima pesan dengan baik. Pertama-tama mereka merasakan kehadiran pesan, kemudian menyeleksinya dari input sensori lain, kemudian menganggapnya sebagai pesan. Untuk melakukan decode dengan baik, mereka perlu menyimpulkan makna yang sama bahwa pengirim memberi kode terhadap pesan tersebut. Dan untuk merespon dengan cara yang dianggap berhasil oleh pengirim, audiens harus mengingat pesan tersebut, memiliki kemampuan untuk meresponnya, dan memiliki motivasi untuk merespon.
Strategi untuk menggunakan teknologi komunikasi yang sukses. Pertama, menggunakan teknologi komunikasi dengan sukses,menggunakan strategi seperti mempertahankan teknologi dalam perspektif.Pastikan bahwa teknologi komunikasi mendukung usaha komunikasi, bukannyamembuat komunikasi menjadi kewalahan atau terganggu karena teknologi. Kedua, pelajari cara menggunakan alat-alat teknologi secara produktif. Anda dapatmemusatkan diri pada komunikasi dibandingkan pada alat-alat yang digunakan. Terakhir, dengan lebih sering berhubungan kembali secara langsung dan pribadidengan orang lain, pastikan bahwa komunikasi anda berhasil dan teknologi tidakmenjadi penghalang antara anda dan orang yang perlu anda raih.
Pentingnya etika dalam berkomunikasi bisnis dan bedakan antara dilema etika dari hilang etika. Komunikasi yang beretika sangat penting terutama dalam bisnis karena komunikasi adalah wajah publik bagi perusahaan, itulah sebabnya usaha komunikasi secara intens diteliti dengan cermat oleh pemangku kepentingan (stakeholder). Perbedaan antara dilema etika dan hilang etika adalah masalah kejelasan. Dalam suatu situasi dimana dua atau lebih alternatif yang ada tampaknya sama benarnya atau sama salahnya, anda sedang menghadapi dilema etika karena pilihan yang tidak jelas. Berbeda dari hal tersebut, hilang etika terjadi ketika seseorang secara sadar membuat pilihan yang jelas-jelas tidak etis.
MERENCANAKAN PESAN BISNIS
Mendeskripsikan proses menulis tiga langkah:
- Perencanaan terdiri dari menganalisis situasi (mendefinisikan tujuan anda dan mengetahui profil audiens), mengumpulkan informasi unruk memenuhi kebutuhan audiens, menyeleksi media terbaik untuk pesan dan situasi tersebut.
- Mengadaptasikan pesan ke audiens dan membuat komposisi pesan tersebut. Adaptasikan pesan anda ke audiens menjadi sensitif. Komposisikan pesan anda dengan membuat konsep pikiran anda dengan menggunakan kata-kata yang kuat, kalimat yang efektif, dan paragraph yang koheren.
- Penyelesaian pesan anda terdiri dari merevisi pesan dengan cara mengevaluasi isi pesan dan kemudian menulis ulang dan memeriksa kejelasan dan kepadatan pesan, menghasilkan pesan dengan menggunakan unsur-unsur design yang efektif dan metode penyampaian yang cocok. Mendistribusikan pesan tersebut dengan cara yang sesuai bagi kebutuhan anda dan audiens.
Cara mengumpulkan informasi untuk pesan sederhana dan mengidentifikasikan 3 atribut informasi yang berkualitas. Anda perlu merencakan proyek riset untuk mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan. Namun demikian untuk pesan sederhana, bila anda belum mempunyai semua informasi anda dapat mengumpulkan informasi tersebut dengan menggunakan metode lain. Untuk menentukan apakah informasi yang anda kumpulkan cukup bagus, verifikasikan bahwa informasi tersebut akurat, etis, dan berkaitan dengan kebutuhan audiens.
