Di tengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) mulai beralih ke digital: promosi lewat media sosial, transaksi via marketplace, hingga pembukuan menggunakan aplikasi. Namun, di balik semua kemudahan itu, ada satu aspek yang sering terlupakan—tata kelola Teknologi Informasi (TI).Sebagian pelaku UMKM mungkin berpikir, “Kami kan usaha kecil, ngapain ribet pakai tata kelola TI?” Tapi benarkah tata kelola TI hanya untuk perusahaan besar?
Apa Sih Tata Kelola TI Itu?
Secara sederhana, tata kelola TI (IT Governance) adalah cara kita mengelola penggunaan teknologi supaya benar-benar mendukung tujuan usaha, aman digunakan, dan efisien secara biaya. Bukan hanya soal membeli komputer atau memakai aplikasi, tapi bagaimana teknologi dimanfaatkan secara bijak dan berkelanjutan.
Mengapa UMKM Perlu Tata Kelola TI?
1. Mencegah Ketergantungan pada Satu Orang atau Sistem: Banyak UMKM hanya bergantung pada satu staf IT atau bahkan satu aplikasi saja. Ketika orang itu keluar atau aplikasinya bermasalah, usaha bisa lumpuh. Tata kelola TI membantu meminimalisir ketergantungan ini lewat dokumentasi dan standar kerja.
2. Melindungi Data Usaha dan Pelanggan: Apakah password akun toko online Anda hanya "123456"? Apakah data pelanggan disimpan di HP tanpa backup? Tanpa pengelolaan yang baik, UMKM rentan terhadap kebocoran data dan kejahatan siber.
3. Mengatur Investasi Teknologi agar Tidak Mubazir: Banyak UMKM membeli perangkat atau berlangganan software mahal yang tidak terpakai maksimal. Tata kelola TI membantu menentukan apa yang benar-benar dibutuhkan dan bagaimana mengukurnya.
4. Mendukung Perkembangan Usaha: Semakin UMKM tumbuh, semakin kompleks pula operasionalnya. Tata kelola TI menjadi fondasi agar bisnis bisa berkembang dengan struktur yang rapi, bukan berantakan di belakang layar.
Apakah Harus Rumit? Tidak Juga
Tata kelola TI untuk UMKM tidak harus serumit perusahaan besar. Cukup mulai dari langkah-langkah sederhana seperti:
- Membuat daftar sistem dan aplikasi yang digunakan.
- Menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing sistem.
- Menjaga keamanan dasar: gunakan password yang kuat, rutin backup data.
- Evaluasi manfaat dari tiap perangkat atau layanan TI yang digunakan.
- Punya rencana jika sistem mengalami gangguan (misalnya, cadangan pencatatan manual).
Contoh Nyata
Sebut saja sebuah UMKM di bidang kuliner yang mulai menerima pesanan lewat WhatsApp dan GoFood. Awalnya lancar, tapi ketika admin cuti, semua data pelanggan dan pesanan ikut hilang karena hanya disimpan di satu ponsel. Setelah menerapkan SOP sederhana dan backup data ke Google Drive, masalah ini tidak terulang.
***
UMKM tidak perlu takut dengan istilah “tata kelola TI”. Ini bukan soal membuat laporan setebal buku atau menyewa konsultan mahal. Ini soal menyadari bahwa teknologi adalah aset, bukan sekadar alat.
