Agar pengalaman yang pernah saya jalani tidak hilang dari ingatan, ijinkan saya mencatatnya di sini. Bukan untuk pamer pengalaman yang tidak seberapa ini, melainkan hanya untuk mencatatkan perjalanan saya memimpin sebuah majalah penerbitan pemerintah daerah.
Saya punya hobi atau passion dalam dunia tulis-menulis. Dan, ketika saya ditugasi untuk me-manage sebuah penerbitan, saya pun menyanggupinya. Niat saya terutama untuk mengasah kemampuan mengelola penerbitan tersebut sekaligus mengasah kemampuan menulis.
Apa saja catatan pengalaman yang saya dapatkan dalam mengelola dan menulis di majalah dimaksud? Saya akan menjelaskan tentang bagaimana tim mengelola majalah tersebut bekerja.
Pengelolaan Majalah
Majalah milik pemerintah daerah ini hanya terbit 6 kali dalam setahun. Jadi, relatif banyak waktu untuk mempersiapkannya. Majalah dwibulanan ini saya urus bersama anggota tim yang berjumlah sekitar 10 orang. Dengan keanggotaan yang relatif kecil tersebut, tim menjadi agile alias lincah bergerak.
Setiap anggota tim tidak hanya bekerja untuk majalah ini. Setiap orang dari mereka memiliki tugas dan pekerjaan masing-masing. Hanya karena ditunjuk oleh pimpinan masing-masing akhirnya mereka tergabung dalam tim. Dengan tim inilah kami menyusun program hingga menuntaskan penerbitan dan pendistribusian majalah.
Untuk menyusun program selama setahun, kami adakan rapat secara khusus. Di dalam rapat dijelaskan target bulan terbit dalam setahun, dana yang tersedia, dan siapa mengerjakan apa, ke mana didistribusikan dan pernik-pernik lainnya. Semua program kegiatan itu mengacu pada upaya merealisasi sebuah penerbitan yang memiliki kualitas yang baik.
Penerbitan ini sudah cukup lama adanya. Ia menjadi salah satu sarana untuk memberikan informasi dan pengetahuan kepada pembaca. Informasi mengenai hal-hal urgen yang perlu disampaikan kepada masyarakat serta pengetahuan yang diharapkan berguna dan menginspirasi pembaca.
Di samping anggota tim yang berkontribusi, penulis lepas (freelance)Â diberikan kesempatan untuk menulis. Artinya, para penulisnya tidak melulu dari lingkungan pemerintahan daerah, bahkan juga dari untuk guru, dosen, dan lainnya. Keikutsertaan penulis-penulis dari luar itu memungkinkan majalah ini menjadi terbitan yang variatif dari sisi konten.
Persiapan Penerbitan
Sebelum sebuah edisi terbit, kami pasti akan menggelar rapat persiapan. Di dalam rapat dibicarakan topik Laporan Utama majalah dwibulanan ini. Kami memiliki lebih dari sebuah alternatif topik yang selaras dengan opini publik yang ingin kami bentuk. Â
Terkadang kami memilih mengangkat opini publik yang berkembang di tengah-tengah masyarakat sekaligus memberikan penjelasan yang memadai. Ya, menjalankan fungsi kehumasan (public relations). Biasanya, diskusi tentang topik ini memakan waktu yang relatif panjang.
Persoalannya, di samping menentukan topik yang mesti diputuskan, juga ajang pembagian tugas anggota. Dalam peliputan terbitan tersebut dijelaskan siapa bertugas apa dalam peliputan atau penulisan.
Dalam rapat perdana ini akan dibicarakan rencana secara rinci penerbitan edisi yang bersangkutan, mulai dari persiapan, lalu terjun ke lapangan, penulisan, editing, hingga finalisasi desain dan isi majalah sebelum dikirim ke penerbit untuk dicetak. Setiap tahapan memiliki waktunya sendiri.
Begitu ada naskah masuk, tim internal yang ditunjuk akan segera mendesain naskah tersebut ke dalam format majalah. Tidak hanya naskah teks, juga lengkap dengan foto-foto pendukungnya. Para anggota tim satu per satu mengumpulkan tulisan sesuai dengan jadwal dan deadline yang sudah kami sepakati sebelumnya.
Singkat cerita, naskah yang masuk dari anggota tim redaksi akan di-setting sedemikian rupa dengan format majalah. Yang terutama adalah Laporan Utama yang akan mengisi halaman-halaman awal majalah tersebut. Laporan utama memakan ruang paling banyak saking pentingnya.
Di samping itu, ada juga artikel-artikel kiriman para penulis lepas yang mengisi halaman dalam. Kami sengaja memberikan porsi untuk 4-5 artikel untuk menyemarakkan majalah ini setiap kali terbit.
Penulis artikel ini, seperti disinggung di atas, dari guru, dosen, pegawai atau orang lain yang suka menulis, bukan anggota tim. Berharap dengan artikel-artikel opini yang mereka tulis, pembaca majalah ini akan mendapat tambahan wawasan tentang suatu topik dari sudut pandang penulisnya.
Saya juga punya kewajiban untuk menulis kolom Editorial setiap kali terbit di samping membuat satu buah artikel opini.
Karena majalah ini terbit hanya dua bulan sekali, tentu saja kami tidak menonjolkan berita. Kalau mesti menulis berita lempang atau straight news sungguh tidak sesuai, karena pasti akan sangat kedaluwarsa. Akan tetapi, jika peristiwanya penting dan untuk pertimbangan dokumentatif, biasanya kami muat juga dengan porsi kecil.
Kami selalu menganjurkan tulisan anggota redaksi mengarah pada features. Misalnya, tulisan yang melihat sisi lain dari sebuah peristiwa atau kejadian. Kalau ada event olahraga yang cukup bergengsi, bukan event-nya yang kami liput, melainkan bagaimana seorang atlet berjuang hingga meraih prestasi itu.
Dalam banyak kasus, perjuangan para atlet membuat kami salut dan sungguh terharu. Betapa mereka berlatih dengan keras dan tanpa pernah lelah untuk meraih prestasi di bidangnya. Menyenangkan bisa menghadirkan features seperti ini.
Begitulah upaya tim bekerja untuk menggali informasi dan pengetahuan dengan kesungguhan demi menyajikan tulisan yang baik kepada sidang pembaca.
Nah, setelah naskah terkumpul dan sudah juga didesain sebagai draft pertama, maka tibalah saatnya untuk rapat kedua. Untuk apa rapat lagi?
Pada saat rapat kedua ini, beberapa anggota tim diundang untuk ikut merevisi atau menyunting naskah yang sudah dalam draft. Biasanya naskah sudah dalam format majalah yang kami tayangkan di layar LCD yang lebar untuk kami cek bersama dari artikel satu ke artikel terakhir. Tugas para penginput naskah dan penata letak-lah yang mencatat bagian-bagian yang mesti diperbaiki.
Perbaikan tidak hanya terhadap kesalahan pengetikan, juga terhadap pemakaian bahasa yang relevan (diksi), penalaran, dan kebenaran berita seperti data yang menyangkut nama seseorang dan angka-angka agar tidak ada yang keliru.
Dibicarakan juga mengenai tata letak yang pas untuk setiap artikel yang dimuat. Desain sampulnya yang biasanya sudah dirancang lebih awal dimatangkan kembali pada saat rapat kedua ini. Kalau desain sampul sudah oke, isi, dan tata letak sudah juga pas, barulah naskah dimaksud dikirim via email ke percetakan untuk dicetak.
Paling lambat pada akhir bulan pertama pada setiap periode penerbitan, majalah tersebut sudah selesai dicetak.
Setelah majalah diterima dari percetakan, menjadi tugas tim distribusi untuk mulai bekerja. Dalam waktu satu-dua hari biasanya majalah tersebut sudah tiba di alamat. Majalah tersebut disebarkan untuk semua jajaran di pemerintahan, perguruan tinggi, kecamatan, kelurahan/desa, sekolah, dan lainnya.
Online Magazine
Menyenangkan sekali kalau majalah tersebut bisa diterima dengan selamat di tangan pembaca. Apalagi kemudian ada kabar dari pembaca bahwa peliputan yang kami angkat memberi informasi yang berguna bagi pembaca. Respons positif yang kami terima sangat memberikan semangat. Kadangkala tim juga menerima masukan atau kritik yang mengharuskan kami untuk berbenah.
Semenjak pandemi covid-19, majalah tersebut tidak lagi terbit dalam bentuk cetak. Di samping karena ketiadaan biaya cetak, juga karena kami mesti berpikir untuk membatasi kegiatan membagikan majalah itu hingga ke wilayah-wilayah yang jauh tempatnya.
Kami pun putuskan untuk memformatnya ke dalam bentuk majalah yang bisa dibaca secara online. Dengan menjadikannya online magazine, maka majalah ini akan mampu menjangkau pembaca yang jauh lebih luas.
Tantangannya adalah, bagaimana kami dalam tim harus berusaha keras menjadikan majalah ini bisa terbit secara kontinyu dan memiliki kualitas yang semakin baik. Mengelola majalah membawa kami terus belajar.
(Â I Ketut Suweca, 3 Agustus 2021).
