Sekretaris harus mampu memahami penggunaan bahasa formal, penyusunan email yang tepat, serta kemampuan mendengarkan secara aktif. Dalam praktiknya, keterampilan ini tidak hanya digunakan untuk berinteraksi dengan pimpinan atau klien, tetapi juga dalam koordinasi dengan rekan kerja lintas departemen.
2. Manajemen Waktu yang Tepat dan Disiplin
Skill wajib kedua untuk seorang sekretaris adalah memiliki manajemen waktu yang tepat dan disiplin. Kemampuan seperti ini akan sangat berpengaruh terhadap produktivitas pimpinan dan perusahaan secara keseluruhan.
Kemampuan ini banyak diperlukan pada proses-proses penting seperti pengaturan rapat, penjadwalan perjalanan dinas, hingga persiapan dokumen sebelum pertemuan berlangsung.
Baca Juga:Â Inilah 5 Divisi Kerja yang Membutuhkan Excel
Sekretaris yang tidak memiliki manajemen waktu yang tepat dan juga disiplin, akan melahirkan banyak kesalahan fatal, salah satunya seperti salah mengatur jadwal pertemuan. Jika sudah begitu, reputasi perusahaan di mata calon klien, mitra bisnis, atau bahkan pihak internal sendiri, akan sering dipertanyakan.
3. Penguasaan Teknologi Perkantoran
Berikutnya adalah sekretaris wajib menguasai banyak teknologi perkantoran. Kemampuan seperti ini sudah lumrah harus dimiliki mengingat zaman yang serba digital dan cepat sekarang ini.
Teknologi perkantoran yang wajib dikuasai pun bukan lagi hanya sekadar program Microsoft Office, seperti Word, Excel, PowerPoint, tapi juga harus familiar dengan software manajemen proyek, aplikasi kalender online, serta sistem manajemen dokumen digital.
Penguasaan teknologi perkantoran yang baik dari sekretaris, akan membantunya dalam membuat laporan, pengolahan data, hingga presentasi informasi yang jelas.
Baca Juga:Â 5 Peran AI untuk Administrasi Keuangan, Salah Satunya Adalah Ampuh Cegah Fraud!
Misalnya, kemampuan menggunakan Microsoft Excel untuk membuat rekapitulasi data keuangan atau jadwal kerja dapat mempercepat proses kerja dan meminimalkan kesalahan. Dengan skill ini, sekretaris dapat mendukung perusahaan dalam beradaptasi dengan perkembangan teknologi.
4. Kemampuan Manajemen Dokumen dan Arsip
Menjelang akhir, ada kemampuan manajemen dokumen dan arsip. Dokumen yang dikelola dengan baik akan mempermudah pencarian informasi dan mencegah kehilangan data penting. Seorang sekretaris diwajibkan mampu mengatur dokumen fisik dan digital dengan sistem yang jelas.
