Mengenal Audit dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintahan

Probility audit dilaksanakan selama proses pengadaan barang/jasa untuk memastikan bahwasanya peraturan dan prosedur telah diikuti secara jujur dan tepat. Sehingga, hal ini dapat mencegah adanya tindak penyimpangan yang dilakukan oleh pelaksana pengadaan. Maka dari itu, audit bisa dimulai dari proses identifikasi kebutuhan hingga pemanfaatan barang/jasa.

Lalu, jika mengacu pada pedoman probity audit, maka setiap pengadaan barang/jasa dimulai dari  proses perencanaan, persiapan pemilihan tender, pelaksanaan pemilihan tender, penandatangan kontrak, pelaksanaan kontrak hingga pemanfaatan kontrak ((Arsana, P.J, 2016:363)

Audit pengadaan barang/jasa memiliki tujuan untuk meyakinkan bahwasanya implementasi pengadaan telah dilakukan secara baik, jujur dan penuh integritas oleh pelaksana pengadaan.  Hal ini sesuai dengan prinsip pengadaan yang mengedepankan efisiennsi, efektivitas, adil, akuntabel dan transparansi.

Berdasarkan tujuan probity audit, maka sasaran audit pengadaan barang/jasa diantaranya sebagai berikut:

• Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan secara tepat sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya, baik dari jumlah, kualitas, waktu serta nilai-nilai pengadaan yang menguntungkan bagi Negara.
• Memastikan prosedur pengadaan telah diikuti dengan tepat dan sesuai dengan pedoman yang ditetapkan.
• Memastikan harga, kualitas dan kuantitas barang/jasa yang didapatkan telah melalui proses pengadaan yang sesuai dengan kesepakatan di dalam kontrak.
• Memastikan bahwa barang yang didapatkan telah dletakkan pada lokasi yang tepat, dipertanggungjawabkan dengan baik dan dimanfaatkan sesuai tujuan penggunaannya.
• Mencegah terjadinya penyimpangan selama proses kegiatan pengadaan.
• Mendeteksi adanya kelemahan sistem pengendalian intern terhadap proses  pengadaan barang/jasa demi penyempurnaan sistem tersebut.

Membina Komunikasi Audit

Pada dasarnya, audit merupakan praktik managemen yang lazimnya dilakukan pada organisasi dan lembaga, baik yang berbasis pemerintah/non pemerintah. Namun, mengapa dalam pelaksanaan audit, seringkali pihak auditee menghindari auditor? Fakta yang ada di lapangan mengungkapkan bahwa komunikasi antara auditor dan auditee lebih sering terganggu dan hal ini disebabkan oleh hal-hal yang bersifat internal maupun eksternal.

Padahal, penting sekali bagi auditee untuk membina komunikasi yang baik dengan auditor. Menurut Arsana (2016:377), ada tiga aspek komunikasi yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan audit, diantaranya yaitu:

• Komunikasi antara internal tim
• Komunikasi antara auditor dengan auditee
• Komunikasi antara auditor dengan pihak lain yang terkait (penyidik, instansi pemerintah, dan pihak ketiga lainnya)

Sebelum melakukan audit, hipotesis yang dibangun oleh auditor adalah bahwa pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan di kantor yang dilakukan auditee adalah menyimpang. Tugas auditor adalah membuktikan bahwa hipotesis yang dibangun tersebut benar. Untuk bisa membuktikannya, maka auditor perlu mengumpulkan sejumlah bukti-bukti valid dan kredibel yang dapat mendukung hipotesisnya.

Maka dari itu, penting sekali agar komunikasi antara auditor dan auditee dapat berjalan dengan baik. Sehingga, hal ini dapat memperlancar proses penggalian fakta oleh pihak auditor. Agar komunikasi antara pihak auditor dan auditee dapat berjalan baik, maka Suswinarno dalam Arsana (2016:379) memberikan beberapa tips, diantaranya sebagai berikut:

• Auditee perlu meningkatkan pengetahuan dan kapabilitasnya dalam ilmu audit. Tidak harus mengetahui ilmu tersebut secara detail, akan tetapi cukup ketahui dasar-dasarnya saja, yakni; a) definisi audit, b) definisi temuan, c) atribut audit, d) fungsi audit, e) jenis bukti, f) proses audit, dan g) jenis temuan.
• Auditee perlu menerapkan mindset bahwa pelaksanaan audit bukan untuk mencari kesalahan-kesalahan belaka. Sebaliknya, untuk menepis argumentasi auditor terkait penyimpangan yang dilakukan oleh audit, maka audit perlu menunjukkan bukti-bukti yang mampu mendukung argumentasinya.
• Auditee perlu membangun pemikiran bahwa pelaksanaan audit merupakan sebuah praktik managemen yang perlu dilakukan secara rutin pada setiap organisasi. Auditee juga perlu menyadari bahwa proses audit ini sebagai upaya untuk meningkatkan kinerha organisasi dengan begitu, auditee tidak akan berpikir negatif lagi atau memandang sebelah mata terhadap pekerjaan auditor.
• Tidak perlu memperlakukan auditor secara berlebihan dengan memberikan tindakan-tindakan istimewa yang sebetulnya tidak perlu.
• Tidak perlu memperlakukan auditor dengan sinis. Sebaliknya, bersikap biasa saja sangat penting agar komunikasi bisa berjalan secara lancar.
• Abaikan sikap dan perilaku auditor  junior yang terkadang merasa superior ketika melakukan audit. Berikan respon yang bijak dan baik untuk menghindari hal-hal yang berpotensi merugikan organisasi.
• Jangan pernah menunda-nunda untuk memberikan dokumen yang diminta oleh auditor.
• Tanggapi berbagai temuan yang didapat oleh auditor dengan bijak dan pikiran terbuka. Sebaiknya, sedari awal auditee harus menyiapkan bukti-bukti tidak langsung untuk mengantisipasi berbagai temuan yang didapat auditor.
• Berikan sikap transparansi sejak hari pertama audit agar prosesnya berjalan lancar. Dengan begitu, audit akan menganggap bahwa auditee mempunyai iktikad baik bahwa tidak ada penyimpangan yang dilakukan untuk menguntungkan pribadi.
• Jangan pernah mengurangi kualitas atau kuantitas barang yang telah dijanjikan di dalam kontrak. Pasalnya, auditor mempunyai kemampuan yang baik untuk menemukan berbagai penyelewengan yang mungkin terjadi.
• Jangan pernah berpikir bahwa auditor tidak bisa menemukan masalah/penyelewengan yang disembunyikan oleh auditee.
• Jangan pernah berpangku tangan pada suap. Menyuap auditor adalah keputusan paling fatal jika dilakukan oleh auditee.
• Auditee berhak menyanggah temuan yang didapat oleh auditor jika memang merasa benar. Sedangkan auditor wajib memuat sanggahan-sanggahan auditee serta bukti-buktinya di dalam laporan hasil auditnya.
• Terkadang, auditor menemukan temuan berupa harga barang/jasa yang terlalu mahal. Sikap yang perlu dilakukan oleh auditee adalah tenang dan siapkan argument yang kuat dan berbasis fakta. Bahwa tidak ada standar khusus yang bisa menentukan apakah harga dari suatu barang/jasa terlalu mahal.

Output  dan Outcome yang Diharapkan dari Pelaksanaan Audit Pengadaan Barang/Jasa

Berdasarkan website bkp.go.id, pelaksanaan audit pengadaan barang/jasa memiliki harapan yang dapat menghasilkan output dan outcome. Output dan outcome tersebut diantaranya sebagai berikut:

• Output