Aplikasi X-Scan Ledger UMKM

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) merupakan salah satu pilar utama perekonomian yang berkontribusi besar terhadap pertumbuhan ekonomi nasional serta penciptaan lapangan kerja (Chao & Tao, 2023). Lebih dari 90% bisnis di seluruh dunia berasal dari sektor UMKM, dengan kontribusi sekitar 50% terhadap Produk Domestik Bruto (PDB) di banyak negara berkembang (Krah et al., 2024). Namun, UMKM masih menghadapi tantangan besar, terutama dalam pencatatan keuangan dan manajemen bisnis yang efektif (Evans & Schmalensee, 2018). Salah satu permasalahan utama yang dihadapi UMKM adalah minimnya pencatatan transaksi yang akurat dan sistematis (Fatoki & Asah, 2011). Banyak pelaku UMKM masih menggunakan metode manual dalam mencatat keuangan, yang berisiko tinggi terhadap kesalahan pencatatan, kehilangan data, serta kesulitan dalam melakukan analisis keuangan (Yi et al., 2023). Menurut Davis & Kanetkar , sekitar 60% UMKM di negara berkembang mengalami kesulitan dalam mengakses pembiayaan formal karena kurangnya laporan keuangan yang valid dan terdokumentasi dengan baik (Kumar & Reinartz, 2018). Seiring dengan perkembangan teknologi digital, penerapan sistem berbasis barcode scanning dalam pencatatan transaksi dapat menjadi solusi inovatif untuk meningkatkan efisiensi manajemen keuangan UMKM (McKinsey Global Institute, 2020). Studi oleh Chen et al. menunjukkan bahwa penggunaan teknologi barcode dalam pencatatan transaksi mampu mengurangi tingkat kesalahan pencatatan hingga 75% serta mempercepat proses pelaporan keuangan (Qing, 2024). Dengan memanfaatkan teknologi ini, UMKM dapat memiliki sistem keuangan yang lebih rapih, transparan, dan mudah dianalisis, sehingga pelaku usaha yang minim pengetahuan akan akuntansi dapat dengan mudah membuat laporan keuangan mereka secara instant sehingga mempercepat pertumbuhan ekonomi dan meningkatkan kesejahteraan sosial melalui ekosistem usaha yang lebih kuat (Putri & Santoso, 2022) (Tambunan, 2019) (World Bank, 2020).

Pada analisis situasi, karakteristik UMKM UCTS sebagai mitra bergerak dalam bidang kuliner dengan kategori usaha mikro dan sebagian besar menggunakan modal pribadi dengan permasalahan yang dihadapi yaitu tingkat literasi digital yang masih rendah dalam proses usaha. Pada analisis hulu dari sisi input dan produksi, sebagian besar UMKM memperoleh bahan baku dari pemasok lokal dengan harga yang fluktuatif, produksi masih dilakukan secara manual dengan produksi sekala menengah dan permasalahan lainnya yaitu proses pencatatan laporan penjualan masih terkendala karena tidak adanya sistem pendukung sehingga mengakibatkan ketidakakuratan dalam perhitungan laba dan rugi, Sulitnya mengontrol arus kas dan mengelola stok barang dan kesulitan dalam memenuhi persyaratan administrasi keuangan untuk mengajukan pinjaman. Pada analisis hilir yaitu distribusi dan pemasaran,  UMKM mendistribusikan produk secara langsung ke konsumen atau melalui reseller. Harga jual sangat bergantung pada bahan baku dan daya beli masyarakat. Wilayah tempat UMKM mitra beroperasi memiliki karakteristik aksesibilitas lokasi usaha tersebar di area perkotaan dengan ketersediaan akses internet di sebagian besar wilayah, tetapi keterbatasan perangkat digital masih menjadi kendala.

Permasalahan dalam bidang produksi yang sering dihadapi oleh UMKM karena keterbatasan modal untuk meningkatkan kapasitas produksi, ketidakefisienan dalam proses produksi karena Masih banyak proses produksi yang dilakukan secara manual sehingga kurang optimal dalam waktu dan biaya. Kemudian sulitnya mengontrol persediaan stok barang produksi karena tidak adanya sistem pencatatan yang jelas menyebabkan kesalahan dalam manajemen stok. Sehingga melalui penerapan X-Scan Ledger dapat memberikan solusi atas pencatatan pengeluaran produksi secara otomatis sehingga UMKM dapat mengetahui biaya produksi dengan lebih rinci, fitur manajemen stok untuk memudahkan pelaku usaha dalam memonitor ketersediaan bahan baku dan barang jadi dan analisis pengeluaran produksi secara otomatis untuk memberikan pengelolaan bahan baku yang lebih baik.

(Foto Pelatihan Aplikasi  (Sumber: Foto Kegiatan))

Permasalahan dalam Bidang Manajemen Usaha disebabkan karena kurangnya pemahaman tentang pencatatan keuangan usaha dimana UMKM tidak memiliki sistem pencatatan keuangan yang baik, sehingga sulit mengevaluasi bisnis mereka. Kemudian kesulitan dalam mengakses permodalan akibat tidak adanya laporan keuangan yang terdokumentasi dengan baik menjadi kendala utama dalam mengajukan pinjaman. Kurangnya strategi dalam pengelolaan usaha yang mengakibatkan UMKM tidak memiliki sistem perencanaan yang terstruktur untuk mengembangkan bisnis mereka. Dalam mengatasi permasalahan dalam bidang manajemen usaha melalui penerapan X-Scan Ledger diharapkan dapat menyediaan laporan keuangan otomatis yang dapat digunakan untuk evaluasi bisnis dan pengajuan pinjaman ke bank. Menyediakan fitur analisis keuangan berbasis data untuk memberikan wawasan terkait keuntungan, kerugian, dan proyeksi keuangan. Kemudian pelatihan manajemen usaha dan strategi bisnis bagi pelaku UMKM diharapkan agar lebih memahami pengelolaan usaha yang efektif.

Aplikasi ini diharapkan mengatasi permasalahan dalam bidang pemasaran (Distribusi dan Branding) akibat kurangnya strategi pemasaran digital, UMKM masih mengandalkan metode pemasaran tradisional seperti dari mulut ke mulut. Terbatasnya akses pasar yang lebih luas dimana UMKM sulit menjangkau konsumen di luar area lokal mereka karena keterbatasan distribusi dan branding. Kesulitan dalam menentukan harga jual yang kompetitif akibat tidak adanya data yang jelas mengenai harga pasar membuat UMKM sulit menentukan harga yang tepat. Solusi melalui penerapan X-Scan Ledger dengan integrasi dengan platform e-commerce dan digital marketing untuk membantu UMKM menjangkau pasar yang lebih luas, fitur analisis harga berbasis data untuk membantu UMKM menentukan harga jual yang lebih kompetitif. Kemudian pelatihan pemasaran digital dan strategi branding untuk meningkatkan keterampilan UMKM dalam promosi produk secara online.

Dengan penerapan Aplikasi X-Scan Ledger, UMKM dapat lebih efisien dalam mengelola produksi, manajemen usaha, dan pemasaran, sehingga dapat meningkatkan daya saing, memperluas pasar, dan mencapai keberlanjutan bisnis yang lebih baik dan meningkatan kesejahteraan sosial UMKM. Implementasi Aplikasi X-Scan Ledger tidak hanya menyelesaikan permasalahan pencatatan keuangan UMKM tetapi juga memberikan dampak yang lebih luas, seperti peningkatan akses permodalan, pemanfaatan teknologi digital, serta strategi pemasaran yang lebih efektif. Dengan adanya sistem pencatatan yang lebih baik dan akses pasar yang lebih luas, UMKM dapat lebih berkembang dan memberikan kontribusi signifikan terhadap pertumbuhan ekonomi lokal.