Salah satu keadaan yang sering kali ditemukan dalam bisnis kecil adalah menganggap fungsi procurement cuma sebagai tambahan fungsi administratif, bukan bagian dari fungsi utama yang punya peran penting.
Akibatnya, Anda akan kehilangan peluang berharga untuk membawa fungsi tersebut ke tempat yang seharusnya.
Anda harus tahu, supply chain management yang kuat itu akan membawa Anda pada keberhasilan operasional yang lebih besar, pengurangan biaya, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.
Terutama untuk bisnis kecil dan perusahaan baru di mana fondasi kinerja supplier Anda bisa berdampak signifikan terhadap suksesnya bisnis Anda dalam jangka pendek dan panjang.
Sayangnya, sebagian bisnis kecil merasa rendah diri terkait dengan ukuran bisnis mereka. Jadi, mereka ngga terlibat secara aktif dengan supplier mereka. Apakah Anda juga merasa seperti itu?
Kenyataannya, Anda ngga harus menjadi perusahaan Fortune 500 untuk mulai membangun praktik supply chain management yang kuat. Yang dengan melakukan itu, Anda ngga cuma membantu kondisi bisnis Anda saat ini, tapi juga berkontribusi pada pertumbuhan bisnis Anda di masa depan.
Dan salah satu fungsi supply chain management yang harus mendapatkan perhatian adalah fungsi procurement Anda.
Karena itulah, kali ini saya akan membahas tentang 4 pilar procurement yang bisa membuat perusahaan Anda punya pijakan yang kuat untuk ke depannya.
Pahami posisi Anda di pasar, gunakan itu untuk mengembangkan strategi procurement Anda
Anda harus paham bagaimana perusahaan Anda bersaing di pasar untuk bisa menciptakan strategi procurement yang tepat, baik untuk jangka pendek ataupun panjang.
Seringkali Anda punya produk beragam dan berbagai peluang pasar. Jadi, bersiaplah untuk membuat strategi yang memadukan kedua hal tersebut dan paling sesuai untuk bisnis Anda.
Kalau Anda memposisikan bisnis Anda sebagai bisnis berbiaya rendah, Anda bisa memilih strategi dengan keunggulan operasional di mana biaya paling rendah menjadi kriteria pemilihan supplier yang penting.
Pilihlah supplier yang berfokus pada manajemen biaya, maka pengurangan biaya akan menjadi sebuah proses yang konstan.
Kalau Anda memposisikan bisnis Anda yang fokus pada membangun hubungan dengan pelanggan yang kuat, maka pilihlah strategi di mana layanan pelanggan menjadi kriteria utamanya, bukan biaya.
Pilih supplier yang paham betul dengan kebutuhan layanan pelanggan Anda. Harganya mungkin akan lebih tinggi. Tapi itu masih tetap akan di terima oleh segmen pasar Anda.
Cari supplier yang berorientasi pada layanan pelanggan untuk memenuhi permintaan mereka yang spesifik.
Lain lagi halnya kalau Anda sedang meluncurkan produk baru ke pasar. Anda harus mempertimbangkan strategi yang mendukung kecepatan sampainya produk baru tersebut ke pasar. Carilah supplier yang berfokus pada kecepatan pembuatan prototipe dan pengiriman produk.
Dalam kasus ini, biaya seringkali dinomorduakan. Harga biasanya akan lebih tinggi. Tapi itu akan sepadan dengan desain yang stabil dan pembelian yang meningkat. Jadi, strategi ini akan menurunkan biaya Anda secara keseluruhan.
Identifikasi supplier yang kuat dan pelihara hubungan Anda dengan mereka
Fungsi procurement bertanggung jawab atas pemilihan supplier.
Anda bisa meminta bantuan orang yang kompeten, baik dari dalam atau pun luar organisasi Anda, tapi tetap Andalah yang harus mengambil tanggung jawab akhir dari keputusan Anda.
Sekali lagi saya ingatkan, kekuatan supplier utama Anda adalah dasar dari strategi supply chain management yang efektif.
Identifikasi siapa saja supplier kredibel yang bisa membantu Anda memenuhi permintaan pelanggan Anda. Identifikasi siapa saja supplier yang pas dengan skala operasional bisnis Anda sekarang ini dan siap tumbuh bersama Anda.
Bekerja samalah dengan supplier yang punya nilai-nilai yang sama dengan Anda.
Beberapa bisnis kecil merasa kalau ngga cukup penting bagi mereka untuk membangun hubungan supplier yang kuat.
Itu adalah pemikiran yang salah. Anda harus tahu itu.
Sebagian besar bisnis membuat segmentasi pelanggan dan secara aktif mencari skema bisnis yang baik berdasarkan ukuran, pasar, dan potensi penjualan mereka.
Dan bisnis apa pun bisa membangun hubungan supplier yang kuat, terlepas dari seberapa besar pun ukurannya.
Ciptakan jalur komunikasi yang jelas dengan supplier. Buka peluang untuk bekerja sama.
Mungkin banyak dari supplier Anda pun adalah bisnis kecil itu sendiri. Tumbuhlah bersama mereka.
Anda juga bisa memanfaatkan search engine untuk mencari supplier. Tapi, terkadang itu malah membingungkan.
Hasil pencariannya bisa begitu luas dan sulit untuk memisahkan mana supplier yang lebih fokus pada bisnis daripada sekedar mencari konsumen.
Kalau Anda mencari lewat direktori khusus industri, asosiasi perdagangan, atau publikasi profesional, itu akan memaparkan Anda pada supplier yang berorientasi pada bisnis. Supplier yang punya kemampuan untuk memenuhi persyaratan layanan, teknis, kualitas, dan harga yang Anda harapkan.
Anda bisa menggunakan web untuk mencari supplier, tapi jangan sepenuhnya bergantung padanya.
Kembangkan metrik kuantitatif dan kualitatif untuk mengelola supplier Anda
Ngga ada yang namanya terlalu dini dalam melacak kinerja supplier.
Ngga perlu menunggu sampai Anda punya software ERP canggih untuk melakukan itu.
Identifikasilah apa saja kriteria kinerja utama supplier Anda, seperti pengiriman tepat waktu atau kualitas sesuai ekspektasi misalnya, kemudian lacak kinerja supplier tersebut, terutama supplier utama Anda.
Anda bisa menerapkan beberapa indikator kinerja yang penting. Dan salah satunya tentu saja pengiriman tepat waktu, seperti yang saya sampaikan sebelumnya.
Anda bisa bandingkan komitmen tanggal pengiriman mereka dengan tanggal pengiriman yang sebenarnya.
Gunakan spreadsheet sederhana untuk menganalisis tren kinerja mereka.
Tunjukkan pada supplier Anda, kalau Anda fokus pada kinerja mereka dengan cara meninjau data kinerja mereka bersama-sama.
Ini akan memperkuat hubungan bisnis Anda, memberi pengaruh dalam negosiasi, dan membantu supplier Anda meningkatkan operasi bisnis mereka sendiri. Dan itu bagus untuk bisnis Anda.
Adakan pertemuan rutin untuk membahas kinerja supplier. Diskusikan bagaimana mereka bisa meningkatkan kinerja mereka dan mengurangi biaya. Intinya, jangan pernah lewatkan kesempatan berkomunikasi dengan supplier Anda.
Kelola risiko dalam supply chain Anda
Semua bisnis punya risiko. Tapi, bisnis kecil mungkin akan lebih rentan karena kurangnya daya ungkit dan potensi dampak keuangan.
Anda harus membuat strategi mitigasi risiko formal dalam hal ini. Buat strategi untuk item yang penting dalam bisnis Anda dan siapkan solusi kalau-kalau terjadi gangguan pasokan dalam operasi Anda.
Pastikan Anda terus menerus mendapatkan pasokan yang Anda butuhkan dengan mengindentifikasi mana saja supplier penting dalam supply chain Anda.
Tanyakan, bagaimana supplier Anda akan menangani risiko dalam supply chain mereka. Gabungkan rencana tersebut dalam rencana Anda sendiri.
Yang juga penting untuk Anda catat, lindungi kerahasiaan data Anda. Ketatlah dalam melindungi kekayaan intelektual Anda.
Pastikan semua supplier penting Anda menandatangani perjanjian kerahasiaan atau non-disclosure agreement. Kalau ada sub-supplier, supplier dari supplier, yang juga menjadi bagian penting dari bisnis Anda, mereka juga harus menandatanganinya. Klausa kerahasiaan ini harus menjadi persyaratan Anda dalam memilih supplier.
***
Bisnis kecil harus mulai mengambil tindakan.
Jangan pernah meremehkan kekuatan bisnis Anda di pasar.
Buat cerita Anda dan dapatkan posisi Anda di pasar yang ramai.
Jaga jalur komunikasi dengan supplier tetap terbuka setiap saat. Buat supply chain Anda menjadi kontributor utama keberhasilan bisnis kecil Anda. Dan jadilah pelanggan terbaik yang Anda bisa.
Semoga bermanfaat!
