Pelaksanaan Sistem Pengendalian Manajemen Intern dalam Sistem Penerimaan Kas Pada Kantor Notaris Yanti S.H, M.Kn di Jakarta Selatan

Pengendalian Manajemen Intern sebagai sebuah sistem dengan fungsi pengendalian setiap aktivitas yang terjadi di dalam sebuah perusahaan sebagai cara menentukan strategi yang sesuai dan diterapkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian Manajemen intern dalam sistem penerimaan kas sangatlah penting dalam mengatur dan mengontrol kas dalam sebuah perusahaan. 

Sistem penerimaan kas yaitu suatu rangkaian kegiatan yang terdiri dari proses terjadinya penerimaan kas yang dimulai dari fungsi penjualan hingga fungsi akuntansi. Penerimaan kas dilakukan dengan menggunakan formulir, catatan atau laporan yang telah dikoordinasikan sehingga mampu memberikan informasi keuangan relevan yang dapat disampaikan kepaga pihak manajemen sehingga memudahkan pengelolaan perusahaan.

Penerimaan kas yang terjadi pada Kantor Notaris Yanti, SH., M. Kn. Menggunakan formulir berupa kwitansi dalam bentuk tiga rangkap. Kwitansi adalah bukti transaksi yang menyatakan bahwa sejumlah pendapatan telah diterima. 

Penggunaan formulir dalam bentuk kwitansi ini dilakukan oleh staff Akta dan PPAT. Selain itu, kwitansi dalam bentuk penerimaan secara tunai dan transfer antar bank memiliki bentuk kwitansi yang berbeda. Penerimaan secara kas yang diterima pada saat hari yang sama juga tidak langsung dilakukan penyetoran ke kas bank secara langsung. Hal ini dapat menimbulkan penyelewengan terhadap penerimaan kas.

Melalui penelitian ini, penulis sangat tertarik untuk melakukan penelitian yang berkaitan dengan sistem pengendalian Manajemen intern pada sistem penerimaan kas, dikarenakan minimnya penelitian terkait penerimaan kas yang terjadi pada bidang jasa hukum. 

Penulis melakukan penelitian pada bidang jasa hukum yaitu Kantor Notaris Yanti, SH., M.Kn. Penulis ingin mengetahui bagaimana Pelaksanaan Sistem Pengendalian Manajemen intern dalam Sistem Penerimaan kas pada Kantor Notaris Yanti, SH., M.Kn di Jakarta Selatan, Sistem Penerimaan Kas sebagai variabel independen dan Sistem Pengendalian Manajemen intern sebagai variabel dependen.

Pada hakikatnya, penelitian ini mengamati objek (responden) secara langsung kegiatan yang mereka lakukan, berinteraksi dengan lingkungannya. Jenis dan Sumber Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data Primer (data di peroleh melalui wawancara dengan bagian keuangan mengenai sistem penerimaan kas yang dijalankan sebagai sistem pengendalian Manajemen Intern) dan data sekunder (dokumen pencatatan penerimaan kas) Tahapan dalam metode analisis data adalah sebagai berikut : Mengumpulkan Data dengan cara melakukan wawancara untuk mengetahui proses penjualan, dokumentasi), Menganalisis Data yang telah dikumpulkan dengan melakukan penelitian dan pemeriksaan kebenaran pada data tersebut, Membuat Laporan sesuai dengan data yang telah dianalisis dengan menguraikan penjelasan yang logis serta memberikan kesimpulan.

Metode analisis data yang digunakan adalah dengan metode desktiptif kualitatif dimana data disajikan dalam bentuk tulisan sesuai dengan keperluan data dari hasil penelitian yang akan dilakukan serta bersifat manual.

Hasil dan pembahasan pada peneilitian yang dilakukan di kantor Notaris Yanti, SH., M. Kn diuraikan sebagai berikut :

A. Pengendalian Manajemen Intern pada kantor Notaris Yanti, SH., M.Kn.

1) Organisasi : Adanya pembagian fungsi dan tugas yang tidak jelas pada staff Akta dan PPAT dan staff keuangan, dimana penerimaan kas dijalankan oleh dua fungsi, yaitu staff Akta dan PPAT dan staff keuangan

2) Sistem Organisasi dan Prosedur Pencatatan : Sistem dan prosedur yang dijalankan masih belum tepat.   

B. Sistem Penerimaan Kas pada kantor Notaris Yanti, SH., M. Kn.

1) Bagian yang terkait : Pembuatan formulir kwitansi masih dijalankan olef staff akta dan PPAT sehingga kurang tepat

2) Dokumen yang digunakan: Terdapat perbedaan penggunaan kwitansi, yaitu kwitansi penerimaan kas secara tunai dan transfer antar bank.

3) Catatan yang digunakan : Penggunan catatan laporan keuangan sudah tepat.

4) Prosedur yang digunakan : Prosedur yang dijalankan pada sistem penerimaan kas pada bagian penjualan, penerimaan kas, pencatatan pendapatan secara tunai, prosedur tranfer kas ke bank masih kurang tepat.

C. Pemecahan Masalah Pengendalian Manajemen Internal pada kantor Notaris Yanti, SH., M. Kn.

1) Organisasi : Penerimaan kas dalam membuat formulir sebaiknya diotorisasi oleh staff keuangan saja.

2) Sistem Organisasi dan Prosedur Pencatatan yang disarankan : Penggunaan dokumen penerimaan kas, khususnya kwitansi sebaiknya menggunakan program ms.word agar informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dibaca.

3) Praktik yang sehat : Adanya pengawasan yang lebih ketat oleh internal, khususnya pada kepada staffnya untuk mencegah terjadinya penyelewengan dalam penerimaan kas..

D. Pemecahan Masalah Sistem Peneriman Kas pada kantor  Notaris Yanti, SH., M.Kn.

1). Bagian yang terkait :

• Bagian Penjualan : Bertugas dalam menerima pesanan dari klien, melakukan pengurusan dan membuat akta. Hal ini hanya dilakukan oleh Staff Akta/PPAT
• Bagian Kas : Melakukan penerimaan atas seluruh transaksi penerimaan kas yang terjadi pada kantor Notaris Yanti, SH., M.Kn baik secara tunai maupun transfer antar bank.
• Bagian Pengiriman : Mengambil atau mengirimkan berkas-berkas yang dibutuhkan oleh Staff Akta & PPAT. Dilakukan oleh Staff Lapangan
• Bagian Akuntansi : Membuat invoice (tagihan biaya) kepada klien, serta menyusun laporan keuangan, dilakukan oleh Staff Keuangan.

2) Dokumen yang disarankan:

• Invoice / tagihan biaya yang dibuat sesuai dengan jasa yang digunakan oleh klien sudah tepat
• Penggunaan kwitansi yang disarankan sebaiknya dalam satu bentuk saja, baik berupa penerimaan kas secara tunai maupun transfer antar bank.
• Tanda Terima, dokumen yang berisi bukti bahwa sejumlah berkas telah diterima dengan baik oleh klien. Penggunaan dokumen sudah tepat.

3). Catatan yang disarankan : Penggunaan catatan pada setiap transaksi penerimaan kas, baik secara tunai maupun transfer antar bank menggunakan laporan keuangan yang dilakukan perbaruan setiap harinya sesuai dengan informasi yang benar.

4). Prosedur yang disarankan : Prosedur Penjualan dilaksanakan oleh Staff Akta dan PPAT, Prosedur Penerimaan Kas, pendapatan secara tunai dan transfer kas ke bank sebaiknya dilakukan oleh Staff Keuangan,

Kesimpulanya penelitian ini sebagai berikut: 

Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penerimaan Kas pada kantor Notaris Yanti, SH., M. Kn sudah cukup baik. Sistem penerimaan kas diawali dengan adanya penjualan yang di lakukan oleh bagian penjualan terhadap jasa yang dibutuhkan oleh klien. Dilanjutkan dengan staff lapangan yang bertugas dalam mengambil berkas klien dan melakukan pengurusan ke instansi pemerintah. Setelah seluruh pelayanan jasa yang diberikan kepada klien telah dilaksanakan, maka tahap selanjutknya klien melakukan pembayaran baik secara tunai maupun transfer antar bank. 

Sistem penerimaan kas yang dijalankan menggunakan catatan formulir berupa kwitansi sebagai bukti penerimaan kas, baik secara tunai maupun secara transfer antar bank. kemudian pada penerimaan kas tersebut dilakukan pencatatan pada laporan keuangan sebagai pendapatan yang telah diterima oleh kantor Notaris Yanti, SH., M.Kn. Laporan keuangan ini kemudian disajikan dalam bentuk informasi yang kemudian akan disampaikan kepada pimpinan, sehingga pimpinan dapat mengetahui besarnya pendapatan yang diterima dan mampu melakukan pengelolaan kas dengan baik.

Pelaksanaan sistem pengendalian Manajemen intern dalam sistem penerimaan kas perlu dilakukan beberapa perbaikan. Masih terdapat penyimpangan pada sistem penerimaan kas yang berlangsung, yaitu pada otorisasi penerimaan kas dan formulir kwitansi. Dalam melakukan penerimaan kas diterima oleh staff akta dan ppat, serta staff keuangan. 

Penerimaan kas dalam bentuk tunai tidak langsung disetorkan ke bank, melainkan di simpan ke dalam brankas milik kantor sehingga kas tersebut digunakan untuk biaya pengeluaran kantor sehari-hari, serta adanya pengambilan prive oleh pimpinan. Sedangkan untuk formulir pada kwitansi yang dimiliki oleh kantor Notaris Yanti, SH., M.Kn. ini memiliki bentuk yang berbeda. Kwitansi penerimaan kas dalam bentuk tunai memiliki 3 rangkap formulir, sedangkan untuk kwitansi penerimaan kas transfer antar bank hanya memiliki 1 lembar asli saja.

Adapun rekomendasi yang disampaikan oleh peneliti antara lain:

• Sebaiknya penerimaan kas secara tunai oleh kantor Notaris Yanti, SH., MH.Kn. di lakukan penyetoran ke bank pada hari yang sama untuk menghindari terjadinya penyelewengan penerimaan kas.
• Sebaiknya pencatatan pada kwitansi penerimaan kas baik penerimaan secara tunai maupun transfer antar bank memiliki satu bentuk kwitansi saja untuk memudahkan dalam mengkaji ulang data penerimaan kas yang dimiliki
• Sebaiknya seluruh transaksi penerimaan kas pada formulir kwitansi di otorisasi oleh Staff Keuangan
• Sebaiknya penelitian ini dapat dijadikan sebagai acuan kepada mahasiswa lain yang melakukan penelitian berkaitan dengan sistem penerimaan kas.

Daftar Pustaka

Anggito Albi dan Setiawan Johan, 2018, Metodologi Penelitian Kualitatif, Jawa Barat

Jimat, S., Pratiwi, N. M., & Nasution, U. C. (2018). Analisa Pengendalian Intern Dalam Persediaan Obat Untuk Pasien Pengguna BPJS Kesehatan di RSUD Dr.H.MOH. Anwar Kabupaten Sumenep. Jimat (Journal Dinamika Administrasi Bisnis Untag), 4, 11.

Mahatmyo, atyanto, 2014, Sistem Informasi Akuntansi Suatu Pengantar,Yogyakarta : Deepublish

Marina Anna, dkk , 2017 , Sistem Informasi Akuntansi (Teori dan Praktikal), Surabaya : UMSurabaya Publishing

Marlyta, I. D. (2019). Analisis Pengendalian Internal Dalam Sistem Dan Prosedur Penggajia Pada Pt Central Mitra Semesta Lamongan. Journal of Business Administrasi, 1–15.

Megawati, R. E., Made, N., Pratiwi, I., & Konsumen, K. (2011). Analisa Pengaruh Total Quality Manajemen Terhadap Kepuasan Konsumen ( Studi kasus pada UMKM UD . Rizky Barokah , Surabaya ). Jimat (Journal Dinamika Administrasi Bisnis Untag), 3.

Mulyati, Ningsih, V. A., Nasution, U. C., & Juni, D. (2020). Analisa Pengelolaan Kas dalam Upaya untuk Menjaga Likuiditas pada Koperasi Agribisnis Dana Mulya Pacet. Jimat (Journal Dinamika Administrasi Bisnis Untag).

Rachmawati, I. (2015). Analisis sistem pengendalian internal terhadap sistem akuntansi penggajian (pada cv. Global prima sidoarjo). Journal of Business Administrasi, 1–11.

Reza, eru Kreshna dan Melly Susanti, 2002, Akuntansi Pemerintaj, Bandung :Meida Sain Indonesia

Rukajat, ajat, 2018, Pendekatan Penelitian Kualitatif (Qualitative Research Approach), Yogyakarta : Deepublish

Wijaya Hengki dan Helaluddin, 2019, Analisis Data Kualitatif, sekolah tinggi Theologia Jaffray