Etika Berkirim Surel

 

Ilustrasi/ Kompasiana (shutterstock)

Saya tipe orang yang super perhatian dengan tata bahasa. Tidak harus sempurna (karena Sempurna hanya milik Andra and The Backbone), penggunaan bahasa yang baik itu sedikit banyak menunjukkan karakter seseorang.

Bahasan kali ini seputar surel (surat elektronik, alias email). Saya sering menjumpai banyak pengguna surel yang kurang memperhatikan tata bahasa ketika berkirim surel. Entah karena terburu-buru, tidak mengerti, atau menganggap bahwa itu tidak penting. Formal atau tidak formal, surel yang memiliki struktur dan tata bahasa yang baik itu membuat yang membaca nyaman. Setidaknya tidak harus 'menerjemahkan' bahasa planet lain.

 

Ada nggak sih etika dalam mengirimkan surel?

Tidak ada aturan tertulis mengenai etika mengirimkan surel, namun ada beberapa poin yang selama ini selalu saya catat.

 

1) Gunakan judul surel yang mencerminkan isi

Ada orang yang memang jarang menerima surel sehingga setiap surel yang masuk selalu dibaca, namun banyak juga yang dalam sehari menerima puluhan dan ratusan surel sehingga hanya yang tingkat prioritasnya tinggi yang dibuka. Sudah jelas surel yang judulnya 'Hai' tidak akan dibuka terlebih dahulu dibanding 'Perjanjian Kerja Sama'.

 

2) Sapalah orang yang dikirimi surel

Sama halnya seperti berbincang di dunia nyata, saat pertama kali bertemu, sapalah dengan sopan. Banyak pengguna surel yang melupakan ini karena terburu-buru ingin menulis isi. 'Dear Bu XXX' atau 'Bapak YYY yang baik', adalah contoh sapaan yang bisa digunakan. Singkat dan sopan. Sesama teman? Penggunaan sapaan informal seperti 'Hai, ABC' akan dirasa lebih menyenangkan daripada langsung pada topik masalah.

 

3) Gunakan bahasa 'normal'

Memangnya ada yang tidak normal? Makanya saya beri tanda kutip. Mereka yang terbiasa berkomunikasi dengan SMS atau pesan singkat dalam bentuk apapun punya kecenderungan untuk menyingkat. Tak hanya menyingkat, melainkan juga menggunakan kode. Jangan menggunakan bahasa pesan singkat untuk surel. After all, surel adalah media untuk mengirimkan pesan dalam bentuk yang lebih panjang. Meskipun menggunakan perangkat mobile seperti handphone, selalu gunakan bahasa yang bisa dimengerti. Contoh yang paling sering saya jumpai adalah imbuhan -nya yang diganti dengan x. "Rasax sudah lama tidak bertemu", misalnya. Hello?

 

Tidak harus sangat formal, hanya jangan jadi orang males.

 

4) Sebisa mungkin singkat dan to the point

Alasannya serupa dengan nomor 1. Ketika memang harus panjang, ya biarkan panjang. Tapi ketika bisa diperpendek dengan menghilangkan yang sekiranya tidak perlu, it's much better. Juga ingat bahwa dalam komunikasi maya, intonasi Anda tidak bisa ditangkap oleh penerima, jadi sampaikan semuanya secara jelas, hindari menyindir atau menggunakan sarkasme.

 

5) Jangan menggunakan huruf kapital semua

Tombol capslock nggak rusak, kan? Sip. Menggunakan huruf kapital semua dalam tulisan itu membuat yang membaca pusing dan dalam konvensi internasional, artinya Anda marah.

 

6) Gunakan kalimat penutup

Kalimat pembuka berupa sapaan penting, maka kalimat atau kata penutup juga penting. 'Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu', 'Selamat siang', 'atau 'Best regards' adalah contoh yang bisa digunakan.

 

7) Sertakan nama dan informasi lain

Selain sapaan, penutup berupa kalimat penutup dan nama pengirim juga sering terlupakan. Judul saja sering lupa. Jadi dalam surel itu isinya hanya isi, tanpa kalimat pembuka dan penutup, juga tanpa nama pengirim. Hal ini akan membuat penerima surel Anda bingung siapa Anda atau yang lebih buruk: tersinggung karena Anda terkesan tidak menghormati penerima surel. Apa sih ngirim email kok ujug-ujug, sudah tidak menyapa, tidak menggunakan nama pengirim pula.

 

Biasakan mengakhiri surel dengan nama, bila perlu tambahkan dengan nomor telepon yang bisa dihubungi, alamat surel alternatif, hingga tautan ke LinkedIn, misalnya.

 

8) Jangan jadi one-liner

Ini berlaku terutama ketika Anda menjadi anggota sebuah mailing list. Setiap surel dalam sebuah mailing list akan di-forward ke setiap anggota, sehingga pastikan Anda memang mengirimkan sesuatu yang berguna, bukan sekedar 'wkwkwkwk'. Proses loading yang diperlukan untuk membuka surel dengan 3 paragraf sama dengan yang isinya hanya satu kata. Bagi yang layanannya tergantung bandwidth, ini akan merugikan mereka.

 

Siap berkirim surel dengan etika yang baik? Yuk!

 

XOXO,

 

-Citra