Dalam untaian masa, ada momen indah yang sayang jika terlewati yaitu menikah kemudian menikahkan buah hati. Hari pernikahan dinantikan setiap pasangan calon pengantin serta keluarga.
"Mama, bilang aja berapa semua biaya" ujar Ray suatu hari. Sang ibu pun mulai mencari informasi ruang sewa di hotel.
Sebulan kemudian, staf marketing Hotel Celeste menelpon.
"Bu Mira, bagaimana acara wedding putra ibu, saya perlu konfirmasi, ada tamu lain berminat booking di tanggal itu"
Bu Mira langsung mengontak putranya. Ia lupa mengabarkan bahwa ballroom sudah diblok.
"Ray, Mama harus bayar deposit untuk ngunduh mantu nanti"
Bu Mira pun membayar 25% sebagai deposit dari total biaya hasil hitung-hitungan sementara.
Berbeda dengan Bu Mira, Desy calon pengantin tetiba raib. Hotel hilang kontak. Begini kisahnya.
Desy dan ibunda telah menetapkan hari pernikahan pada 5 Maret 2022. Dibayarlah uang muka sebagai pengikat sebesar Rp 25 juta kepada hotel.
Desy lalu kembali studi ke Australia. Kedatangannya di Jakarta sekalian kangenan dengan sang ibu, katanya. Tunangannya, David, juga menempuh studi di negri kangguru itu.
Waktu pun berlalu.
Pihak hotel menelpon Desy setelah 4 bulan tiada kabar. Entah sibuk atau berganti nomor gawai, Desy menghilang.
Manajemen Hotel diburu oleh panitia seminar nasional sebuah perguruan tinggi. Tanggal acara pada tanggal yang sama dengan tanggal pernikahan Desy, 5 Maret 2022. Andi, staf banquet hanya ingin kejelasan. Jadi atau engga?
Andi bingung mencari jejaknya, pasalnya tiada kontak selain Desy.
Suatu hari, Andi menerima email. Desy dan David putus tali pertunangan sejak 2 bulan lalu. Oh no! Rencana pesta pun bubar jalan.
Bagaimana nasib uang pengikat sewa ballroom?
Mengurus pernikahan anak itu gampang-gampang susah. Kalau dibilang gampang, banyak kaum ibu yang sakit kepala menanganinya.
Kalau dibilang sukar, nyatanya pesta perkawinan di hotel selalu berjalan lancar saja, hanya kadang kita gak sabaran.
Anda tinggal duduk manis. Paling-paling urusan gaun pengantin, rias wajah, baju seragam keluarga, sewa mobil mewah, itu yang perlu diatur.
Atau anda duduk lebih santai lagi dengan menghubungi wedding organizer. Benarkah?
Proses tahapan penyewa, ingatlah langkah berikut:
(1.) Bayarlah deposit sebagai pengikat.
(2.) Mintalah perjanjian tertulis/surat konfirmasi
(3.) Peraturan dalam surat perjanjian tertulis harus memuat:
(3.1.) Tahap biaya perkawinan
(3.2.) Denda pembatalan
(3.3.) Ruang acara
(3.4) Katering atau menu
(3.5) Ketentuan force majeur
Ray dan Ibundanya, Mira, mengikuti tahapan berikut:
(1.) Membayar deposit
Bila tanggal acara telah disepakati, teguhkan keseriusan dengan membayar uang muka 25% dari total biaya sebagai pengikat
(2.) Menerima perjanjian tertulis atau surat konfirmasi.
Dilengkapi seluruh perincian harga untuk mengetahui perkiraan biaya perkawinan.
(3.) Poin penting dalam surat perjanjian tertulis
(4.) Tahap pembayaran biaya pernikahan
Ketentuan membayar uang muka:
25% sebagai deposit pertama, pengikat sewa ruangan agar tidak dialihkan kepada pembeli lain
50% sebagai deposit ke-2
100% adalah sisa pembayaran, 14 hari sebelum acara.
Bagaimana jika terjadi pembatalan?
Akan dikenakan denda, sebesar:
25% denda, usai surat perjanjian ditandatangani
50% denda jika batal 30 hari sebelum acara
100% denda jika 14 hari sebelum tanggal acara, dibatalkan.
(b) Ruang acara
Banyak hotel memiliki ruangan ballroom lebih dari satu ruang. Tak mau bisnis menguap, bisa saja 2 atau 3 pesta perkawinan digelar pada hari yang sama dan jam sama.
Para undangan bingung, dimana acara Pernikahan Diana & Jack? di Ballroom 2 lantai 3? atau Ballroom 3 lantai 2? Telitilah
(c.) Katering atau menu
Menu, paling krusial dari seluruh rangkaian pesta perkawinan. Hotel menetapkan jumlah piring yang tersedia sebagai acuan jumlah tamu yang datang.
Bu Mira mengundang 500 orang untuk acara perkawinan ananda Ray & Susi. Ia memesan porsi makan untuk 500 orang.
Satu jam menjelang acara ditutup, ia melihat tumpukan piring tersisa 50 buah. Sementara petugas checker mencatat 450 orang datang.
Andi, Banquet Manajer mengontak Bu Riri, adik Bu Mira yang diberi wewenang penuh atas jalannya pesta.
"Bu Riri, apakah ingin menambah jumlah piring, kuatir yang datang melebihi 500 orang?"
Bu Riri tak ingin menanggung malu bila stok makanan di meja prasmanan habis. Iapun menambah jumlah 50 piring.
(d.) Ketentuan force majeur
Ayah sakit keras, sang ibu dari calon pengantin berpulang,. Banjir mengepung kota sehingga akses sulit, kebakaran rumah sang calon pengantin, gempa bumi yang menimbulkan kepanikan, itulah contoh penyebab batalnya pesta perkawinan.
Hotel akan memberi tanggal lain sebagai alternatif dengan tenggang waktu 3 bulan, 6 bulan dsb.
Sulitkah proses mengadakan perayaan di ballroon - hotel?
Menikah di ballroom hotel, tidaklah sesulit yang kita pikirkan.
Adapun yang perlu anda ketahui, prinsip utama dari ketentuan hotel sebagai si empunya ruangan, pihak hotel tidak menyewakan ruangan tanpa membeli paket pernikahan.
Ray & Susi membeli paket pernikahan, bukan menyewa ballroom. itulah yang dibayar.
Pihak hotel tidak memperbolehkan membawa makanan sisa dari menu prasmanan (buffet menu). Namun ada pula hotel yang mengijinkan dengan surat perjanjian tertulis.
Mengapa?
Sebab hotel tak ingin bertanggung jawab, menanggung resiko jika makanan basi. Selain kuatir terkena bakteri juga mencegah makanan beracun (poison) dengan kemasan yang tak layak.
Sebelum prasmanan digelar, penguji makanan (food tester) dari staf hotel siap memeriksa kualitas makanan.
Makan? Tidak, hanya mencicipi.
Bisnis yang menjanjikan
Bagi hotel, acara perkawinan di Ballroom adalah target utama dalam penjualan makanan dan minuman (F&B).
Tengok saja, hanya 4 hingga 5 jam kita melayani semua undangan, namun pendapatan hotel tambun.
Semakin banyak jumlah undangan, misalnya di atas 1000 orang, akan semakin murah. Mahalkah? Relatif.
Bisnis ini menggiurkan bagi wedding organizer (WO). Mereka membantu dengan menggelar wedding expo, bridal gathering, dsb.
Bagi calon pasangan pengantin, menabung saja sejak dini. Pesta perkawinan di hotel pun bisa berlangsung dalam jumlah undangan terbatas, misalnya 50 atau 100 orang.
Ditengah pandemi, menjauhi kerumunan penyebab pesta perkawinan di hotel menurun. Jumlah undangan yang dibatasi juga menjadi alasan enggan mengurus pesta di hotel.
Namun, Bu Mira tentu ingin membahagiakan putra dan putri, sehari saja, sepanjang umur hidupnya. Tahun depan atau mungkin 2 tahun mendatang?
Semoga bermanfaat.
Salam hospitality!
Catatan:
(*) Tulisan ini berdasar pengalaman penulis di hotel berbintang 4 dan 5. Tidak menjadi ketentuan yang baku.
(*) Nama-nama disamarkan
