Memanfaatkan Teknologi Informasi Bagi Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) di Tengah Pandemi Covid-19

Indonesia resmi memiliki perusahaan digital berstatus decacorn ! Ya, bergabungnya Gojek dan Tokopedia yang merupakan raksasa bisnis digital di Indonesia beberapa waktu yang lalu, semakin memperkuat sinyal bahwa Indonesia siap menatap cerah potensi bisnis digital.  

GoTo akan menjadi motor penggerak ekonomi digital di Indonesia, dimana para mitra yang terdiri dari para driver ojek dan UMKM (merchant) akan ikut berperan sejalan dengan GoTo dalam meningkatkan dan memutar roda perekonomian bangsa. 

Hanya ada satu benang merah dan paling utama dalam memajukkan ekonomi bangsa, khususnya ekonomi digital dan ditangan para pelaku UMKM, apa itu ? 

Tidak lain dan tidak bukan adalah Internet, ya Internet ! Bahkan seorang William Tanuwijaya yang merupakan CEO Tokopedia pernah berujar bahwa generasi muda saat ini adalah generasi paling beruntung di dunia, apa dasarnya ? Beruntung karena bisa belajar dan tahu banyak hal dengan internet, bersekolah, bekerja dan berbisnis juga dengan internet. 

Pandemi Covid-19 telah merubah banyak hal, dimulai dari pola belajar dan pola bekerja, sampai dengan melahirkan model-model bisnis yang baru, yang pasti semua kebiasaan baru tersebut melibatkan internet, tidak bisa tidak, karena ruang gerak manusia terbatas selama pendemi. 

Di satu sisi internet tidak terbatas ruang dan waktu, internet terus berpenetrasi bergerak ke seluruh penjuru manapun yang dia kehendaki, dengan demikian pandemi ini memunculkan satu hipotesis mendasar yakni : "siapapun yang menguasai internet, informasi dan teknologi, maka dialah yang menguasai permainan" permainan disini mengacu pada banyak hal tentunya, bisnis dan ekonomi termasuk di dalamnya. Selama periode pandemi Covid-19 ini, semua orang pasti selalu bersinggungan dengan internet. Tidak terkecuali pebisnis UMKM yang juga bisa memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga dapat menjadi "asisten" dalam menjalankan bisnisnya  

Para pelaku UMKM perlu mengelola informasi dengan baik, untuk menghasilkan keputusan yang akurat dan bertujuan kepada business continuity (keberlangsungan bisnis). 

Keberlangsungan usaha merupakan aspek tertinggi dalam bisnis UMKM, proyeksi jangka panjang dan terus beroperasi harus lebih diprioritaskan selama pandemi ini, dibandingkan hanya memperoleh laba dan tidak ada aspek continuity. 

Banyak UMKM yang telah memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan bisnisnya, mereka menjual produknya di marketplace GoFood, GrabFood, Tokopedia misalnya, menjual produknya melalui sosial media seperti WA atau facebook. Ditengah pandemi seperti ini para UMKM jelas bisa bertumpu pada internet dan teknologi informasi untuk "bertahan hidup". Penulis akan coba memberikan rekomendasi teknologi informasi yang bisa dimanfaatkan oleh pebisnis UMKM

1. Pembelian : Mengotomatisasi Prosedur Pembelian dengan Google Drive   

Aktivitas pembelian bahan baku merupakan proses bisnis dimana pebisnis akan berhubungan dengan pemasok sebagai pihak eksternal. Pebisnis bisa memanfaatkan aplikasi Gdrive atau aplikasi sharing project lainnya untuk memperbaharui status persediaannya, dimana para pemasok diberikan hak akses atas Gdrive tersebut dan membiarkan pemasok melihat status persediaan. Diharapkan secara otomatis para pemasok mitra UMKM dapat menawarkan barang dan mengirimkannya sesuai kuantitas, kualitas dan tepat waktu. 

2. Produksi : Memproduksi Bahan Baku dengan Metode Forecasting (Peramalan)

Pebisnis bisa membaca pola pesanan berdasarkan history-nya, maka dari itu riwayat pesanan harus di simpan di database (Bisa Ms. Office atau aplikasi lainnya), jangan dihapus. Contohnya adalah menyimpan database pelanggan tetap, mengidentifikasi produk paling laris tiap minggu, atau membaca karakter pemesanan berdasarkan jam/waktu pemesanan. Pola forecasting atau prediksi pesanan juga bisa dilakukan, misalnya pebisnis kue kering yang memproduksi kue dengan jumlah yang cukup banyak saat menjelang lebaran. Fitur Google form juga bisa digunakan untuk survey kepuasan pelanggan dan harapan pelanggan kedepannya, sehingga bisa dijadikan dasar keputusan produksi. 

3. Penjualan : Membuat E-Katalog Produk dan Memanfaatkan Google Trends

Banyak platform marketplace dan media sosial yang dijadikan tempat untuk memasarkan produk, pebisnis dengan premium member bisa memanfaatkan data-data statistik yang diberikan oleh marketplace/medsos tempat mereka berjualan, seperti data penjualan, data konsumen dan data lainnya. 

Pebisnis juga bisa memanfaatkan blog untuk memasang produk mereka di internet, selain blog dengan domain gratis, saat ini sudah banyak aplikasi-aplikasi gratis lainnya yang menawarkan jasa e-catalogue. E-catalogue akan sangat berguna bagi pelanggan untuk melihat-lihat produk tanpa adanya aktivitas percakapan atau foto produk yang "kelelep" seperti di WA atau IG . Jangan lupa juga memanfaatkan Google Trends, untuk melihat apa saja yang sedang viral dan happening, sehingga pebisnis bisa menjual produknya dengan memanfaatkan search engine optimization. 

4. Pembayaran : Memanfaatkan E-mail/WA/Telegram untuk Mengirim Tagihan

Cukup banyak pebisnis UMKM yang kurang peduli terhadap dokumen-dokumen transaksi, padahal dengan adanya dokumen seperti invoice misalnya, pebisnis bisa mengidentifikasi berapa banyak penjualan yang telah dilakukan. 

Elektronik invoice akan lebih poweful di era digital, selain bisa secara praktis dibuat melalui Ms.Office, invoice tersebut akan otomatis tersimpan di cloud/internet sehingga kecil risikonya untuk kehilangan data. 

Pebisnis bisa menggunakan e-mail, whatsapp atau telegram untuk saling berkirim data dengan konsumen. Metode pembayaran juga bisa memanfaatkan e-money atau aplikasi transfer tanpa biaya admin, sehingga pebisnis dan konsumen bisa memanfaatkan fitur-fitur diskon yang kadang diberikan penyedia jasa/layanan tersebut.

5. Pelaporan : Micosoft Excel adalah Aplikasi yang Cukup Mumpuni dalam Membuat Laporan Bisnis 

Bagi sebagian besar pelaku UMKM, membuat laporan bisnis apalagi laporan keuangan adalah hal yang rumit dan ribet, oleh karenanya banyak pebisnis yang tidak mempunyai laporan keuangan. 

Tapi paling tidak laporan penjualan, laporan database konsumen dan pemasok, riwayat pemesanan konsumen, laporan persediaan perlu dibuat. Akan lebih baik jika UMKM mampu membuat laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca atau arus kas. 

Semua laporan tersebut bisa dibuat oleh aplikasi Ms.Excel atau aplikasi software akuntansi lainnya. Lebih jauh lagi, pelaku UMKM yang mampu membuat laporan keuangan dan bisnis akan lebih mudah memperoleh akses pendanaan dari pihak luar.

Proses bisnis diatas memberikan gambaran bahwa, ada banyak teknologi yang bisa dimanfaatkan untuk dapat berbisnis dengan cepat dan aman tanpa harus melibatkan pergerakan fisik yang signifikan. 

Pada akhirnya UMKM yang mampu bertahan ditengah pandemi dan kesulitan ekonomi ini merupakan UMKM yang "tangguh", UMKM tersebut mampu memanfaatkan dan mengelola teknologi informasi dengan tepat ditengah keterbatasan pergerakan manusia. Sehingga pandemi Covid-19 ini adalah ujian bagi para penggiat UMKM untuk dapat terus survive, karam atau bahkan loncat lebih tinggi lagi.