Pentingnya Etika Berwebinar

Masih banyak detilnya yang menjadi tanggung jawab host atau moderator. Semua tim penyelenggara harus tahu masing-masing fungsi peranannya yang menjadi hak dan tanggung jawabnya. Apakah sebagai narsum utama, atau sebagai narsum bintang tamu, sebagai moderator, host dan co-host, mc, operator dan lain sebagainya. Sebaiknya ada detil rundown yang dibagikan kepada panitia penyelenggara. Lebih baik lagi ada briefing  singkat sebelum acara dimulai. Jangan membicarakan persiapan di depan calon partisipan atau audiens yang telah bergabung menunggu acara dimulai. Atau mereka dibiarkan menunggu di waiting room. Etikanya yang baik; sebenarnya harus diinformasikan kepada audiens yang berada di ruang tunggu tadi bila memang ada keterlambatan waktu memulainya.

Acara-acara webinar yang formil ditandai dengan penggunaan virtual background yang seragam atau standar yang diberikan oleh panitia penyelenggara. Di beberapa webinar bisa jadi panitia menyediakan beberapa pilihan virtual background yang bisa dipergunakan. Nah, terkait latar belakang virtual ini juga menjadi krusial. Kalau kita menjadi narsum, moderator, host, co-host, atau mc kita harus taati sebagai bagian dari tuan rumah menggunakan latar belakang virtual ini yang telah ditentukan oleh panitia penyelenggara. Lebih lucu lagi bila partisipan saja mengikuti sementara tuan rumahnya tidak menggunakan.

Audiens atau partisipan seakan-akan tersihir bila tuan rumahnya respek kepada acara tersebut. Mereka akan patuh mengikuti aturan main yang berlaku. Mereka akan serta merta respek tersihir manakala tuan rumahnya juga menghargai acara webinar tersebut. Di chat room biasanya panitia penyelenggara menyediakan link daftar hadir, atau link ke server untuk download materi seminar yang disampaikan oleh narsum ke para partisipan. Atau panitia juga share link facebook atau link youtube bila disiarkan secara langsung (livestreaming). Panitia juga biasanya membagikan nomor kontak whatsapp dan alamat email narsum, tentunya harus seijin dan sepengetahuan yang bersangkutan.

Sebaiknya panitia penyelenggara patuh oleh rundown yang telah dibuat dan ditetapkan. Biasakan memulai acara secara on time atau tepat waktu. Begitu pula menyelesaikannya sesuai jadwal yang telah ditentukan. Panitia dapat memberikan kesempatan bagi audiens yang tidak sempat bertanya, atau telah bertanya namun belum sempat terjawab oleh narsum karena keterbatasan waktu, dengan jalan mengajak bergabung di whatsapp group melalui link yang dishare di chat room. Sehingga partisipan dapat melanjutkan diskusi dan tanya jawab kepada narsum pasca webinar.

Pada saat akan menyiarkan langsung di facebook atau youtube harus dipertimbangkan selain kalimat-kalimat sensitif dan hoax yang harus dihindari tadi. Termasuk juga materi audio atau video, pastikan mempunyai ijinnya (license dan copyright) atau memang bebas ijin siar. Sehingga tidak akan mendatangkan masalah ke depannya.

Diingatkan kembali kepada moderator, host, mc dan para nara sumber untuk memastikan kembali kualitas koneksi internet. Mengecek kembali dan menyiapkan bandwith jaringan koneksi yang cukup dan stabil. Sebisa mungkin memiliki backup koneksi internet. Sehingga jangan menjadi masalah utama pada saat berbicara. Karena semua audiens yang sedang menyaksikan fokusnya akan ke tampilan pembicara. Bila terjadi masalah, moderator, mc atau host harus cepat tanggap dan mengambil alih agar tidak terjadi kekosongan waktu yang mungkin bisa cukup lama. Kita harus menghormati partisipan yang telah bergabung selama webinar berlangsung.

Sebagai narsum kita harus benar-benar memperhatikan dan mengecek kembali perihal semua di atas tadi. Faktor-faktor yang terkait kepada penampilan kita harus perhatikan. Misalkan; porsi muka kita - jangan sampai kebesaran atau kedekatan dan jangan sampai kekecilan atau kejauhan. Proporsional dan yang paling pantes. Demikian terkait itensitas cahaya yang memengaruhi kualitas gambar muka kita.

Kesempurnaan gambar virtual background juga sangat penting. Lebih baik sisihkan waktu sejam atau dua jam sebelum dimulai daripada akan menjadi masalah fatal. Bila kita akan sering tampil menjadi pembicara, pertimbangkan untuk membeli atau menyediakan peralatan pendukungnya. Jangan nanggung! Sediakan layar dengan kain hijau terang atau hijau stabilo, beserta tiang pendukungnya. Toh biayanya tidak terlalu mahal, namun akan selalu dipergunakan.  

Jika belum ada, atau di tempat lain yang tidak tersedianya peralatan tersebut, cari latar belakang sisi dinding polos terang, dan cari posisi yang paling baik kepada pencahayaan muka kita. Bila tidak memungkinkan menggunakan virtual background sehingga gambar muka kita rusak, sebaiknya tidak usah dipaksakan. Namun seharusnya sebagai pembicara hal-hal seperti ini telah diantisipasi jauh-jauh hari sebelumnya. Dari sini saja kesiapan pembicara dapat terukur atau dapat dinilai. Belajar menghargai tampilan diri sendiri sebelum mengomentari tampilan orang lain. Hal ini merupakan bagian dari kesiapan mental kita, terutama aspek daya resiliensi digital. Mau belajar dan cepat beradaptasi dengan lingkungan yang serba digital ini.

Demikian juga bila kita menjadi partisipan, banyak hal yang harus kita perhatikan. Bergabunglah pada acara webinar tepat waktu, atau tidak ikut sama sekali. Sebisa mungkin jangan keluar-masuk kalau memang tidak terpaksa. Pastikan saat join, posisi microphone kita dalam keadaan tidak berfungsi atau tidak menyala. Ini sebagai catatan penting. Karena tanpa disadari sering kali partisipan yang baru join, sering kali melakukan kesalahan ini. Suara mereka sedang berbicara di rumah atau di tempat melakukan webinar seakan-akan bocor dan menggangu pembicaraan nara sumber yang sedang berbicara menyampaikan materi.

Walau bukan sebagai narsum pembicara, sama halnya kita pun sebagai partisipan harus menyiapkan diri in proper.  Melalui chat room, biasakan mengucapkan salam saat bergabung, dan pamit saat kita ingin meninggalkan acara webinar yang sedang kita ikuti. Ikuti tata cara atau aturan yang telah disampaikan penyelenggara. Pada saat bertanya ataupun berbicara pastikan mic dan kamera kita menyala dengan baik. Setting sebelumnya agar suara kita tidak terlalu kecil atau tidak terlalu besar (manners matter).