Ini berarti  budaya dipahami bukan sebagai suatu yang statis, tetapi sebagai suatu dinamika dan, dalam suatu masyarakat tertentu, tidak homogen melainkan bentuk tindakan linguistik yang agak heterogen, sehingga komunikasi yang gagal dan kesalahpahaman tidak hanya dapat terjadi antarbudaya tetapi  intrakultural.
Bahasa mencerminkan budaya sebagai sistem di mana individu dapat berkembang lebih atau kurang dengan bebas. Kerangka dasar bahasa terdiri dari sintaksis, tata bahasa, dan kosa kata. Tetapi bahkan jika individu berbicara dalam bahasa yang sama, itu tidak berarti  mereka berpikir atau bahkan memiliki pendapat yang sama. Karena setiap individu memiliki perbendaharaan kata, realitas hidup mereka sendiri dan dapat mengekspresikan sikap dan niat individu dan unik dalam masyarakat.
Dalam literatur penelitian antar budaya, sebagian besar penulis menerima penyederhanaan yang sangat besar terlepas dari kompleksitas konsep budaya. Dalam kasus komunikasi bisnis antar budaya, dianggap perlu untuk menyamakan diferensiasi budaya dengan demarkasi nasional. Artinya, budaya biasanya disamakan dengan masyarakat yang dapat dibedakan dari masyarakat lain oleh batas-batas negara atau serangkaian karakteristik etnis yang konstan seperti ras, bahasa, agama, dll. Namun, budaya nasional  atau etnis  bukanlah entitas yang homogen. Standar budaya dan manifestasinya bervariasi antara subkelompok yang berbeda, yang disebut subkultur masyarakat. Sebagian besar kasus di bidang penelitian antar budaya, referensi dibuat untuk perbedaan antara budaya nasional dan bahasa berbeda yang menyertainya.
Pandangan seperti itu  harus digunakan dalam karya ini. Meskipun demarkasi seperti itu bukannya tanpa masalah, satu hal yang harus dikatakan: Terlepas dari semua perbedaan yang khusus untuk mereka, subkultur selalu terdiri dari inti pandangan dunia, nilai, norma dan pola tindakan yang sama yang mengidentifikasinya sebagai milik budaya tertentu. Oleh karena itu, budaya organisasi perusahaan  mencerminkan budaya di mana mereka tertanam.
Terakhir, jarak budaya harus disebutkan sebagai aspek penting dalam konteks ini. Orang Belanda, Denmark, dan Swiss lebih dikenal orang sesama Eropa daripada orang India, Indonesia, Korea, atau Jepang. Beberapa lebih dekat dengan budaya mereka sendiri, yang lain tampak jauh. Kata dekat dan jauh mengacu pada dimensi yang sangat penting dalam pertemuan antar budaya. Semakin banyak kesamaan di antara orang-orang, semakin kecil jarak budaya dan semakin sedikit kesamaan, semakin besar jarak budaya. Untuk komunikasi antar budaya, ini berarti: Semakin kecil jarak ini, semakin mudah dan besar kemungkinan untuk memahami pihak lain secara memadai. Dengan jarak budaya yang lebih jauh, di sisi lain, lebih mudah untuk salah paham atau tidak mengerti.
Berkomunikasi satu sama lain adalah fenomena dasar hidup berdampingan manusia. Secara umum, komunikasi menggambarkan pertukaran, pemahaman dan proses penyampaian informasi melalui ekspresi dan persepsi dari segala macam tanda.Dalam bentuk komunikasi yang paling sederhana antara dua orang, pengirim memiliki gambaran tertentu di kepalanya, mengkodekannya dengan bantuan bahasa dan mengirimkannya kode ini. Penerima sekarang mendengar kata yang diucapkan, menerjemahkannya dan, idealnya, mengenali gambar pengirim. Namun, komunikasi hanya dapat dikatakan berjalan lancar jika penerima menafsirkan pesan dengan cara yang sama seperti pengirimnya. Pada prinsipnya, ini hanya mungkin jika pesan telah dikirim dan diterima sepenuhnya.
Di sinilah tepatnya masalah komunikasi antar budaya dimulai; Sebagai aturan, komunikasi gagal jika anggota satu budaya tidak akrab dengan skema implisit dari budaya lain atau cara linguistik dan non-verbal mereka.
Tindakan linguistik sehari-hari biasanya tidak membuat apa yang dimaksud secara eksplisit  setidaknya tidak sepenuhnya - tetapi lebih mengarah pada apa yang diekspresikan pada pengetahuan (budaya) yang diasumsikan secara bersama-sama di antara mitra komunikasi. Ucapan individu seperti Ini membuka rapat! dapat memicu beberapa skema kognitif pada saat yang bersamaan. Misalnya, diagram alur kemajuan rapat yang diikat dengan agenda atau rencana aksi yang mengatur bentuk dan urutan pidato peserta rapat.
Ketidakpuasan dengan model komunikasi tradisional ini menyebabkan berbagai upaya perluasan; dimulai dengan penekanan pada aspek sosial hingga model empat telinga. Namun, model komunikasi yang ketinggalan jaman ini tidak lagi sesuai dengan kompleksitas dan pemahaman modern tentang komunikasi.
Berdasarkan penelitian komunikasi modern, komunikasi dalam konteks pekerjaan masa kini dipahami sebagai pertemuan interpersonal dan medial antar manusia. Komunikasi - berdasarkan Ulrike Litters - dipandang sebagai proses interaksi holistik, "dalam arti yang terus-menerus dinegosiasikan ulang tergantung pada situasi percakapan saat ini".
Ini adalah karakteristik situasi komunikasi bahasa bukanlah satu-satunya alat pemahaman. Analisis bahasa lisan  mempertimbangkan sinyal non-verbal, ekstraverbal dan para-linguistik. Harus ditekankan  tindakan komunikatif tidak ada dalam isolasi, melainkan tertanam dalam situasi di mana pola perilaku ditentukan oleh kelompok budaya berlaku. Perilaku sosial budaya tersebut dapat direpresentasikan dengan bantuan 'model budaya', yang pada saat yang sama berperan besar dalam memahami komunikasi interpersonal.
