Organisasi adalah sistem yang saling terkait dan bergantung satu sama lain yang memiliki nilai, manajerial, dan tujuan tertentu. Dalam sebuah organisasi terdapat informasi yang harus selalu dibagi dan dijaga. Umar (2012) mengatakan sumber dya informasi dapat berupa perangkat keras dan lunas, spesialis, fasilitas, database, dan informasi. Dalam sebuah manajemen informasi diperlukan manajemen informasi itu sendiri baik jangka pendek atau jangka panjang yang didalamnya juga terdapat Sistem Informasi Manajemen (SIM).
SIM diartikan sebagai sistem komputer yang menyediakan informasi untuk pengguna dengan kebutuhan serupa dan umumnya berupa entitas organisasi. Informasi biasanya menjelaskan apa saja mengenai perusahaan khususnya terkait histori dan masa depan. Informasi dapat tersedia dalam bentuk seperti laporan periodik, laporan khusus, dan output. Selain dengan menggunakan konsep SIM, terdapat konsep Total Quality Management (TQM) yang berhubungan dengan proses manufaktur. Berikut konsep TQM yang dapat diterapkan dalam rangka manajemen informasi dalam organisasi:
1) Mengidentifikasi pelanggan sistem informasi
Organisasi menerapkan kebutuhannya secara historis dan mengidentifikasi konsumen atau lingkungan. Dalam hal ini, komite pengarah SIM mewakili pengguna secara menyeluruh, mengevaluasi permintaan dukungan informasi, dan mengalokasikan dana. Sistem informasi diwajibkan menerapkan sistem formal dalam mengidentifikasi orang dan kelompok yang membutuhkan informasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung.
2) Mengidentifikasi keperluan kualitas pelanggan
Sistem informasi yang lengkap merupakan salah satu kebutuhan pelanggan dan dapat dilakukan untuk mengumpulkan pendapat pemakai tentang kualitas produk yang dapat diperoleh melalui survei menggunakan dimensi kualitas produk yang meliputi akurasi, output, kemudahan untuk pengguna, bekerja sesuai spesifikasi, waktu yang cepat, relevansi, memuaskan semua keperluan, pengiriman tepat waktu dan penggantian sistem yang dapat dilakukan kapanpun.
3) Menetapkan matriks kualitas
Matriks kualitas merupakan ukuran yang digunakan dalam mengevaluasi kualitas yang dicapai melalui sistem yang dapat dicapai melalui:
- Matrik kualitas produk informasi yang memiliki enam dimensi yaitu akurasi, kemudahan untuk pengguna, bekerja sesuai spesifikasi, memuaskan, dan tepat waktu.
- Matrik kualitas jasa informasi, pengguna melakukan evaluasi berkala.
4) Mengartikan strategi kualitas sistem informasi
Terdapat dua strategi yaitu:
a) Penerimaan dan pelatihan staf SI seperti kompetensi keaktifan, prakarsa, antusias, percaya diri, fokus ke dampak, kecapakan interpersonal, analisis, komunikasi efektif dan keluwesan.
b) Pengembangan sistem yang berorientasi pengguna, dapat dilakukan melalui user factor stage yaitu:
- Membuat analisis pasar, dengan meneliti analis untuk mengidentifikasi sistem baru dan perkembangannya;
- Menganalisis penerimaan produk, yaitu model rencana yang dilakukan dimulai dari sistem baru dalam bentuk video, kertas,dll untuk memperoleh masukan terhadap rancangan baru;
- Menganalisis tugas, yaitu meneliti pendapat pengguna untuk memberitahu pemikiran saat bertugas;
- Menguji prototype, untuk menguji reaksi pengguna terhadap sistem;
- Menguji sistem operasional, yaitu mengukur waktu belajar dan kinerja pengguna.
5) Menerapkan dan memantau kinerja program SI dengan menggunakan strategi untuk melaksanakan program dengan waktu yang diperlukan;
6) Memantau kinerja program kualitas SI, yaitu dengan membuat dan memantau dapat melalui laporan dan kendala SI.
Pentingnya menjaga SI ini yaitu untuk:
- Kerahasiaan, dengan melindungi data dan informasi kepada orang yang jahat dan tidak berhak seperti SI SDM, piutang, dll;
- Ketersediaan, yaitu dengan menyediakan data untuk menggunakannya terutama yang berorientasi informasi SIM;
- Integritas, yaitu memuat gambaran akurat terkait informasi.
Dalam mencapai tujuan itu, terdpaat pengendalian akses yang informasi yang dapat dilakukan melalui langkah-langkah:
- Mengidentifikasi pengguna dengan menyediakan sandi dapat meliputi lokasi, nomor, atau celah masuk jaringan;
- Pembuktian keaslian pemakai, dapat dilakukan melalui smart card, chip, tanda tangan,dll
- Otorisasi pengguna, dengan memeriksa keaslian dan hanya yang diberikan akses yang dapat berwenang membuka file.
Keamanan SI diperlukan untuk keamanan dan mencegah penjahat data yang smakin lama semakin canggih sehingga diperlukan adanya perisai untuk menjaga keamanan data khususnya data rahasia.
Daftar Pustaka
Umam. Khaerul. 2012. Manajemen Organisasi. Bandung: Pustaka Setia.
