Dewasa ini aplikasi yang yang paling banyak dipakai adalah aplikasi perkantoran. Baik itu di sekolah, di kampus, perkantoran maupun masyarakat umum. Aplikasi pengolah kata yang terkenal sekarang ini adalah punya perusahaan rajanya software yaitu Microsoft Word. Karena dari pertama kita mengenal komputer dikenalkan dengan Ms. Word, maka itulah yang familiar di kalangan masyarakat.
Ms. Word ini memang sudah mendunia, perintah dan instruksinya tidak asing lagi bagi masyarakat pada umumnya. Dari anak-anak yang baru mulai kenal komputer, mereka dikenalkan dengan pengolah kata Ms. Word. Sehingga saat mereka sekolah di tingkat menengah  atau waktu kuliah dikenalkan pengolah kata yang lain, mereka bingung. Kita tahu bahwa pengolah kata bukan hanya Ms. Word saja. Ada Open Office, Libre Office, WPS Office (berbasis android) dan lain sebagainya. Tetapi karena mereka lebih familiar dengan Ms. Word, mereka tidak mau berpaling dari software tersebut.
Kita tahu bahwa Ms. Word itu bukan software gratis. dan harganya sangat mahal kalau harus membelinya secara pribadi. Sekarang ini untuk Microsoft Office dibandrol dengan harga 5 - 8 jutaan. Sekarang ini masih untung kalau Microsoft belum melakukan razia untuk khalayak umum. Kalau terkena razia, kita bakal membayar denda karena menggunakan software bajakan.
Kenapa kita tidak mencoba untuk migrasi..?
Mengingat UU HAKI tentang penggunaan software bajakan seperti yang di kutip pada situs "http://www.haki.lipi.go.id/" yang akses pada tanggal 27 Agustus 2022 menyatakan bahwa "Pasal 72 ayat 3 UU Hak Cipta berbunyi "Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak memperbanyak penggunaan untuk kepentingan komersial suatu program komputer dipidana dengan pidana penjara paling lama lima tahun dan/atau denda paling banyak Rp500 juta."
Sebaiknya mulai dari sekarang marilah kita menghormati Hak Cipta karya orang lain. Kalau memang kita punya uang sebaiknya jangan di pakai software bajakan. Bagi yang tidak, mari kita migrasi menggunakan software yang open source. Banyak pemerhati pendidikan dengan menciptakan software yang diberikan gratis pada masyarakat yang kurang mampu.
Dewasa ini google termasuk perusahaan raksasa yang ikut andil di dunia pendidikan. Salah satu partisipasinya adalah memberikan kepada pendidik dan tenaga kependidikan akun gratis dengan fasilitas sama dengan akun berbayar, yaitu akun dengan domain belajar.id. Salah satu keunggulannya adalah penyimpanan di google drive yang biasanya hanya 15 Gb, dengan memakai akun belajar id, kapasitasnya menjadi unlimited.
Pengolah kata yang ditawarkannya adalah Google Document, yang prinsip kerjanya hampir sama dengan Microsoft Word. Menurut saya sudah powerfull, meskipun ada beberapa fitur yang masih dalam pembenahan. Tetapi keuntungannya lebih banyak lagi. Saat ini Google Document sudah bisa digunakan secara offline. Berikut beberapa keunggulan Google Document :
Bisa digunakan di berbagai OS
Aplikasi ini dapat digunakan di berbagai perangkat seperti Windows, Linux termasuk di Android.
Mengedit dokumen tanpa harus install aplikasi
Kita bisa mengedit dokumen dari browser yang ada di perangkat, seperti PC, laptop maupun smartphone
Bisa berkolaborasi dengan teman
Dengan google docs kita bisa berkolaborasi untuk mengolah kata dengan teman lainnya walaupun teman tersebut jauh di belahan bumi. Contohnya kita sedang ditugaskan oleh pimpinan untuk membuat proposal bersama teman kita, sedangkan teman sedang tugas diluar kota dalam beberapa hari. Kita bisa menyelesaikan proposal bersamaan dengan teman kerja, asalkan sama-sama terhubung dengan internet.
Bisa disisip komentar
Salah satu keuntungan untuk guru apabila memberikan tugas kepada siswa dengan google doc yaitu tugas tersebut bisa dikomentari langsung oleh guru.
Bisa mengetik dengan suara
Terdapat fasilitas mengetik dengan suara. Apabila kita sudah capek mengetik, bisa di gunakan fasilitas dikte yang terdapat di google doc. Google docs akan mengetik apa yang kita ucapkan. Ini memang butuh ruang yang tenang supaya google bisa mendengarkan dengan jelas apa yang diucapkan.
Ada fitur history
Dengan fasilitas history ini, kita bisa mengembalikan seperti fasilitas undo pada aplikasi pengolah kata lainnya. History ini bisa sejak kita mulai mengetik di docs.
Ada fasilitas convert dari pdf ke doc.
Dengan fasilitas ini, kita tidak perlu lagi menggunakan aplikasi pihak ke 3 untuk mengubah pdf ke word, untuk bisa di edit kembali.
Terdapat fasilitas browsing langsung dari aplikasi dan secara otomatis langsung membuatkan catatan kaki sebagai daftar pustaka alamat tempat browsing tersebut.
Terdapat pemeriksaan ejaan
apabila ada kata-kata yang salah ejaan, dan apabila di klik akan ditunjukkan kata yang benar.
Penyimpanan file dilakukan secara otomatis. Tidak perlu setiap saat menekan Ctrl-S untuk menyimpan dokumen sehingga apabila internet terputus atau komputer kita mati, tidak perlu khawatir terlambat menyimpan, karena penyimpanan dilakukan secara kontinyu.
