"Hard Skill" yang Diperlukan untuk Merancang Perencanaan Produksi

Keterampilan hard skill meliputi beberapa hal terutama yang berpengaruh secara langsung terhadap teknis penyusunan sebuah rencana produksi. 

Keterampilan ini menyangkut hal-hal yang urusannya teknis dan terkait langsung dengan apa itu rencana produksi. Tanpa adanya keterampilan ini maka penyusunan rencana produksi tidak akan bisa dilakukan.

Ibarat anak Sekolah Dasar (SD) yang belum tahu apa-apa tentang apa itu rencana produksi lantas kemudian disuruh untuk membuatnya maka ia tidak akan sanggup melakukannya. Hal ini menyangkut kapasitas teknis seseorang. Terdapat setidaknya tiga aspek penting mengenai keterampilan hard skill ini, yaitu:

1. Pengetahuan dan Pemahaman tentang Konsep Perencanaan Produksi

Setiap kali penulis memberikan penjabaran tentang apa itu production planning maka satu poin yang hampir tidak pernah terlewatkan adalah planning itu jantungnya industri. Ia terhubung dengan hampir semua lini penting dalam sebuah proses bisnis yang ada di perusahaan.

Ia menjalin koneksi dengan tim pengadaan (Procurement) menyangkut kesiapan raw material, ia terhubung dengan tim gudang (Warehouse) menyangkut inventori, ia terkait dengan tim Marketing perihal order, ia berhubungan dengan Quality Control (QC) terkait kendali kualitas produk, dan pastinya dengan bagian produksi (Factory atau Plant) mengingat disinilah muara dari penyusunan suatu rencana produksi.

Seorang production planner mesti memahami fungsinya terlebih dahulu sebelum menyusun rencana produksi. Selain itu, seorang planner harus cukup familiar dengan beberapa istilah seperti lead time, kapasitas, Bill of Material (BOM), Minimum Order Quantity (MOQ), Minimum Production Quantity (MPQ), stok, buffer, allowance, cycle time, availability time, performance, serta beberapa istilah lain yang terkait. 

Tidak selalu harus dihafalkan, tapi setidaknya bisa menjadi khasanah pengetahuan baru yang akan menjadi tambahan referensi kala menyusun sebuah rencana produksi.

Disini penulis tidak akan menjabarkannya secara detail karena istilah tersebut sudah merupakan pengetahuan umum yang bisa dicari dengan mudah di search engine google. 

Namun penulis menekankan bahwa wawasan tentang beberapa istilah tadi perlu dimiliki sehingga penyusunan rencana produksi bisa dikerjakan dengan baik.

Ilustrasi Perencanaan Produksi | Sumber gambar : hwww.plm.automation.siemens.com

2. Pemahaman terhadap Aspek Teknis Produksi yang Ada

Aspek teknis produksi disini bisa beraneka ragam tergantung dengan masing-masing jenis bisnisnya. Antara satu industri dengan industri yang lain umumnya memiliki karakteristik yang berbeda-beda satu sama lain. 

Biarpun pada sesama industri manufaktur sekalipun. Biarpun untuk dua bisnis yang memproduksi barang yang sama sekalipun tetap tidak bisa diperlakukan 100% sama. Hal inilah yang perlu dikenali dan dipahami terlebih dahulu oleh seorang production planner.

Selayaknya sebuah lini produksi maka didalamnya akan ada tools, sumber daya, manusia, dan tentunya produk yang akan dihasilkan. Semuanya mesti dipahami karakteristiknya sehingga planning yang dibuat mampu mengakomodasi keadaan yang ada. 

Seorang planner perlu tahu berapa besar kapasitas dari mesin produksi yang ada, seberapa besar kemampuan tim dalam mendukung jalannya produksi pun juga perlu diketahui.

Apakah semua sumber daya yang ada bisa dipergunakan seluruhnya atau tidak. Ibarat memiliki sebuah pisau, maka seseorang perlu tahu pisaunya tajam atau tidak, bisa dipakai memotong apa saja, berapa lama harus diasah, bisa dipakai untuk memotong apa, dan lain sebagainya. 

Baru kemudian bisa dialokasikan untuk apa pisau tersebut dan memprediksi hasilnya akan seperti apa. Semakin detail dan rinci pemahaman yang dimiliki maka akan semakin baik.

3. Kemampuan Mengoperasikan Software, Aplikasi, atau Tools Pendukung Lain untuk Menyusun Rencana Produksi

Apabila hard skill yang sifatnya "filosofis" tadi sudah dikuasai maka seorang planner idealnya baru bisa beranjak untuk membuat perencaan produksi. Menerjemahkan setiap konsep yang ada berikut wawasan yang ia miliki kedalam sebuah "lembar kerja" terdokumentasi. 

Pada umumnya sebuah korporasi besar, konsep-konsep tentang production planning tersebut biasanya sudah dirangkum dalam sebuah program terintegrasi seperti Oracle, Microsoft Dinamix, SAP, dan lain sebagainya.

Program tersebut dapat dibeli dari penyedia program dengan harga yang tidak murah tentunya. Si pengguna cukup melakukan beberapa penyesuaian seperti nama produk yang ia pakai, material yang ia pergunakan, mesin yang dijalankan, dan lain sebagainya. 

Dengan kata lain setiap perusahaan akan meng-upload setiap database yang mereka miliki untuk selanjutnya dijalankan dalam running program perencanaan produksi.

Setiap perusahaan yang menggunakan layanan program tersebut umumnya akan mendapatkan pelatihan dari pihak provider sampai tim dari perusahaan bersangkutan benar-benar menguasai dan mampu mengoperasikan sendiri programnya setelah dilakukan beberapa penyesuaian tergantung kondisi perusahaan. 

Namun tidak sedikit dari perusahaan yang mengembangkan sendiri program Enterprise Resource Planning (ERP) dengan menggunakan jasa pihak eksternal pembuat program maupun oleh tim internal Information Technology (IT) yang dimiliki oleh perusahaan.

ERP adalah sebuah program terintegrasi yang menggabungkan seluruh informasi terkait sumber daya, perencanaan, serta elemen-elemen lain yang terkait dengan sebuah organisasi secara keseluruhan. Bahkan terkait absensi karyawan pun terkadang turut menjadi satu kesatuan dengannya.

Terkait dengan perencanaan produksi sendiri hal itu akan lebih mudah dilakukan karena sudah terintegrasi antar semua aspek yang dibutuhkan planner mulai dari kapasitas mesin, kesiapan sumber daya, periode preventive maintenance, serta masih banyak lagi yang lain. 

Seorang planner akan dipermudah tugasnya karena tidak perlu lagi mengecek secara satu per satu atau manual dari serangkaian informasi yang menunjang pembuatan sebuah rencana produksi.

Mungkin bisa diibaratkan seperti main game simulasi, di mana pemainnya cukup dengan mengeklik beberapa tombol dan sesuatu yang kita harapkan terjadi. Syaratnya hanya jangan sampai salah langkah membuat keputusan mengeklik atau mengetikkan sesuatu kedalam program tersebut. 

Satu lagi, setiap informasi yang tersimpan dalam database yang dimasukkan kedalam program haruslah valid sehingga bisa merepresentasikan kondisi sebenarnya.

Bagi perusahaan atau organisasi yang tidak mempergunakan kedua hal tadi kemungkinan akan memilih menggunakan cara manual dengan memanfaatkan aplikasi umum seperti Microsoft Project ataupun Microsoft Excel. 

Namun, Microsoft Excel sepertinya lebih umum dipergunakan mengingat program ini cukup familiar dan cukup sederhana dalam pemanfaatannya. Sebuah rencana produksi pun bisa dibangun menggunakan Excel asalkan memahami konsep-konsep tentang perencanaan produksi berikut data-data yang terkait dengan penyusunan hal itu.

Pada pembahasan selanjutnya penulis akan coba menguraikan perihal tahapan-tahapan menyusun rencana produksi dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel ini. Sehingga siapapun yang berkepentingan untuk bisa menyusun rencana produksinya sendiri bisa lebih terbantu dengan hal itu.

Salam hangat,

Ash