Bagaimana Cara Menciptakan Komunikasi yang Efektif dalam Suatu Organisasi?

"Communication refers to a process by which information and understanding are transferred between a sender and a receiver" -- Daft,2018

Artinya, komunikasi adalah proses dimana informasi dan pemahaman ditransfer antara pengirim dan penerima.

Dalam komunikasi, terdapat istilah communication championship, yang artinya secara filosofis didasarkan pada keyakinan bahwa komunikasi sangat penting untuk membangun kepercayaan dan mendapatkan komitmen terhadap visi dan strategi. Komunikasi merupakan kunci utama dalam menjalankan suatu hubungan, tak terkecuali hubungan dalam organisasi. Seorang pemimpin harus memastikan bahwa komunikasi antar anggota kelompok dapat tersampaikan dengan baik.

Dalam aplikasinya, sering terjadi miscommunication antara pengirim dengan penerima pesan. Ambil contoh aplikasi kecil. Seorang dosen  menyampaikan informasi terkait materi ujian melalui ketua kelas, lalu, ketua kelas tersebut lupa menyampaikan amanah tersebut kepada teman kelasnya atau menyampaikan informasi yang kurang lengkap. Saat ujian berlangsung, semua anggota kelas merasa kebingungan karena terlalu banyak materi yang dipelajari dan tidak mendapat kisi-kisi ujiannya. Hal tersebut akan menimbulkan hal yang cenderung negatif - dalam hal ini, nilai mereka akan terancam. 

Oleh karena itu, dibutuhkan komunikasi yang terbuka. Open communications merupakan komunikasi terbuka yang berarti seluruh jenis informasi dibagikan ke seluruh anggota organisasi tanpa memandang posisi. Dalam kasus diatas ke sesama anggota kelas.

Untuk menghindari kesalahpahaman, komunikasi harus disampaikan secara terus terang. Terus terang bukan berarti asal berbicara tanpa memikirkan perasaan orang lain. Keterusterangan disini mengacu pada ketegasan dan kejelasan menyampaikan informasi supaya tidak ada informasi yang kurang.

Melihat kondisi dimasa pandemi ini, media sosial sangat berperan penting dalam komunikasi. Semua orang hanya dapat terhubung melalui media sosial karena adanya anjuran work atau study from home. Tentu terdapat kelebihan serta kekurangan di setiap media komunikasi. Dalam organisasi, seorang pemimpin tidak dapat sepenuhnya berkomunikasi dengan pengikutnya. 

Misalnya dalam suatu Zoom Meeting, seorang karyawan dianjurkan untuk menyalakan kameranya untuk menjelaskan suatu project, namun karyawan tersebut terkendala jaringan atau device yang kurang memadai. 

Atau, bisa juga karyawan tersebut menyalakan kameranya, namun komunikasi nonverbal nya tidak akan sepenuhnya sampai kepada rekan kerja lainnya, seperti gestur tubuh, ekspresi wajah, dan nada suara yang kurang jelas juga. Namun keuntungannya, cakupan komunikasinya menjadi lebih luas. Kini beberapa organisasi atau kantor merekrut karyawan yang domisilinya sangat jauh dari kantornya, berkat adanya media sosial. Disini, peran pemimpin dalam membangun komunikasi dalam organisasinya sangat penting. 

Sekarang, tinggal bagaimana kita menjadi pemimpin yang adaptif dalam berbagai situasi dan kondisi demi penyampaian komunikasi yang efektif untuk mencapai tujuan bersama organisasi dengan baik.