Teknologi Membuat Surabaya Selangkah Lebih Maju Dalam Urusan Kependudukan

Ternyata administrasi kependudukan ini menyangkut semua aspek kehidupan masyarakat banyak mulai dari kelahiran, kematian, pindah datang, pindah keluar, perkawinan, perceraian. Semua aspek kehidupan memerlukan surat atau dokumen.

Sulitnya jika satu kelurahan dengan jumlah penduduk mencapai 1.500 warga dan hanya terdapat 2 atau 3 loket yang melayani secara offline. Ditambah dengan pegawai kelurahan yang seringkali baru datang jam 9 dan sudah hilang jam makan.Baru ada kembali setelah jam menjelang pulang.

Kegagalan untuk mendapatkan dokumen atau surat lahir karena prosesnya panjang membuat warga malas mengurus. Pada akhirnya ketika anak memasuki usia sekolah, mereka baru mengetahui betapa pentingnya akta lahir. Mereka baru sadar dan terpaksa mengurus. Mengurus kembali dengan panjangnya antrean yang membuat pusing.

Setiap proses kehidupan lainnya seperti pernikahan juga sangat penting untuk mengurusnya di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Tak sanggup mengantre, biasanya orang seringkali menggunakan biro jasa untuk mengurusnya.

Begitu pula dengan surat perceraian juga penting sekali untuk diurus di Dinas Kependudkan dan Pencatatan Sipil supaya dokumen ini dapat digunakan untuk urusan di masa mendatang apabila ada harta terpisah dan hak waris kepada anak-anaknya.

Belum lagi untuk urusan kematian yang perlu dilaporkan dulu mulai dari tingkat RT, Kelurahan dan nantinya  diproses di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk dibuatkan akte kematian. 

Sungguh suatu proses panjang dan lama jika diikuti secara prosedur. Waktu terbuang banyak untuk mondar mandir, belum lagi uang untuk transportasi pun cukup besar. Satu kata yang sering dikeluarkan oleh mereka yang ingin mengurus kependudukan adalah "lelah dan birokrasi panjang".

Urusan Kependudukan yang dikeluhkan oleh warga ini ternyata ditanggapi sangat serius oleh Pemerintah Surabaya. Concern dari Pemerintah Surabaya untuk melayani urusan dokumen administrasi bagi 3 juta warganya bukanlah perkara yang mudah.   

Setelah mempertimbangkan dengan matang bagaimana mempermudah proses ini lebih mudah dan terintegrasi, maka Pemerintah Surabaya berhasil membuat e-Lampid. E-Lampid jadi alat untuk pengurusan dokumen warga kota Surabaya mulai dari lahir sampai mati.

e-Lampid

Dengan adanya pengurusan kependudukan secara online, yaitu aplikasi e-Lampid, mereka tak perlu lagi repot-repot antre dan datang ke kelurahan. Seorang warga bernama Bambang, tampak ceria  mukanya saat keluar dari salah satu ruangan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Dia baru saja mendapatkan akte nikah yang diurus secara daring seminggu sebelumnya.  

"Dulu untuk mengurus dokumen kependdukan seperti ini perlu waktu 1 bulan, sekarang lebih cepat dan mudah, hanya seminggu," katanya.

e-lampid

Bagi warga kota Surabaya sekarang ini mereka tak perlu repot datang ke Unit Pelayanan Terpatu Satu Atap (UPTSA) di Gedung Siola, Jalan Tunjungan. Cukup dengan komputer atau gawai mereka akses laman e-Lampid.    

Ada 6 jenis layanan yang disediakan oleh aplikasi berbasis daring ini. Keenam jenis layanan itu adalah pembuatan akte kelahiran, akta kematian, surat pindah datang, surat pindah ke luar, akta perkawinan, dan akta perceraian. Mereka bisa akses di laman ini kapan saja dan dimana saja.

Caranya setelah akses di laman ini mereka harus memoto atau memindai dokumen yang diperlukan. Dokumen diunggah di laman e-Lampid sesuai dengan ketentuan dan alur yang tertera dengan dokumen yang diurus. Warga bisa memantau perkembangan pengurusan secara daring sebagai bagian transparansi pelayanan pemerintah.

Tugas dari pegawai kelurahan dan Dinas Kependudukan dan Pencantatan Sipil adalah memverifikasi semua dokumen yang masuk dan memastikan keasliannya dokumen yang diunggah.   

Jika semua dokumen sudah diverifikasi dan dianggap lengkap maka akta pun segera dibuat dan dapat diambil di kelurahan setempat. Khusus untuk akte kelahiran, akan diantar ke rumah dengan Go-Akta.

Paket Hemat:

Dikatakan oleh Suharto, seorang pegawai sipil  bahwa perubahan status di satu dokumen kependudukan berakibat pada dokumen yang lain. Sebagai contoh saat ada kelahiran anak, dan pembuatan akta kelahiran maka akan berimplikasi pada dokumen Kartu Keluarga (KK).

Contoh lainnya untuk akta pernikahan pun sama, hal ini akan ada perubahan di dokumen Kartu Keluarga (KK).  

Menyangkut hal ini, Pemerintah Surabaya pun jeli melihat kebutuhan warganya dengan memberikan paket hemat untuk mengurus beberapa dokumen sekaligus untuk menghemat waktu.

Paket hemat 1 adalah pelayanan akta kelahiran dan KK.

Paket hemat 2 adalah pelayanan pengurusan akta kematian dan KK

Paket hemat 3 adalah meliputi surat pindah datang dan KK.

Sekali pengurusan dapat dua dokumen sekaligus. Hemat waktu dan tenaga, lanjut Suharto.

Teknologi memang harus dimaksimalkan untuk kebutuhan pengurusan dokumen karena itu hak dari setiap warga. Jika warga tidak memiliki komputer atau gawai, mereka dapat datang ke kelurahan dan meminjamnya untuk pengurusan dokumen yang prosesnya jauh lebih singkat dan cepat.

Sekarang jumlah antrean di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah jauh berkurang dengan adanya sistem e-Lampid ini. Namun, mereka tetapi melayani untuk penyerahan dokumen kepada masyarakat mulai dari pukul 07.30 hingga 21.00 WIB. Bahkan ada penambahan jam pelayanan untuk mengakomodasi warga yang tidak bisa mengurus pada jam kerja.  Jadi warga tidak perlu lagi cuti hanya karena mengurus dokumen kependudukan.

Inovasi e-Lampid termasuk dalam TOP 99 Sistem Inovasi Pelayanan Publik yang dilakukan oleh Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Salah satunya yang juga sudah menggunakan sistem ini adalah Kota Jayapura.

Sungguh warga bisa bernafas lega karena adanya inovasi yang membantu kelancaran dalam pengurusan dokumen.