Real Time, kira-kira artinya adalah sesuai dengan waktu aktual (saat ini). Jadi sistem real time adalah sistem yang membaca dan memproses data sesuai waktu saat ini, mulai dari inputan awal sampai dikeluarkannya hasil pemrosesan data.
Dalam sistem real time, bukan berarti data harus diinput pada saat bersamaan untuk menghasilkan suatu laporan. Data bisa saja masuk beberapa waktu sebelumnya. Tetapi, real time maksudnya adalah sesuai data yang ada dalam database saat itu, dimana setiap sumber data saling terhubung untuk membentuk output akhir.
Pada zaman digital ini, banyak bisnis berbasis teknologi menggunakan aplikasi mobile untuk menampung data transaksi dan menempatkannya dalam database terstruktur. Sebagai contoh, sistem belanja online. Ketika pelanggan melakukan pembelian, maka data pembelian itu sudah otomatis tercatat dan ditempatkan pada database transaksi.
Di sisi lain dalam sistem, begitu terjadi pembelian suatu produk, maka stok produk pun otomatis berkurang. Perubahan ini juga tercatat dalam database, sehingga data yang ditunjukan kepada pelanggan melalui etalase toko juga akan mengikuti data yang terbaru, karena sistem membaca data secara real time, apa adanya yang tercantum di database saat itu.
Dalam contoh di atas, data transaksi penjualan secara online itu adalah data pendapatan dari penjualan (sales revenue). Katakanlah contoh ini untuk sistem belanja online satu toko saja, bukan marketplace tempat jualan rame-rame.
Secara logika, dari data sales revenue tersebut sudah dapat dihasilkan total sales revenue harian, bulanan, atau hitungan periode lainnya. Total sales revenue pasti akan berubah jika ada perubahan pada data transaksi detail, yang menjadi sumber data. Dengan sistem real time, perubahan data ini pun akan mempengaruhi output/keluaran akhir, yang biasanya berbentuk laporan, atau bisa juga berupa tampilan dashboard.Â
Demikian pula dengan data-data lainnya, seperti data-data pengeluaran uang untuk biaya-biaya (expense), pembelian asset (cost), biaya produksi, dan data-data keuangan lainnya. Masing-masing seharusnya tercatat dalam tabel-tabel data yang berbeda, untuk kemudian dibaca oleh sistem pelaporan secara real time. Dengan menyatukan data-data itu, dapat dihitung profit yang dihasilkan.
Berikut adalah laporan-laporan keuangan sebagai salah satu contoh output akhir dari sebuah sistem digital:
- Laporan Neraca (Balance Sheet)
Adalah laporan kekayaan bersih dari sebuah perusahaan (net worth). Laporan ini berisi data-data asset, equity, dan kewajiban (Liability), di mana asset sama dengan jumlah liability ditambah dengan equity
- Laporan Pendapatan (Income Statement)
Dari laporan ini, dapat dilihat pendapatan (revenue) dan pengeluaran (expenses). Laporan ini juga dikenal sebagai laporan laba rugi (profit & loss)
- Laporan Arus Kas (Cash Flow)
Pergerakan keluar masuk uang selama periode tertentu. Informasi dalam laporan ini dapat menjadi indikator kesehatan finansial sebuah perusahaan.
Masing-masing laporan keuangan tersebut memiliki fungsinya masing-masing. Namun data pembentuk awalnya berasal dari data yang sama, yaitu data transaksi penjualan, biaya-biaya dan pengeluaran lainnya, data-data investasi, asset, hutang, dll.
