Sistem Real Time untuk Mengurangi Kemungkinan Manipulasi Data

Real Time, kira-kira artinya adalah sesuai dengan waktu aktual (saat ini). Jadi sistem real time adalah sistem yang membaca dan memproses data sesuai waktu saat ini, mulai dari inputan awal sampai dikeluarkannya hasil pemrosesan data.

Dalam sistem real time, bukan berarti data harus diinput pada saat bersamaan untuk menghasilkan suatu laporan. Data bisa saja masuk beberapa waktu sebelumnya. Tetapi, real time maksudnya adalah sesuai data yang ada dalam database saat itu, dimana setiap sumber data saling terhubung untuk membentuk output akhir.

Pada zaman digital ini, banyak bisnis berbasis teknologi menggunakan aplikasi mobile untuk menampung data transaksi dan menempatkannya dalam database terstruktur. Sebagai contoh, sistem belanja online. Ketika pelanggan melakukan pembelian, maka data pembelian itu sudah otomatis tercatat dan ditempatkan pada database transaksi.

Di sisi lain dalam sistem, begitu terjadi pembelian suatu produk, maka stok produk pun otomatis berkurang. Perubahan ini juga tercatat dalam database, sehingga data yang ditunjukan kepada pelanggan melalui etalase toko juga akan mengikuti data yang terbaru, karena sistem membaca data secara real time, apa adanya yang tercantum di database saat itu.

Dalam contoh di atas, data transaksi penjualan secara online itu adalah data pendapatan dari penjualan (sales revenue). Katakanlah contoh ini untuk sistem belanja online satu toko saja, bukan marketplace tempat jualan rame-rame.

Secara logika, dari data sales revenue tersebut sudah dapat dihasilkan total sales revenue harian, bulanan, atau hitungan periode lainnya. Total sales revenue pasti akan berubah jika ada perubahan pada data transaksi detail, yang menjadi sumber data. Dengan sistem real time, perubahan data ini pun akan mempengaruhi output/keluaran akhir, yang biasanya berbentuk laporan, atau bisa juga berupa tampilan dashboard. 

Demikian pula dengan data-data lainnya, seperti data-data pengeluaran uang untuk biaya-biaya (expense), pembelian asset (cost), biaya produksi, dan data-data keuangan lainnya. Masing-masing seharusnya tercatat dalam tabel-tabel data yang berbeda, untuk kemudian dibaca oleh sistem pelaporan secara real time. Dengan menyatukan data-data itu, dapat dihitung profit yang dihasilkan.

Ilustrasi data real time (sumber: media.licdn.com)

Berikut adalah laporan-laporan keuangan sebagai salah satu contoh output akhir dari sebuah sistem digital:

• Laporan Neraca (Balance Sheet)

Adalah laporan kekayaan bersih dari sebuah perusahaan (net worth). Laporan ini berisi data-data asset, equity, dan kewajiban (Liability), di mana asset sama dengan jumlah liability ditambah dengan equity

• Laporan Pendapatan (Income Statement)

Dari laporan ini, dapat dilihat pendapatan (revenue) dan pengeluaran (expenses). Laporan ini juga dikenal sebagai laporan laba rugi (profit & loss)

• Laporan Arus Kas (Cash Flow)

Pergerakan keluar masuk uang selama periode tertentu. Informasi dalam laporan ini dapat menjadi indikator kesehatan finansial sebuah perusahaan.

Masing-masing laporan keuangan tersebut memiliki fungsinya masing-masing. Namun data pembentuk awalnya berasal dari data yang sama, yaitu data transaksi penjualan, biaya-biaya dan pengeluaran lainnya, data-data investasi, asset, hutang, dll.

Jadi, secara logika, jika sebuah usaha sudah menggunakan teknologi digital dalam merekam data-datanya, seharusnya mereka sudah dapat mengusahakan sistem pelaporan yang real time. Seperti contoh di atas, penjualan sudah menggunakan sistem digital, di mana data secara otomatis tercatat ke dalam database. Jadi minimal untuk bagian ini, yaitu pendapatan dari penjualan barang dan jasa, data tersebut sudah dapat ditarik secara real time untuk keperluan pelaporan. 

Data itu mungkin saja tidak ditampilkan begitu saja karena ada logika-logika bisnis yang diterapkan sehingga menghasilkan angka yang lain. Namun, tetap akan dapat ditelusuri data aslinya (data dasar).

Maka itu, sistem real time dapat mengurangi kemungkinan manipulasi laporan keuangan. Tentu saja perlu ada cut-off date untuk menandai kapan data siap dilaporkan dalam laporan akhir. Namun, setelah itu data yang sudah dilaporkan harus dikunci, dan tidak dapat diubah-ubah lagi, termasuk jika ada perubahan logika business. 

Kalaupun perlu diubah, karena ada kesalahan perhitungan yang baru disadari di kemudian hari, perubahan itu harus dilakukan terhadap data dasarnya. Dan jika ternyata ada perubahan formula/logika bisnis, maka harus jelas berlakunya terhadap data periode yang mana. Dan harus ada catatanya. Karena ini juga dapat menjadi celah manipulasi data. 

Bisa saja bagian keuangan bekerja sama dengan IT dengan cara mengubah logika bisnis untuk menghasilkan suatu versi laporan dan kemudian menggunakan logika business yang berbeda untuk menghasilkan versi laporan yang lain. 

Laporan keuangan mungkin tidak disajikan secara "real time", kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Mungkin mereka hanya menerima dalam bentuk laporan akhir saja. Namun, dengan ketersediaan sistem yang real time, jika ada keraguan, entah itu auditor atau pihak berwenang lainnya, seharusnya dapat menelusuri detail data dengan mudah, dan menemukan ketidak sesuaian (jika ada) antara data pembentuk laporan dengan laporan/output terakhir. Istilahnya real time monitoring system.

Namun demikian, pada praktiknya memang tidak mudah untuk membangun sistem real time dari ujung ke ujung. Seringkali karena sebuah sistem masih mengandung bug sehingga output terakhir masih harus diperbaiki di sana sini baru kemudian dikirim ke database pelaporan. Atau, arsitektur secara keseluruhan dari databasenya yang masih terpisah-pisah sehingga tidak memungkinkan membangun sistem pelaporan secara real time dari ujung ke ujung. 

Sistem integrasi yang tidak benar-benar mengintegrasikan satu sistem digital dengan sitem digital lainnya pun dapat menjadi kendala karena database yang terintegrasi tetapi sebenarnya masih "mungkin" terpisah.

Dan masih ada beberapa hal lain yang menyebabkan sistem real time dari ujung ke ujung menjadi tidak atau belum dapat diterapkan dalam sebuah organisasi.

Mungkin suatu saat nanti, hal ini dapat menjadi standard teknologi informasi di setiap organisasi, sehingga dapat mengurangi kemungkinan manipulasi data. (VRGultom)

Referensi: investopedia.com