Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu aspek terpenting demi kemajuan dan keberlanjutan suatu organisasi. Berdasarkan beberapa literatur dapat dikatakan bahwa SDM bagi organisasi adalah aset atau unsur yang sangat penting dari unsur-unsur lainnya. SDM sangat berpengaruh signifikan terhadap keberhasilan pencapaian tujuan organisasi meskipun saat ini perkembangan teknologi sangat cepat dan nyata. Di era saat ini, terjadi perkembangan dalam segala aspek kehidupan menjadi serba digital, dimana sebuah teknologi mampu merubah sesuatu yang belum tentu dapat dilakukan menjadi sebuah kenyataan, terlebih dilakukan oleh manusia.Â
Perkembangan teknologi yang semakin pesat hadir bersama tantangan yang harus dihadapi bersama, termasuk bagi suatu organisasi atau perusahaan di sektor apapun untuk menghadapi era VUCA yaitu Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity. VUCA merupakan kondisi ketika perubahan terjadi begitu cepat, tidak pasti, kompleks dan ambigu yang disebabkan karena transformasi digital atau teknologi. Volatility artinya berubah dengan cepat dan tidak stabil, uncertainty artinya masa depan yang penuh dengan ketidakpastian seperti yang terjadi di masa pandemi selama beberapa tahun terakhir, complexity berarti akan tercipta dunia modern yang lebih kompleks dari sebelumnya dan ambiguity yang menunjukkan keadaan perekonomian dan bisnis yang membingungkan dan sulit dipahami. Kondisi yang demikian tentunya akan berhubungan dengan cara seseorang dalam merencanakan dan membuat keputusan serta mengelola risiko dan memecahkan suatu masalah.
Di era VUCA saat ini, perencanaan SDM yang dilakukan dengan efektif menjadi salah satu upaya untuk mendorong kapasitas sebuah perusahaan dalam menghadapi perubahan dinamis dunia bisnis terutama pada era transformasi digital saat ini di mana persaingan bisnis semakin ketat dan hal ini menjadi tantangan yang harus dihadapi oleh seluruh SDM yang ada di dalam sebuah organisasi, terutama pemimpin organisasi. Dalam perencanaan SDM yang unggul, perusahaan khususnya pemimpin harus dapat mengetahui dan memahami apa yang diperlukan perusahaan demi menjaga kestabilan dalam hal manajemen secara keseluruhan.Â
Banyak organisasi yang berjuang untuk tetap bertahan dan selaras dalam sifat VUCA tersebut karena akan berpengaruh secara signifikan pada sumber daya manusia. Kesiapan dalam menghadapi VUCA tentunya bukan hanya beban satu orang atau beban seorang pemimpin saja, melainkan seluruh tim dalam suatu organisasi. VUCA secara tidak langsung menciptakan suatu tren baru yang penting untuk dipahami oleh praktisi SDM dan pemimpin perusahaan masa kini. Ketika dulunya orang yang mencari perusahaan untuk memberinya pekerjaan, kini justru sebaliknya, perusahaanlah yang mencari orang terbaik untuk bekerja. Saat dulunya, mesin, modal dan kondisi geografi menjadi sebuah keunggulan, maka sekarang, karyawan yang bertalenta yang menjadi keunggulan perusahaan, sehingga SDM bukan sekedar sebagai sumber daya saja, melainkan lebih sebagai modal atau aset bagi suatu organisasi.
Era VUCA bisa dikatakan memaksa individu dan organisasi untuk menghadapi berbagai tantangan di tengah kedinamisan, kompleksitas, dan ketidakpastian dalam lingkungan bisnis. Oleh karena itu, kemampuan untuk beradaptasi dan menangani situasi yang abstrak menjadi jauh lebih penting dan krusial dibandingkan dengan era-era sebelumnya. Menurut Kennedy (2020), VUCA adalah masa dimana perubahan terjadi dengan cepat, bahkan perubahan itu dapat menyebabkan kekacauan dalam suatu sistem jika orang yang bertanggung jawab tidak berinovasi lebih kreatif. Era VUCA mampu menjadi salah satu tantangan yang berat dalam dunia kerja sehingga perlu untuk melakukan perencanaan SDM yang unggul yang mampu beradaptasi, menerima, dan merangkul perubahan sebagai bagian dari lingkungan yang tidak dapat diprediksi. Memanfaatkan teknologi dalam perencanaan SDM menjadi sangat penting untuk mengikuti perkembangan zaman yang semakin tidak menentu.
Perencanaan SDM dan Analisis Pekerjaan
Dalam menyusun program perencanaan SDM dan menganalisis pekerjaan, sebuah organisasi harus memiliki database informasi yang tersedia dan akurat. Teknologi informasi mengambil peranan penting dengan pembuatan database sumber daya manusia dan pekerjaan yang dimiliki oleh organisasi. Kehadiran teknologi sistem informasi membantu manajer dalam membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Lebih rinci, sistem informasi manajemen SDM penting dalam: (1) Mengidentifikasi kapabilitas SDM, (2) Menyuplai data pegawai yang layak untuk dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan, (3) Merekam aktivitas organisasi, (4) Menjadi basis data identitas SDM, (5) Menunjang proses rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan SDM, (6) Menjadi data awal dalam riset pengembangan sumber daya manusia. Dengan bantuan teknologi dalam hal-hal tersebut, organisasi atau perusahaan akan lebih mampu dalam menghadapi ketidakpastian dalam sumber daya manusia. Selain itu, adanya sistem database juga akan membantu organisasi dalam menentukan beban kerja yang sesuai dengan SDM.
Perencanaan tenaga kerja baik mikro maupun makro dihitung berdasarkan beban kerja yang kemudian dituangkan dalam rencana tenaga kerja yang disusun dalam jangka waktu lima tahun. Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Beban kerja merupakan jumlah unit kerja yang ditugaskan pada satu sumber daya dalam periode waktu tertentu. Kebutuhan ini akan berkembang menyesuaikan dengan tuntutan dan perkembangan organisasi sehingga perlu dilakukan penilaian setiap tahunnya.
Penggunaan analisis beban kerja ini dapat memberikan solusi terkait masalah sumber daya manusia, termasuk jumlah kebutuhan tenaga kerja yang optimal dalam perusahaan. Pengerjaan analisis beban kerja ini tidak hanya menjadi tugas divisi SDM, melainkan perlu partisipasi dari divisi lain. Divisi SDM tentunya harus memberikan pelatihan terlebih dahulu agar terbentuk pemahaman yang sama. Hal ini dilakukan dengan cara mengalokasikan sumber daya manusia yang ada pada fungsi/peran yang diperlukan, lalu membuat demand forecast (perkiraan permintaan) untuk fungsi/peran yang masih kosong dan fungsi/peran yang baru, yang belum dapat dipenuhi oleh SDM yang ada saat ini. Langkah mengetahui objektif bisnis jangka panjang menjadi sangat penting karena proses rekrutmen dengan analisis beban kerja dan perencanaan yang baik akan dapat membantu pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia untuk mendukung pencapaian target perusahaan.
Perhitungan analisis beban kerja sangat bermanfaat sebagai alat ukur terhadap kebutuhan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi sebagai dasar dalam norma waktu penyelesaian kerja, tingkat efisiensi kerja, prestasi kerja, penyusunan formasi pegawai, dan penyempurnaan sistem prosedur kerja. Berbagai metode yang telah dikembangkan dapat dijadikan patokan dalam melakukan analisis beban kerja. Metode yang paling akurat untuk peramalan jangka pendek saat ini adalah dengan menghitung beban kerja (workload) yang merupakan analisis pekerjaan terhadap beban kerja yang perlu disesuaikan.
Adapun manfaat dari melakukan analisis beban kerja adalah:
