ASPEK MANAJEMEN (ORGANISASI)
Manajemen operasional merupakan suatu fungsi atau kegiatan yang terdiri dari perencanaan, organisasi staffing, koordinasi, pengarahan, dan pengawasan terhadap operasional perusahaan dalam mengubah masukan menjadi keluaran agar bernilai lebih. Aspek ini juga menyangkut pada pembangunan dan pengembangan operasional perusahaan, mulai dari manajemen sumber daya organisasi hingga keuangan perusahaan.
Tujuan Manajemen
Tujuan dari sebuah gagasan bisnis adalah untuk mendapatkan keuntungan/manfaat sesuai dengan tujuan yang telah tercantum dalam studi kelayakan bisnis. Pada umumnya tujuan yang tercantum dalam studi kelayakan masihlah bersifat makro dan perlu dijabarkan dalam bentuk mikro agar jelas apa yang akan dikerjakan.
Tugas Utama Manajemen
Tugas utama manajemen adalah mendukung perusahaan dalam pengambilan segala bentuk keputusan, baik bisnis yang penyediaan barang ataupun jasa, mulai dari perancanaan pemasaran, teknis dan teknologi, keuangan, produksi, hingga sumber daya yang diperlukan. Di awal pembangunan bisnis, tim manajemen akan menggodok ide bisnis lalu menyusun visi dan misi yang kelak akan menjadi pedoman bagi perusahaan dalam melangkah. Termasuk juga penyusunan nilai dasar perusahaan yang selanjutnya akan menjadi pedoman bagi karyawan dalam menjalankan bisnis. Tiga hal tersebut dilakukan dalam rangka pembentukan suatu budaya organisasi yang agresif dan kompetitif, namun tetap bernuansa kekeluargaan.
Berikut akan dipaparkan beberapa strategi dalam optimalisasi manajemen sebuah perusahaan;
Strategi Manajemen (POACE)
Planning (Perencanaan)
Dalam hal perencanaan, manajemen sebuah organisasi memiliki fungsi sebagai penerjemah kebijakan umum sesuai visi dan misinya. Di antaranya adalah dengan memastikan suatu program yang di dalamnya dibutuhkan koordinasi, penentuan sistem pengawasan, penyusunan anggaran, dan lain sebagainya. Segala perencanaan tersebut berupa ide atau perkiraan untuk meramalkan perubahan yang mungkin akan terjadi.
Dalam menyusun perencanaan, manajemen juga mengenal beberapa pendekatan, yakni:
- Pendekatan campuran (komposisi dan persentase menyesuaikan)
- Pendekatan kelompok (dilakukan oleh tenaga ahli/biro)
- Pendekatan top-down
- Pendekatan bottom-up
Selain itu, perlu ditentukan pula jenis perencanaan yang hendak disusun. Pertama adalah berdasarkan jangka waktu, yakni jangka panjang, menengah, dan pendek. Kedua berdasarkan tingkat manajemen, yakni tingkat strategis, teknis, dan operasional.
Dalam perencanaan ini pula, manajemen haruslah menyusun program kerja ke depan. Hal ini untuk menentukan langkah apa yang selanjutkan akan ditempuh ketika suatu program telah selesai. Adapun teknik penyusunan program kerja dalam rangka operasionalisasi perencanaan jangka pendek dan optimalisasi sumber daya organisasi, antara lain:
- APP (analisis persoalan potensial)
- PKT (pola kerja terpadu)
- Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart
- PIP (performance improvement planning)
- PERT (program evaluation and review technique)
Organizing (Pengorganisasian)
Ada empat bentuk organisasi yang umum digunakan oleh setiap manajemen perusahaan, yakni:
- Organisasi garis (lini), yaitu bentuk organisasi yang paling sederhana. Jumlah karyawannya sedikit dan memiliki organisasi yang kecil.
- Organisasi fungsional (staf), yang dibentuk dengan fungsi masing-masing kelompok dalam menjalani tugas yang dimiliki.
- Organisasi gabungan yang merupakan pengembangan organisasi garis. Dalam pengambilan keputusan, dibutuhkan staf yang dapat memberi nasehat sebelum pengambilan keputusan tersebut.
- Organisasi matriks, biasanya struktur ini digunakan pada organisasi yang memiliki pekerjaan yang relatif besar, dengan permasalahan yang cukup komplek. Dalam struktur organisasi ini, bawahan bisa memiliki atasan yang lebih dari satu orang atasan, sehingga mereka di bawah dua jalur wewenang, dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah, yang satu bersifat vertikal, dan yang lainnya horizontal.
Penggunaan bentuk organisasi di atas, baik garis, fungsional, gabungan, ataupun matriks hendaklah mengacu pada asas organisasi. Di antara asas organisasi adalah departemenisasi, pembagian kerja, pelimpahan wewenang, dan koordinasi. Juga organisasi perlu memperhatikan asas rentang kendali, jenjang organisasi, dan fleksibilitas. Hal ini dimaksudkan untuk penyederhanaan dinamika yang perlu dilalui sehingga pengambilan keputusan di tingkat operasional atau pelaksanaan program dapat berlangsung secara cepat dan tepat.
Rentang kendali adalah hal yang perlu diperhatikan terkait bawahan yang jika jumlahnya semakin banyak maka rentang kendali semakin tidak efisien. Lalu jenjang organisasi yang berkaitan dengan semakin tingginya jenjang organisasi maka komunikasinya juga semakin sulit. Juga fleksibilitas, di mana organisasi yang dipilih tentu harus cukup fleksibel agar mampu menyesuaikan dengan perkembangan zaman.
Langkah pengorganisasian yang perlu dilalui berupa perincian pekerjaan, pembagian beban kerja, penetapan mekanisme kerja, dll. Dari sini, manajemen dapat mengkombinasikan pekerjaan anggota dan mengukur efektivitas kerja organisasi untuk ditingkatkan.
Actuating (Penggerakan)
Dalam sebuah manajemen, diperlukan aksi atau penggerakan untuk merealisasikan rencana programnya. Di antara fungsi dari penggerakan tersebut adalah untuk mempengaruhi dan memotivasi orang lain, serta memelihara dan memupuk kesetiaan pada organisasi. Selain itu aksi juga berfungsi sebagai daya terima atau tolak terhadap suatu hal, dalam rangka menanamkan rasa tanggung jawab seseorang terhadap kewajibannya.
Manajemen, di bawah pimpinan seorang manajer juga harus memperhatikan etika manajemen, yakni standar prilaku yang memandunya dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Secara umum, etika seorang manajerial ada tiga:
- Perilaku terhadap organisasi.
- Perilaku terhadap karyawan.
- Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya.
Controlling (Pengendalian atau Pengawasan)
Pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai. Mulai dari perencanaan, pengorganisasian, hingga penggerakan. Karena terjadinya penyimpangan atau kesalahan dalam pelaksanaan program sangatlah mungkin terjadi. Namun, dengan adanya pengendalian, hal itu dapat diantisipasi lebih dini.
Pengendalian memiliki beberapa jenis atau metode, yakni pengendalian pendahuluan, pengendalian bersama, dan pengendalian umpan balik.
Dalam melakukan pengendalian, manajemen hendaklah melihat beberapa hal untuk mengetahui efektivitas sistem pengendalian yang digunakan. Beberapa ciri sistem pengendalian yang efektif adalah akurat, tepat waktu, objektif, menyeluruh, ekonomis, realistis, dan fleksibel. Pengendalian juga difokuskan kepada titik strategis yang kemungkinan terjadi penyimpangan relatif besar. Juga pengendalian yang baik akan dapat mengindentifikasi tindakan koreksi yang diperlukan dan diterima oleh segenap anggota organisasi. Penerimaan tersebut akan berpengaruh pada perasaan bahwa mereka memiliki kesempatan dan tanggung jawab yang memadai, hingga selanjutnya dapat mencapai prestasi kerja yang tinggi.
Evaluating (Evaluasi)
Evaluasi adalah proses menetukan nilai untuk suatu hal atau objek berdasarakan acuan tertentu untuk menentukan sebuah tujuan. Dalam perusahaan, evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan evektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil pengukuran tersebut akan digunakan sebagai dasar analisis situasi program berikutnya.
