Perencanaan dalam manajemen adalah proses yang melibatkan serangkaian langkah untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien. Ini melibatkan definisi tujuan organisasi atau tujuan, pembentukan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan pengembangan rencana operasional yang terinci untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan organisasi. Dalam konteks perencanaan, penting untuk membedakan antara tujuan (apa yang akan dilakukan) dan sarana (bagaimana itu akan dilakukan).
Perencanaan dapat bersifat informal atau formal. Dalam perencanaan informal, tujuan mungkin tidak tertulis dan jarang dibagikan dengan anggota organisasi lainnya. Ini sering terjadi dalam bisnis kecil di mana pemilik-manajer memiliki visi tentang arah yang ingin mereka tuju dan bagaimana mereka berencana mencapainya. Namun, perencanaan informal juga dapat ditemukan dalam organisasi besar, meskipun beberapa bisnis kecil mungkin memiliki rencana formal yang sangat canggih.
Di sisi lain, perencanaan formal melibatkan penetapan tujuan yang spesifik untuk jangka waktu tertentu, pembuatan rencana tertulis, dan pembuatan rencana tindakan yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut. Ketika kami menggunakan istilah "perencanaan" dalam konteks ini, kami mengimplikasikan perencanaan formal dengan komitmen tertulis dan rencana tindakan yang terinci.
Manajer merencanakan untuk beberapa alasan. Pertama-tama, perencanaan memberikan arahan kepada manajer dan non-manajer dalam organisasi. Ketika karyawan mengetahui apa yang ingin dicapai oleh organisasi atau unit kerja mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan tersebut, mereka dapat mengkoordinasikan kegiatan mereka, bekerja sama satu sama lain, dan melakukan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Tanpa perencanaan, departemen dan individu mungkin bekerja pada tujuan yang saling bertentangan dan mencegah organisasi mencapai tujuan secara efisien. Perencanaan juga membantu mengurangi ketidakpastian dengan mendorong manajer untuk melihat ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan mengembangkan respons yang sesuai. Meskipun perencanaan tidak akan menghilangkan ketidakpastian sepenuhnya, manajer merencanakan agar mereka dapat merespons dengan efektif.
Selain itu, perencanaan membantu meminimalkan pemborosan dan redundansi dalam kegiatan organisasi. Ketika aktivitas kerja dikoordinasikan seputar rencana, ketidakberesan menjadi jelas dan dapat diperbaiki atau dieliminasi. Dengan demikian, perencanaan membantu organisasi menggunakan sumber daya secara efisien dan menghindari pemborosan.
Terakhir, perencanaan menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian. Ketika manajer merencanakan, mereka mengembangkan tujuan dan rencana. Ketika mereka melakukan pengendalian, mereka melihat apakah rencana tersebut dilaksanakan dan apakah tujuan tersebut tercapai. Tanpa perencanaan, tidak akan ada tujuan yang dapat dijadikan tolak ukur untuk mengukur usaha kerja atau mengidentifikasi penyimpangan.
Sebagai contoh nyata, perencanaan telah berkontribusi pada kinerja yang menguntungkan dari Recreational Equipment, Inc. (REI). Rencana ekspansi formal telah membantu REI tumbuh dari satu toko pada tahun 1944 menjadi salah satu pengecer peralatan luar ruangan terkemuka dengan lebih dari 150 toko, 12.000 karyawan, dan penjualan tahunan lebih dari $2 miliar.
Dalam hal hubungan antara perencanaan dan kinerja, telah dilakukan lebih dari tiga puluh tahun penelitian yang meneliti hubungan antara perencanaan dan kinerja. Meskipun sebagian besar penelitian menunjukkan hubungan yang secara umum positif antara perencanaan dan kinerja, tidak dapat dikatakan bahwa organisasi yang merencanakan secara formal selalu lebih unggul daripada yang tidak merencanakan. Namun, ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian tersebut.
Pertama, secara umum, perencanaan formal dikaitkan dengan hasil keuangan yang positif, seperti laba yang lebih tinggi dan tingkat pengembalian aset yang lebih tinggi. Kedua, kualitas proses perencanaan dan implementasi rencana mungkin lebih berkontribusi pada kinerja tinggi daripada tingkat perencanaan. Terakhir, dalam penelitian di mana perencanaan formal tidak menghasilkan kinerja yang lebih tinggi, lingkungan eksternal biasanya menjadi penyebabnya. Ketika peraturan pemerintah, serikat pekerja yang kuat, dan kekuatan lingkungan serupa membatasi pilihan manajemen, perencanaan akan memiliki dampak yang lebih sedikit pada kinerja organisasi. Hal ini karena manajemen akan memiliki lebih sedikit pilihan untuk yang perencanaan dapat mengusulkan alternatif yang layak.
Sebagai contoh, perencanaan mungkin menyarankan bahwa sebuah perusahaan manufaktur memproduksi sejumlah bagian kuncinya di Asia agar dapat bersaing secara efektif dengan pesaing asing yang murah. Namun, jika kontrak perusahaan dengan serikat pekerja secara khusus melarang transfer pekerjaan ke luar negeri, nilai upaya perencanaan perusahaan tersebut signifikan berkurang.
