Eksistensi jasa event organizer saat ini semakin diakui seiring dengan berkembangnya modernisasi.
Menurut Yoki Wirasendjaja dalam website www.jurnal.id, perkembangan bisnis event organizer berkembang begitu pesat di Indonesia. Persaingan yang ketat menyebabkan beberapa di antaranya harus gulung tikar. Masing-masing event organizer harus memiliki keunggulan dalam hal melayani klien agar dapat bertahan di bisnis ini.
Permasalahan saat ini mayoritas orang belum mempercayai sepenuhnya peran dan kinerja dari event organizer dalam menyelenggarakan sebuah acara. Bahkan banyak pula yang menganggap event organizer yang membantu dalam pesta pernikahan biasa disebut wedding organizer.
Pada praktiknya, jasa event organizer terbagi menjadi dua, yakni wedding organizer dan wedding planner. Lantas apa yang membedakannya?
Menurut Arinda dalam website thebridedept.com, jasa yang diberikan event organizer untuk merencanakan pesta pernikahan dari awal sampai akhir disebut Wedding Planner. Mulai dari memilih vendor, rapat vendor, hingga membantu tawar menawar harga dengan vendor. Berbeda halnya dengan wedding organizer yang hanya membantu untuk kelancaran pada hari H.Â
Biasanya wedding organizer mulai bekerja kurang dari satu bulan sebelum hari pernikahan. Arinda mengatakan ada perbedaan harga antara wedding planner dan wedding organizer. Ruang lingkup dan cakupan kesulitannya yang cukup besar membuat wedding planner dikenakan charge sekitar 10%-25% dari total pengeluaran. Jadi jumlah biaya yang dibayarkan akan bervariasi sesuai dengan besar kecilnya pernikahan.
Sebenarnya ada banyak orang yang belum memahami betul pentingnya penggunaan jasa event organizer dalam menyelenggarakan pesta pernikahan. Peran utama jasa event organizer yakni merumuskan konsep pernikahan, seperti menentukan tanggal, tempat, catering, vendor, fasilitas, negosiasi, bahkan hingga koordinasi keseluruhan acara.
Lalu apa latar belakang penggunaan jasa event organizer ini?Â
Berdasarkan pendapat Meily Rohmatun, ada beberapa alasan diantaranya adalah pengaturan pengelolaan dan keuangan, sebagai penengah dalam menyatukan berbagai persepsi antara dua keluarga penyelenggara acara, dan sebagai kebutuhan juga karena mayoritas orang tidak mempunyai waktu dan kurangnya informasi untuk pesta pernikahan.
Pada hakikatnya segala sesuatu tentu saja memiliki kekurangan dan kelebihan. Kekurangan dan kelebihan tersebut bisa dijadikan acuan berpikir dalam menentukan sikap dan tindakan.
Terlepas dari peranan penting jasa event organizer tersebut di atas, Meily Rohmatun menyebutkan ada beberapa kelebihan dan kekurangan dari jasa event organizer dalam menyelenggarakan pesta pernikahan. Kelebihannya diantaranya jasa event organizer bekerja dengan professional, mempersiapkan segala keperluan sesuai dengan yang dibutuhkan.
Event organizer juga dapat menjadi penengah ketika keinginan kedua belah pihak pasangan yang akan menikah berbeda satu dengan yang lainnya. Kekurangannya adalah pihak penyelenggara tidak dapat mengurus persiapan pernikahan yang sifatnya privasi.
Kerap kali jasa event organizer mengabaikan keluarga sebagai pemantau. Selain itu juga dibutuhkan dana khusus dengan nilai yang tidak sedikit sebagai upah jasa event organizer.
Saat ini tidak sedikit orang yang mulai mengandalkan jasa event organizer, terutama dalam menyelenggarakan pesta pernikahan.
Tapi apakah sebenarnya hal itu diperlukan? Beberapa tahun belakangan ini hal tersebut memang menjadi pertanyaan bagi pasangan yang ingin menikah. Lalu seberapa penting peranan event organizer?
Dilihat dari teori studi kelayakan bisnis event organizer menurut Lindawati Kuswanti dalam studi manajemen mengarah pada tiga aspek yakni Market Area (Berdasarkan wilayah yang berpotensi) dan Main Customer (Segmentasi pasar), dan Targeting & Rencana Pemasaran.
Salah satu contoh kasusnya adalah pernikahan artis Raffi Ahmad dan Nagita Slavina. Raffi dan Nagita menggunakan jasa event organizer yang membutuhkan budget tidak sedikit. Resepsi pernikahan digelar di Bali berdasarkan Market Area yang berpotensi dan Targeting dari acara tersebut adalah kalangan artis dan kerabat dekat.
Hal tersebut menunjukkan bahwa saat ini sudah tidak diragukan lagi kualitas kerja dari event organizer karena sudah terbukti dari studi kelayakan yang dikemukakan oleh Lindawati Kuswanti dalam analisis bisnisnya.
Di era modern ini sudah banyak jasa event organizer yang berkembang di kalangan masyarakat, khususnya di kota-kota besar. Tentunya hal tersebut tergantung kebutuhan dan biaya yang dimiliki calon pasangan pengantin. Konsep acara modern sesuai rancangan event organizer saat ini sudah bervariasi. Mulai dari tema pernikahan hingga pemilihan tempat untuk resepsi pernikahan.
Bahkan acara-acara saat ini banyak yang memiliki ketentuan yang sebelumnya tidak ada, misalnya menggunakan dresscode saat menghadiri suatu acara. Konsep acara pernikahan demikian semakin berkembang sesuai permintaan klien.
Event organizeryang bertahan di dunia bisnis dewasa ini tidak terlepas dari kinerja yang professional. Segala kebutuhan selalu dipersiapkan dengan baik dan terencana
Hal-hal yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan event organizer harus melalui persetujuan kedua belah pihak yakni antara pihak penyelenggara acara dengan penanggung jawab acara.
Hal tersebut dilakukan agar bisa meminimalisir kekurangan dari event organizer. Selain itu, pihak penyelenggara acara juga harus mampu menentukan budgeting yang tepat serta selalu mengkomunikasikan maksud dan tujuan pada pihak penanggung jawab acara.
Jadi, apakah sudah terpikirkan perlu atau tidaknya acara penikahan menggunakan jasa event organizer? Bagaimanapun juga, ada atau tidaknya peran dari event organizer, pernikahan tetap menjadi acara sakral yang dinantikan dan bernilai makna tinggi.
Terlepas dari segala hal tentang serba-serbi event organizer, libatkanlah peran keluarga dan jadikan pernikahanmu sebagai pemersatu dua keluarga.
