Mahasiswa KKN UNNES GIAT 12 Pembuatan Buku Panduan Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar Desa Jajarwayang

Mahasiswa Universitas Negeri Semarang (UNNES) melaksanakan program Kuliah Kerja Nyata (KKN) merupakan prestasi bagi mahasiswi untuk mengabdi kepada masyarakat sekaligus menerapkan ilmu yang mereka dapatkan di bangku kuliah. Hal ini dalam pelaksanaan KKN UNNES GIAT 12 di Pemerintahan Desa Jajarwayang, Kecamatan Bojong, Kabupaten Pekalongan. Mahasiswa KKN di desa ini berhasil membuat sebuah ide berupa Pembuatan Buku Pedoman Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar.

Program kerja pembuatan buku panduan pengaplikasian surat masuk dan surat keluar di Desa Jajarwayang merupakan upaya strategis untuk meningkatkan tata kelola administrasi surat-menyurat yang efektif dan efisien di tingkat desa. Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh kebutuhan perangkat desa dalam mengelola surat masuk dan surat keluar secara sistematis, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik guna mendukung transparansi dan akuntabilitas pemerintahan desa. Proses pelaksanaan program ini diawali dengan identifikasi kebutuhan serta pengumpulan data terkait pengelolaan surat yang selama ini berjalan. Berdasarkan hasil kajian tersebut, disusunlah buku panduan yang memuat prosedur lengkap penggunaan aplikasi surat masuk dan surat keluar, mulai dari pencatatan, penyimpanan, pelacakan, hingga pelaporan surat. Buku panduan ini juga dilengkapi dengan tata cara pengelolaan surat secara manual sebagai alternatif penanganan surat untuk memastikan kelancaran administrasi dalam segala kondisi.

Selanjutnya, buku panduan ini dijadikan dasar dalam pelatihan yang diberikan kepada seluruh perangkat desa agar mereka mampu mengaplikasikan sistem pengelolaan surat digital maupun manual sesuai dengan panduan yang disusun. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan serta kesadaran akan pentingnya pengelolaan surat yang benar dan terdokumentasi rapi. Buku panduan ini bisa digunakan sebagai pegangan dalam pengoperasian surat masuk dan surat keluar. Pembuatan buku aplikasi surat masuk dan keluar terdiri dari pembuatan database tabel surat, pembuatan form input data, penyusunan buku agenda yang ada dalam sistem, dan pengembangan fitur pencarian serta laporan.

Bagi mahasiswa UNNES GIAT 12, kegiatan ini tidak hanya menjadi wujud pengabdian masyarakat, tetapi juga pengalaman berharga dalam penerapan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah. Harapannya, Buku Panduan Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar dapat menjadi langkah awal untuk mendukung transparansi administrasi serta memperkuat sistem dokumentasi resmi desa.