KEMANA ANDA MEMEBELANJAKAN UANG PERUSAHAAN? EPROCUREMENT SALAH SATU SOLUSINYA
(Sigit Yunanto – Mahasiswa S2-Magister Ilmu Komunikasi UMB)
(seegeat@gmail.com)
Pertanyaan tersebut mungkin pernah anda dengar pada saat meeting dengan pimpinan anda, bahkan dengan pemilik saham pada saat RUPS, yang ingin mengetahui kemana uang perusahaan dibelanjakan. Semua jenis perusahaan dan semua ukuran, baik perusahaan kecil maupun perusahaan non kecil patut memahami, kemana membelanjakan uang perusahaan? Kita pun berhak secara penuh untuk melakukan penghematan biaya dalam setiap pembelanjaan kebutuhan perusahaan. Bagaimana perusahaan dapat merekam semua pengeluarannya, meningkatkan kontrol terhadap pembelanjaannya, dan memaksimalkan penghematan dan efisiensi biaya? Ya, eprocurement adalah sebuah solusi untuk menangani aktifitas tersebut.
Tentang e-Procurement
Sebagai sebuah sistem, e-Procurement pun mengalami evolusi dari generasi ke generasi, bagaimana memperbaiki diri dalam memposisikan fungsinya dalam memberikan solusi. Solusi eProcurement generasi pertama menyediakan proses pengadaan dengan alur kerja yang terbatas, sehingga tidak fleksibel dan sulit untuk digunakan. Solusi eProcurement generasi kedua sudah memanfaatkan web yang tentunya memperluas pengguan eProcurement tetapi masih belum fleksibel. Solusi eProcurement generasi ketiga yang diimplementasikan pada hari ini, memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam penggunaannya di setiap PC, Desktop bahkan smartphone. Dengan pengguna yang semakin luas, organisasi dapat lebih meningkatkan kontrol dari pembelian yang mereka lakukan sehingga dapat lebih memaksimalkan penghematan biaya. Karakteristik untuk generasi ketiga yang ditawarkan adalah Visibilitas. Sementara untuk genetasi pertama dan kedua menawarkan solusi terpisah untuk fungsi yang berbeda. Misal, Procurement dan Finance. Generasi ketiga difokuskan pada membangun rantai pasokan yang berbasis nilai, dimana semua sistem yang relevan dipadukan dalam suatu sistem yang saling menunjang dalam mendukung efisiensi. Generasi ketiga juga menenkankan pada aturan bisnis yang menjadi kebijakan bisnis suatu perusahaan, seperti aturan bisnis dimana vendor harus mempertahankan kriteria yang sudah ditetapkan, membantu corporate responsibility value, atau sesuai dengan standard pembukuan perusahaan, atau real-time monitoring dari pengeluaran dibandingkan dengan anggaran berdasarkan rencana pengadaan.
Pengadaan melalui e-Procurement di Indonesia, sudah banyak diterapkan di instansi pemerintahan, BUMN, BUMD, dan juga swasta. Sebagai contoh adalah PT. PLN (Persero) yang diimplementasikan sejak tahun 2000 (Modul Kataloging) dan sampai sekarang berintegrasi dengan sistem lainnya yang mendukung rantai pasokan. eProcurement di PT.PLN (Persero), mampu memberikan penghematan sebesar Rp. 400 Milyard/tahun. Selama tahun 2005-2008 (eproc.pln.co.id), eProcurement yang dilakukan oleh PLN mencatat penghematan sebesar 4.56% terhadap realisasi HPS (Harga Perkiraan Sendiri) Rp. 249,40 Milyard. Atau penghematan sebesar Rp 1.6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap total RAB. Selain PLN, penggunaan eProcurement juga dilakukan oleh PT. Indonesia Power, PT. Pelabuhan Indonesia II , PT. Taspen, PT. Kereta Api Indonesia, PT. Asuransi Jiwasraya, PT. Jasa Raharja, PT. Telkomsel (Verona - Vendor Management) PT. Garuda Food, PT. Combiphar.
Layanan e-Procurement yang disajikan juga harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:
a.Berapa banyak kita membeli dan dari siapa?
b.Apa yang kita beli?
c.Bagaimana kita membeli?
d.Dimana proses berhenti? Dimana proses yang harus diperbaiki?
Strategi Implementasi
Praktek global penggunaan eProcurement telah sangat sukses diseluruh organisasi. Bagaimana cara mengimplementasikan eProcurement?
a.Fokus pada proses
Mengedepankan pada orientasi proses (Process Oriented). Proses procurement yang efektif, fleksibel, yang mudah disesuaikan dan diimplementasikan. Merampingkan cara dengan mengukur KPI procurement.
b.Menciptakan pengalaman pengguna yang sukses
Penggunaan procurement yang tetap mematuhi aturan yang telah ditetapkan, meningkatkan fleksibilitas dan kemudahan
c.Otomatisasi sistem secara maksimal
Sesederhana mungkin dalam melakukan operasi penggunaan sistem, sehingga menciptakan pengalaman yang menyenangkan, menghilangkan kompleksitas. Hal ini akan mudah digunakan, mendorong partisipasi dan membantu menangkap informasi apa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan procurement.
d.Perbaikan terus menerus
Selalu belajar bagaimana meningkatkan proses sesuai dengan kebutuhan. Dari data-data procurement yang telah terkumpul, maka dapat dilakukan analisa. Misalkan ditemukan terlalu banyak pemasok untuk sebuah item. Atau mungkin mengidentifikasi tren dimana mencari pemasok yang dapat menyediakan barang-barang tersebut melalui catalog
Solusi eProcurement
e-Procurement merupakan sebuah piranti lunak yang digunakan untuk mengelola pengadaan barang dan jasa dilingkungan bisnis yang mengedepankan good corporate governance. e-Procurement merupakan bagian dari SCM (Supply Chain Management) yaitu sebuah sistem yang mengelola organisasi internal dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan barang / jasa dengan rekanan. Dalam mengurangi ketidakefisiensian rantai pengadaan, maka digunakan sebuah teknologi informasi untuk melakukan integrasi pengadaan barang dan jasa ini.
Solusi ini dibuat oleh sebuah perusahaan IT di Indonesia yaitu PT. Mitra Mandiri Informatika (MMI) – www.mitramandiri.co.id , yang mengawali sistem ini pada tahun 2000 di PT. PLN (Persero). Selanjutnya sistem e-procurement ini berkembang dan diimplementasikan ke beberapa perusahaan seperti :
1.PT. PLN (eproc.pln.co.id)
2.PT. Indonesia Power (http://eproc.indonesiapower.co.id/ver1/main )
3.PT. Pelabuhan Indonesia II (http://procurement.indonesiaport.co.id/)
4.PT. Taspen, (http://e-proc.taspen.com/)
5.PT. Kereta Api Indonesia (https://eproc.kereta-api.co.id/)
6.PT. Asuransi Jiwasraya
7.PT. Jasa Raharja,
8.PT. Telkomsel,
9.PT. Garuda Food,
10.PT. Combiphar.
Dalam membuat sebuah produk, akan selalu disesuaikan dengan kebutuhan dengan mengakomodasi teknologi dan framework terbaru, serta modul yang lebih terintegrasi dengan sistem yang sudah ada. Sesuai dengan perkembangannya, setiap terjadi implementasi eProcurement, akan diminta kemampuannya untuk bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah ada. Sebagai contoh, di PT. Indonesia Power sudah memiliki sistem eksisting anggaran. Bagaimana kemampuan eProcurement dapat mengambil data anggaran sebagai bahan masukan di eProcurement. Â Di PT Taspen, sudah ada SAP. Bagaimana eProcurement dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah eksisting.
Dalam penyediaan sistem e-Procurement ini, perbaikan berkelanjutan sangatlah penting dalam meningkatkan kinerja organisasi pengguna eProcurement. Dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat, membuat produk yang inovatif dan berkualitas merupakan hal yang penting dalam menjaga daya saing perusahaan (Schilling dan Hill, 1998). Selain harus menggunakan teknologi yang mampu mengakomodasi sistem arsitektur enterprise, perbaikan produk yang dihasilkan harus dipisahkan antara product development process (kepentingan internal dalam pengembangan produk) dengan Project Management Model (kepentingan proyek pekerjaan di pelanggan yang berangkat dari product development yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan). Hal ini penting dalam menjaga perbaikan-perbaikan dalam meningkatkan kualitas produk.
Selain itu, dalam meningkatkan kepercayaan kepada konsumen, produk e-procurement ini di kemas dalam sebuah brand yang disebut dengan ProMISE (Procurement Management Information System for Enterprise) yang telah didaftarkan di HKI (Hak Kekayaan Intelektual) pada tahun 2005.
Citra merek merupakan hal mendasar bagi proses aktifitas pemasaran dalam menghubungkan target pasar. Komunikasi yang baik dalam membentuk opini akan membantu posisi sebuah brand. Dengan meningkatkan kualitas produk yang mampu memenuhi ekspektasi konsumen serta citra merek (brand image) yang mampu mempengaruhi cara pandang calon customer, sehingga diharapkan akan mampu mempengaruhi tindakannya dalam melakukan keputusan pembelian
Daftar Pustaka
Tavi, Jari (Apr 2008). Learning From Global World-Class eProcurement Practices. Strategic Finance89.10 : 24-29.
Carter, Joseph R;Narasimhan, Ram (Winter 1996). Is purchasing really strategic?. International Journal of Purchasing and Materials Management; 32, 1; ProQuest Health Management pg. 20
Nilsson-Witell, Lars;Antoni, Marc;Dahlgaard, Jens J (2005). Continuous improvement in product development: Improvement programs and quality principles. The International Journal of Quality & Reliability Management; 22, 8/9; ProQuest Health Management pg. 753
