Unsur-unsur yang membentuk knowledge management adalah orang, teknologi dan proses. Orang merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge. Teknologi berperan sebagai infrastruktur standar dan dapat diandalkan untuk menopang terjadinya knowledge management. Lalu proses terdiri dari mengumpulkan, menyaring, mengesahkan, mentransformasikan dan menyebarkan pengetahuan ke seluruh lembaga dan organisasi sehingga setiap orang di dalamnya bisa menjalankan perannya dengan efektif dan efisien.
Knowledge management berfungsi sebagai pendekatan yang terencana dan juga sistematis agar menjamin penerapan pengetahuan organisasi yang baik. Sekaligus meningkatkan gagasan, inovasi, pemikiran, kompetensi dan keahlian. Dengan begitu organisasi bisa berjalan lebih terarah, efektif dan efisien.
Manfaat Knowledge Management
Menurut Chase International Survey (Widayana, 2005, p.21) ada beberapa manfaat knowledge management dalam perusahaan, di antaranya adalah:
- Meningkatkan Pengambilan Keputusan. Artinya dengan jelas bahwa setiap keputusan yang diambil atas dasar informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek.
- Meningkatkan Respon Terhadap Pelanggan. Orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan costumer service, namun menjadi bagian dari seluruh organisasi.
- Meningkatkan Efisiensi dan Cara Kerja. Orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan costumer service, namun menjadi bagian dari seluruh organisasi.
- Â Meningkatkan Jumlah Produk Atau Jasa, Dan Meningkatkan Kemampuan Dalam Berinovasi. produk dan jasa yang melebihi harapan pelanggan dapat lebih mudah dan cepat untuk di ciptakan. Maka dari itu timbul sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan, tetapi melainkan semua orang atau kelompok dalam organisasi.
Model Knowledge Management
Nonaka dan Takeuchi juga menjelaskan tentang model knowledge management yang dikutip oleh Dalkir (2011, hal. 64). Menurut mereka proses penciptaan knowledge suatu perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
Sosialization/Sosialisasi (tacit to tacit)
Sosialisasi adalah sharing pengetahuan tacit (tersirat) antar individu melalui aktivitas bersama, atau kedekatan fisik. Sosialisasi pengetahuan terjadi saat seseorang yang dianggap mampu dan mahir berupaya mengeluarkan isi pikirannya dalam bentuk nyata, dapat diterima oleh indra orang lain.
Externalization/Eksternalisasi (tacit to explicit)
Eksternalisasi adalah ekspresi pengetahuan tersirat menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh banyak orang (public). Eksternalisasi sering disebut sebagai upaya untuk menciptakan konsep pengetahuan.
