Pagi subuh saya membuka sosmed populer. Setelah naik turun melihat postingan, saya terkejut dengan sebuah peristiwa yang terjadi di daerah yang tidak terlalu jauh dengan kediaman saya.
Hasil video unggahan seseorang itu lalu saya buka. Ternyata seorang kepala bagian Humas sedang berdialog dengan serombongan guru dan siswa yang telah batal tampil dalam sebuah acara resmi.
Saya tidak akan membahas konten dialog yang berisi kekecewaan, sehingga dalam video tersebut juga diwarnai tangisan para siswa dan suara nada tinggi beberapa guru di sana. Setelah saya bagikan video tersebut kepada kepala bagian Humas melalui pesan pribadi, saya kemudian menulis ini.
Protokoler atau humas adalah bagian penting keberhasilan sebuah acara. Sesuai dengan UU No 9 2010,
"serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi : Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat."
Memahami kutipan di atas, saya kembali teringat ketika saya menjadi master of ceremony pada sebuah acara resmi. Susunan acara menjadi bagian pertama yang paling penting diketahui. Dan susunannya dapat berubah saat itu juga.
Cara berdiri, jeda, hingga pembacaan setiap bagian acara dikondisikan oleh para mas-mas bagian protokoler. Pun ketika saya salah membacakan salah satu bagian acara, mas-mas yang mendampingi saya berucap begini, 'habislah kita, Bang'. Saya memaknai kalimat tersebut sebagai, sesudah ini mereka mendapat teguran atau tepatnya kemarahan. Ya karena ini menjadi bagian dari tugas mereka menjaga acara lancar dan tertib.
Lalu, mengapa sebuah acara resmi bahkan biasanya tahunan dilaksanakan bisa seperti ini? Dari video pengisi acara sudah meminta rundown atau susunan acara dan mereka tahu akan tampil pada acara pertama. Tetapi hingga acara berakhir mereka tak kunjung tampil. Ini pangkal keributannya.
Bagaimana sebenarnya rundown itu dibuat. Biasanya pihak protokoler akan hadir lebih dulu untuk memeriksa kondisi di lapangan. Akses jalan masuk, tempat duduk, konsumsi hingga susunan acara.
Susunan acara akan diteliti berapa menit rata2 setiap bagian dari acara tersebut. Jika ada sambutan, siapa saja yang akan memberikan sambutan. Dari yang terendah hingga tertinggi di bagian akhir. Juga pengisi acaranya.
Hematnya, acara akan sukses jika semua pihak memahami bahwa tidak semua yang 'direncanakan' benar-benar akan terjadi. Semua yang disepakati benar akan terwujud. Ada human error, kondisi alam yang tiba-tiba berubah, hingga jadwal yang padat dari pejabat yang hadir. Di sinilah perlunya kearifan kita semua. Kata kuncinya saling 'memahami'.
Sudah keburu viral, sudah keburu masyarakat berpendapat. Medsos memang dahsyat. Berpikir sambil garuk-garuk kepala.
13.12.2017
