Faktor Internal dan Faktor Eksternal terhadap Kinerja Perusahaan

Lingkungan Organisasi 

Semua faktor internal dan eksternal yang memengaruhi operasi, kebijakan, dan kinerja suatu organisasi atau perusahaan disebut lingkungan organisasi. Ini mencakup struktur internal, budaya, dan sumber daya manusia hingga faktor eksternal seperti persaingan di pasar, kondisi ekonomi, dan peraturan pemerintah.

Dalam konteks aktivitas dan tujuan bisnis organisasi, lingkungannya terdiri dari berbagai komponen yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh organisasi. Organisasi harus memahami dan mengelola lingkungannya dengan baik agar dapat menyesuaikan diri dengan perubahan dan mencapai kesuksesan dalam jangka panjang.

Notowidigdo, di dalam buku Ward and Peppard (2007), membagi informasi strategis sistem menjadi:

• Sistem internal yang memiliki manfaat langsung bagi Perusahaan
• Sistem eksternal yang memiliki manfaat langsung bagi pelanggan perusahaan

 

Faktor Faktor Organisasional

Lingkungan organisasi meliputi semua elemen yang berada di dalam maupun di luar organisasi yang memiliki potensi untuk memengaruhi sebagian atau keseluruhan dari suatu organisasi. Memiliki dua  jenis kategori lingkungan, yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal berpengaruh langsung dalam kegiatan organisasi, seperti karyawan atau pegawai dan pimpinan manager dalam organisasi tersebut. Sedangkan lingkungan eksternal dibagi menjadi dua yaitu pengaruh secara langsung dan tidak langsung. Lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung terhadap organisasi atau lingkungan mikro, seperti pesaing, pemosak, pemerintah, dan lembaga keuangan. Sedangkan lingkungan eksternal yang tidak berpengaruh langsung terhadap organisasi atau lingkungan mikro, seperti kondisi analisis PEST (Politikal, Ekonomik, Sosial dan Teknologi).

Faktor Internal Organisasi 

Faktor internal adalah peristiwa dan kecenderungan yang terjadi di dalam suatu organisasi yang berdampak pada manajemen, karyawan, dan budaya organisasi. Budaya organisasi terdiri dari prinsip dan sikap yang berlaku di antara orang-orang dalam organisasi.

Menurut Harris (2000:10), lingkungan internal mencakup elemen di dalam organisasi yang dapat dikendalikan, sementara lingkungan eksternal mencakup situasi di luar organisasi, yang sulit dikendalikan (tidak menentu).

Menurut Wheelen dan Hunger (2000), Lingkungan internal terdiri dari struktur (structure), budaya (culture), sumber daya (resources). Lingkungan internal perlu dianalisis untuk mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknesses) yang ada dalam perusahaan

Resources dan capabilities adalah salah satu dari faktor internal perusahaan. Jumlah resources dan capabilities yang saat ini dimiliki perusahaan akan membatasi misi, tujuan, dan strategi perusahaan. Ilustrasi sebagai pemimpin pasar produk konsumen di Indonesia yaitu  perusahaan Unilever yang memiliki banyak sumber daya dan kemampuan yang memungkinkan bisnis memperoleh keunggulan bersaing dalam industri produk konsumen, tetapi perusahaan tidak memiliki sumber daya dan kemampuan di bidang teknologi informasi karena bidang ini tidak tercakup dalam misi dan tujuan perusahaan.

Resources (Sumber Daya) menurut Barney dan Hesterly, 2008 adalah sekumpulan aset, baik berwujud (seperti produk yang dibuat oleh perusahaan, persediaan bahan baku, fasilitas pabrik, dan sebagainya) maupun tidak berwujud (seperti reputasi atau citra merek perusahaan). Aset-aset ini berada di bawah kendali perusahaan dan akan membantu perusahaan melaksanakan tujuan bisnisnya.

Capabilities adalalah kemampuan suatu perusahaan untuk mengorganisasikan dan memberdayakan sumber daya yang dimilikinya secara produktif. Kapabilitas perusahaan berasal dari tiga hal, yaitu struktur organisasi, proses organisasi, dan sistem pengendalian organisasi. Proses organisasi yang berfokus pada koordinasi penggunaan sumber daya menentukan seberapa efektif dan efisien sumber daya yang dimiliki oleh Perusahaan untuk menjalankan strategi tertentu guna mencapai tujuan perusahaan. Sering kali terjadi suatu perusahaan memiliki sumber daya yang berharga tetapikarena tidak diorganisasi penggunaannya secara efektif dan efisien, maka sumber daya dimaksud tidak mampu menjadikan perusahaan memiliki keunggulan bersaing.

Lingkungan internal organisasi terdiri dari: 

• Pemilik mereka yang dinyatakan sebagai pemilik organisasi secara hukum, historis, atau berdasarkan ide.
• Tim manajemen adalah individu yang, menurut pemilik perusahaan atau organisasi, ditunjuk atau ditunjuk sebagai pengelola organisasi selama waktu tertentu.
• Para Pekerja atau Anggota adalah sumber daya manusia organisasi atau perusahaan yang terlibat dalam aktivitas operasional perusahaan dan melakukan tugas-tugas organisasi sehari-hari sesuai dengan instruksi tim manajemen.
• Lingkungan Fisik Organisasi adalah sumber daya selain manusia yang dimiliki perusahaan dan menjadi faktor pendukung berjalannya sebuah aktifitas organisasi atau Perusahaan

Faktor Eksternal Organisasi 

Faktor eksternal terdiri dari elemen yang berada di luar organisasi dan tidak dapat dikendalikan atau diketahui terlebih dahulu oleh manajer. Faktor eksternal juga akan berdampak pada pengambilan keputusan manajer. Faktor-faktor yang berasal dari luar organisasi termasuk perubahan dalam perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku masyarakat atau konsumen, kemajuan teknologi serta politik, dan lain sebagainya. Faktor eksternal dibagi menjadi dua yaitu faktor mikro dan faktor makro. Faktor eksternal mikro adalah lingkungan yang mempengaruhi kegiatan manajemen secara langsung. Faktor makro adalah lingkungan yang mempengaruhi kegiatan tidak langsung

Lingkungan eksternal makro adalah lingkungan yang memiliki pengaruh tidak langsung. Lingkungan ini berada di luar organisasi dan perlu dianalisis untuk menentukan kesempatan (kesempatan) dan ancaman (ancaman) yang akan dihadapi perusahaan. Ada dua cara untuk menggambarkan lingkungan eksternal.

Faktor-faktor di luar organisasi yang bergantung satu sama lain dan bertukar sumber daya dengan organisasi tersebut disebut lingkungan eksternal. Input dari lingkungan eksternal, seperti bahan baku, dana, dan tenaga kerja, diubah oleh organisasi menjadi produk atau jasa sebagai output dari lingkungan eksternal. Sebagai contoh, lingkungan eksternal didefinisikan sebagai berikut:

• Menurut Chuck Williams (2001:51), lingkungan eksternal terdiri dari semua peristiwa di luar organisasi yang dapat mempengaruhi perusahaan. Kategori ini terdiri dari lingkungan khusus, lingkungan umum, dan lingkungan yang berubah.
• Lingkungan eksternal, menurut T. Hani Handoko (1999:62), terdiri dari elemen di luar organisasi yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berdampak pada proses pengambilan keputusan manajer. Lingkungan eksternal mikro dan makro terdiri dari lingkungan eksternal.
• Menurut James A.F. Stoner (1996:66), lingkungan eksternal terdiri dari elemen yang berkaitan dengan tindakan langsung (direct action) dan tak langsung (indirect action).

Jenis Lingkungan Eksternal

• Lingkungan eksternal mikro, yang terdiri dari komponen tindakan langsung atau lingkungan khusus
• Lingkungan eksternal makro, yang juga dikenal sebagai komponen tindakan tidak langsung atau lingkungan umum

Beberapa komponen ada di lingkungan luar organisasi, seperti

• Pelanggan yaitu individu yang secara langsung memanfaatkan, menggunakan, dan mengajukan permintaan untuk barang atau jasa yang ditawarkan oleh Perusahaan
• Pesaing yaitu organisasi bisnis lain yang menjalankan bisnis yang sama dengan organisasi yang kita jalankan. karena itu perusahaan yang dijalankan dengan cara yang sama, maka kompetisi adalah masalah. (sekaligus ancaman) yang dihadapi organisasi dalam meraih pelanggan
• Pemasok adalah pihak yang terkait langsung dalam operasi perusahaan dari sebuah organisasi, secara khusus perusahaan yang melakukan aktivitas pembuatan produk akhir dari bermacam-macam jenis bahan baku.
• Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk berkepentingan dalam menciptakan situasi dan operasi bisnis yang adil dan aman bagi orang-orang yang ingin menjalankan Perusahaan
• Partner strategis adalah perusahaan lain yang menjalankan bisnis yang berbeda dengan perusahaan kita, tetapi kami dapat bekerja sama dengan mereka untuk menjalankan bisnis yang menguntungkan kedua belah pihak.
• Pemerintah, yang memiliki legitimasi politik tertentu di suatu negara, dipilih dan diberi tanggung jawab untuk mengubah masyarakat ke arah kemajuan yang lebih baik di segala bidang.

Tahapan Analisi Lingkungan Eksternal 

Untuk mengetahui posisi organisasi saat ini, perlu dilakukan dua pemeriksaan penting: pemeriksaan ke dalam organisasi dan pemeriksaan ke luar. Analisis lingkungan eksternal bertujuan untuk menemukan bahaya dan peluang. Didalam bab ini akan dibahas mencakup melakukan analisis lingkungan pesaing sehingga dapat dengan jelas menentukan tempat perusahaan berada dipasar dan pilihan strategis masa depan dilakukan melalui pengamatan:

• Segmen pasar dan pangsa pasar dalam segmen tersebut, untuk mengidentifikasi alternatif strategi untuk meningkatkan pangsa pasar, meningkatkan ukuran total pasar atau menargetkan segmen yang berbeda
• Organisasi menempatkan dirinya dalam siklus hidup produk dengan mempertimbangkan produk yang akan habis atau menurun ketika permintaan meningkat produk yang terus berkembang di masa depan berasal dari hasil studi dan pengembangan, serta apakah siklus hidup produk harus dipendekkan atau mungkin diperpanjang
• Memeriksa semua rival saat ini dan kandidat pesaing untuk memahami taktik dan peluang kekuatan dan kelemahan mereka saat ini berbagai pasar untuk barang dan jasa, pemasaran, finansial, individu, dan prosedur
• Tindakan kompetitif yang mungkin di masa depan terjadi untuk menampilkan kemungkinan produk pengganti atau apakah kondisi saat ini memungkinkan pendatang untuk masuk ke pasar yang dipilih bisnis.

Tahapan analisis lingkungan eksternal dapat diuraikan sebagai berikut:

• Pemindaian (scanning) yang mencakup identifikasi tanda-tanda perubahan awal yang sedang berlangsung.
• Pengawasan (monitoring) yang melibatkan deteksi perubahan dan tren lingkungan melalui pengawasan berkelanjutan.
• Peramalan (forecasting) yang melibatkan pengembangan proyek-proyek yang dapat dilaksanakan berdasarkan hasil pemindaian dan pengawasan.
• Penilaian (assessing) yang mencakup penentuan kapan dan seberapa signifikan efek dari perubahan dan tren terhadap manajemen.

Alat Analisis Lingkungan Eksternal 

Ada banyak teknik yang dapat digunakan dalam menganalisis arus situasi dan strategi bisnis. Beberapa di antaranya yang juga menunjukkan hasil utama, yaitu :

• Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT)

Analisis yang akan dilakukan dengan melihat factor - faktor di atas sering menggunakan pendekatan analisis yang disebut SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats). Kemudian, menggunakan pemikiran yang lebih kreatif (missal: sesi brainstorming), dimana perusahaan mencari cara yang dapat menggunakan kekuatannya untuk mengeksploitasi peluang, sambil mengatasi kelemahannya dan bertahan dari ancaman. Namun, analisis lingkungan eksternal lebih menekankan kepada ancaman dan peluang. Peluang adalah kondisi dalam lingkungan umum yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan, sedangkan ancaman adalah kondisi dalam lingkungan umum yang dapat menghambat upaya organisasi untuk mencapai tujuan.

• PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi)

PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi) memberikan penjelasan tentang kerangka faktor makro yang digunakan dalam lingkungan pemindaian komponen manajemen strategis. Analisis ini termasuk dalam analisis eksternal saat melakukan analisis strategis atau saat melakukan riset pasar, dan memberikan gambaran yang berbeda tentang faktor makro yang harus dipertimbangkan. Analisis ini adalah alat strategis yang digunakan untuk mendapatkan pemahaman pasar yang lebih baik tentang pertumbuhan atau penurunan, posisi, potensi, dan arah operasi.

• Analisis PEST bergantung pada empat faktor, yaitu

Faktor pertama adalah politik, yang pada dasarnya menentukan campur tangan pemerintah dalam perekonomian. Faktor politik termasuk kebijakan pajak, hukum perburuhan, hukum lingkungan, pembatasan perdagangan, tarif, dan stabilitas politik. Faktor politik juga dapat mencakup barang dan jasa yang akan diberikan atau diberikan pemerintah, serta barang dan jasa yang tidak ingin diberikan pemerintah.

Faktor kedua adalah ekonomi : faktor yang termasuk dalam aspek ini seperti: pertumbuhan ekonomi, suku bunga, nilai tukar, tingkat inflasi. Faktor-faktor ini sangat mempengaruhi bagaimana bisnis beroperasi dan membuat keputusan. Misalnya, suku bunga mempengaruhi biaya modal sebuah bisnis dan sejauh mana bisnis tersebut dapat berkembang. Biaya barang ekspor, pasokan, dan barang impor dapat dipengaruhi oleh nilai tukar dalam ekonomi.

Faktor ketiga adalah sosial: faktor seperti budaya dan kesadaran kesehatan, laju pertumbuhan penduduk, distribusi usia, profesi, dan penekanan pada keselamatan. Faktor sosial yang tinggi berdampak pada permintaan produk perusahaan dan operasinya. Misalnya, populasi yang menua mungkin berarti lebih sedikit tenaga kerja, yang berarti lebih banyak biaya tenaga kerja.

Faktor keempat adalah teknologi: komponen seperti penelitian dan pengembangan, otomatisasi, insentif teknologi, dan tingkat kemajuan teknologi. Faktor-faktor seperti hambatan masuk, tingkat produksi minimal yang efisien, dan dampak keputusan alih daya dapat dipengaruhi oleh elemen ini.

• Analisis STEEPLE

Analisis STEEPLE didasarkan pada metode analisis PEST dan dikombinasikan dengan faktor lingkungan, etika, dan hukum, dan merupakan salah satu varian metode manajemen strategis yang sangat populer untuk analisis lingkungan eksternal organisasi

Terdapat tujuh faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi. '

• Socio -- cultural yaitu kekuatan sosial mempengaruhi sikap, minat, dan pendapat kita, serta perilaku kita dan, pada akhirnya, barang yang kita beli. Perusahaan juga terkena dampak langsung dari perubahan tren. Struktur populasi, penurunan populasi, persaingan, peningkatan populasi global, tradisi, tingkat pendidikan, keragaman budaya, dan standar adalah beberapa dari faktor-faktor ini.
• Ekonologis merupakan perkembangan teknologi telah mengubah cara bisnis beroperasi secara signifikan. Dengan kemajuan teknologi saat ini, masyarakat mengharapkan hasil instan. Ini termasuk teknologi baru, kemampuan untuk menyerap inovasi, dan globalisasi. Teknologi baru meningkatkan permintaan dan siklus hidup produk. Revolusi ini telah meningkatkan komunikasi informasi antara pihak berwenang. Perusahaan dapat memperoleh manfaat dari pertukaran informasi yang lebih cepat karena memungkinkan mereka untuk beradaptasi dengan perubahan.
• Ekonomi adalah kondisi ekonomi memengaruhi kebijakan fiskal dan suku bunga nasional, serta struktur pengeluaran dan daya beli konsumen. Permintaan, harga saham, tingkat inflasi, kebijakan pajak, perubahan harga, pendapatan, tabungan, dan kebijakan substitusi dan komplementer pasar membentuk PDB.
• Lingkungan terdapat dalam Undang-undang yaitu perlindungan lingkungan, polusi, pengelolaan dan pembuangan limbah, air dan udara bersih, teknologi hemat energi, dan persepsi masyarakat terhadap lingkungan.
• Faktor politik, seperti stabilitas politik, campur tangan negara, peraturan pasar, perjanjian perdagangan, tarif atau pembatasan, pajak, lobi, dan kejelasan hukum, dapat memberikan banyak keuntungan dan peluang bagi suatu organisasi
• Hukum - (bagian dari faktor politik yang disebutkan di atas) melibatkan semua faktor penentu peraturan dan hukum yang dapat berdampak negatif atau positif terhadap hasil tindakan pasar dan keputusan manajemen fungsi perusahaan di negara tertentu. Perusahaan internasional harus menganalisis dan mengidentifikasi faktor-faktor tersebut (lingkungan hukum) secara independen di setiap negara tempat mereka beroperasi.
• Faktor etis meliputi tugas, moralitas, integritas, perilaku, apa yang baik dan buruk bagi perusahaan, karyawan, dan masyarakat secara keseluruhan.

Sebagai contoh kasus mengenai faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi, kita bisa mengambil studi kasus perusahaan fiksi "ABC Corporation":

Faktor Internal : 

• Sumber Daya Manusia (SDM)
• Perusahaan ABC memiliki staf yang berpengalaman dan berbakat. Mereka memiliki tingkat retensi yang tinggi dan terlibat aktif dalam program pengembangan karyawan. Hal ini menguntungkan kinerja perusahaan karena karyawan yang terlatih cenderung lebih produktif dan berkinerja tinggi.

2. Struktur Organisasi

• Perusahaan ABC memiliki struktur yang fleksibel dan dapat diterapkan di mana pun di seluruh perusahaan. Mereka dapat membuat keputusan dengan cepat dan efektif, yang memungkinkan mereka untuk menyesuaikan diri dengan lebih baik dengan perubahan yang terjadi di lingkungan bisnis.

3.  Budaya Perusahaan

• Lingkungan kerja ABC Corporation didorong oleh semangat kerja tim, inovasi, dan hasil. Ini menciptakan lingkungan kerja yang mendorong karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan baik.

Perusahaan ABC tampaknya memiliki keunggulan dalam sejumlah faktor internal :

• Sumber Daya Manusia

Kekuatan : Perusahaan memiliki karyawan yang berbakat, berpengalaman, dan memiliki tingkat retensi yang tinggi.

Pengaruh Positif : Karyawan yang terlatih lebih produktif dan berkinerja tinggi, yang menguntungkan kinerja perusahaan.

• Struktur Organisasi

Kekuatan : Struktur organisasi perusahaan fleksibel dan dapat diterapkan di seluruh organisasi.

Pengaruh Positif : Kemampuan untuk membuat keputusan dengan cepat dan efektif memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis.

• Budaya Organisasi

Kekuatan : Semangat kerja tim, inovasi, dan orientasi pada hasil mendorong lingkungan kerja

Pengaruh Positif : Karyawan dimotivasi untuk bekerja sama, berinovasi, dan mencapai tujuan perusahaan melalui budaya ini.

Faktor Eksternal :

• Persaingan di Industri : 

ABC Corporation beroperasi di industri yang sangat kompetitif. Persaingan yang ketat mendorong bisnis untuk terus meningkatkan efisiensi dan inovasi.

• Regulasi Pemerintah : 

Kebijakan lingkungan baru-baru ini dari pemerintah mengharuskan ABC Corporation mengikuti standar pengelolaan limbah baru, yang berdampak pada operasi perusahaan dan biaya produksi.

• Tren Pasar Global: 

Konsumen mengubah preferensi untuk barang dan jasa di seluruh dunia. ABC Corporation harus terus mengamati tren ini untuk tetap relevan di pasar global.

Dalam menghadapi faktor eksternal yang disebutkan dalam kasus ini, ABC Corporation dapat mempertimbangkan langkah-langkah atau pendekatan berikut:

• Industri Persaingan

Secara teratur melakukan analisis kompetitif untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan pesaing. Untuk mempertahankan atau meningkatkan keunggulan kompetitif, berkonsentrasi pada inovasi, efisiensi operasional, dan produk atau layanan yang unik.

• Tindakan Pemerintah

Meningkatkan risiko pelanggaran dengan melakukan audit dan peningkatan kepatuhan secara teratur dan secara proaktif mematuhi peraturan lingkungan baru.

• Tren Pasar Global

Mengambil tindakan dengan menerapkan strategi pasar global yang melibatkan pemahaman yang mendalam tentang preferensi dan kebutuhan pelanggan di berbagai pasar dan menggunakan portofolio produk atau layanan yang fleksibel untuk mengikuti tren pasar global yang berubah-ubah.

Dalam hal ini, kinerja perusahaan ditingkatkan oleh elemen internal seperti karyawan yang terlatih, struktur organisasi yang efisien, dan budaya perusahaan yang positif. Di sisi lain, faktor-faktor eksternal seperti regulasi pemerintah, persaingan di industri, dan tren pasar global memengaruhi strategi dan keputusan operasi perusahaan.

Analisis mendalam dari komponen ini membantu ABC Corporation menemukan area yang perlu diperkuat atau diubah untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.