Analisis Sistem Pengisian dan Penyimpanan Data Pasien pada Rekam Medis Elektronik di Puskesmas SumurBandung, Kecamatan Cipatat Kabupaten Bandung Barat

2.1 Kajian Pustaka

2.1.1. Sistem Pengisian Dan Penyimpanan Data Pasien

Sistem merupakan sebuah rangkaian jaringan kerja yang terdiri dari berbagai elemen yang saling terhubung satu dengan yang lain guna untuk mencapai tujuan dan fungsi tertentu, sistem adalah jaringan proses kerja yang saling terikat dan berkumpul guna untuk mencapai sebuah tujuan serta melakukan sesuatu ( Erawati 2019).  

Sistem merupakan suatu elemen yang saling terhubung antara satu komponen dengan kompnen lain yang memiliki tugas serta tujuan tertentu dalam menyampaikan informasi, sistem informasi merupakan suatu kesatuan elemen yang menggabungkan antara kmajuan teknologi dan proses penyampaian informasi.

2.1.1.1 Rekam medis adalah fakta tentang kondisi pasien, riwayat kesehatan, pengobatan masalalu dan saat ini, yang ditulis oleh tenaga profesional yang melayani pasien.  Dokumen rekam medis penting untuk mencatat temuan dan observasi mengenai kesehatan dan riwayat kesehatan dulu dan sekarang, selain rekam medis sebagai informasi medis juga mendokumentasikan seluruh aspek pelayanan yang diberikan kepada pasien dan aspek managemen rumah sakit, karena rekam medis memiliki peranan yang penting dalam memberikan informasi tentang keadaan pasien maka kerahasiaannnya harus terjamin. (Irmawatin Mathar, 2018).

Dalam prakteknya penyelenggaraan rekam medis di atur oleh Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/PERMENKES/III/2008 yang menjelaskan tentang rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien, rekam medis merupakan milik rumah sakit yang harus di jaga karena bermanfaat bagi pasien, dokter maupun bagi rumah sakit. Rekam medis mengandung mutu pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien yang dapat di gunakan sebagai bukti yng akurat di pengadilan.  Selain itu PERMENKES nomor 73 tahun 2016 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit, kedua peraturan tersebut mengatur tentang standar pengolaan rekam medis dan pentingnya rekam medis sebagai dokumen medis yang memberikan informasi penting.

Pengisian formulir klinis rekam medis elektronik dilakukan oleh tenaga kesehatan dan tenaga medis yang telah memberikan pelayanan kesehatan serta pelayanan medis kepada pasien hal ini yang membedakan dengan rangkaian kegiatan lainnya dalam penyelenggaraan rekam medis elektronik dimana untuk rangkaian kegiatan lainnya dilakukan oleh tenaga perekam medis dan informasi kesehatan. Informasi klinis ini berupa hasil pemeriksaan pengobatan tindakan, dan pelayanan kesehatan termasuk pelayanan medis lain yang telah dan akan diberikan kepada pasien pengelolaan informasi rekam medis elektronik meliputi coding atau penetapan kode klasifikasi klinis berdasarkan International klasification of disease atau International klasification of deciace and related health problems terbaru pelaporan termasuk laporan internal dari otoritas kesehatan dan laporan eksternal. (PERMENKES RI Nomor 24 Tahun 2022) 

2. 1.1.2 Sistem Penyimpanan Data Pasien
Rekam medis elektronik menggunakan sistem sebagai tempat penyimpanan data pasien yang ada salah satunya yaitu aplikasi Eektronik-Puskesmas. Eektronik-Puskesmas merupakan sistem informasi managemen yang saat ini mengalami perkembangan dari Simpuskesmas yang terdapat dipuskesmas. Pemuatan E-Puskesmas sendiri sebagai bentuk dari upaya atas persoalan persoalan yang diakibatkan oleh sistem manual yang umumnya dipergunakan, perancangan E-Puskesmas guna digitalisasi proses pelayanan kesehatan terhadap masyarakat di puskesmas memberikan kemudahan dalam sistem pelaporan atas data kepada dinas kesehatan serta memberikan kemudahan terhadap informasi secara efektif dan efisien melalui sistem online reporting. ( Satriadi,Septi Haryani 2019)
Perencanaan seta pengaplikasian E-Puskesmas memiliki suatu tujuan agar mudah untuk dipergunakan oleh orang yang jarang menggunakan perangkat komputer, ketersediaan fitur yang terdapat di E-Puskesmas diharapkan dapat memberikan kemudahan dan menggiatkan penggunaannya pada puskesmas diseluruh Indonesia sehingga dapat memberikan peningkatan terhadap kinerja secara nyata. ( Satriadi,Septi Haryani 2019)
Dalam penggunaanya, hal pertama yang akan timbul ialah halaman login yang merupakan bagian yang penting ketika hendak menggunkan E-Puskesmas guna melakukan pemilihan terhadap aktivitas yang ingin dilakukan untuk selanjutnya dan tentu saja tiap-tiap tingkatan penggunaan akan memiliki perbedaan pada username atau password yang digunakan yang berguna untuk melakukan identifikasi terhadap bidang atau pengguna di puskesmas. ( Satriadi,Septi Haryani 2019)
Terkait dengan pembukaan isi rekam medis elektronik ada dua hal yang harus dijadikan pedoman yaitu permintaan pembukaan isi rekam medis harus dilakukan secara tertulis atau secara elektronik dan pembukaan isi rekam medis dilakukan terbatas sesuai dengan kebutuhan pada dasarnya pembukaan isi rekam medis elektronik harus dengan persetujuan pasien pembukaan isi rekam medis elektronik tanpa persetujuan pasien harus mendapatkan persetujuan Menteri Kesehatan Republik Indonesia dengan menunjukkan permohonan melalui Direktur Jenderal pelayanan kesehatan Kementerian Republik Indonesia, permintaan kepada Menteri Kesehatan Republik Indonesia dikecualikan untuk pembukaan isi rekam medis elektronik yang dilakukan atas dasar perintah pengadilan pasien dikategorikan telah melepaskan hak atas isi rekam medis elektronik apabila pasien atau keluarga pasien menginformasikan isi rekam medis kepada publik melalui media massa( PERMENKES RI Nomor 24 Tahun 2022) 

2.1.2 Rekam Medis Elektronik
2.1.1.1. Pengertian Rekam Medis Elektronik
Di Indonesia pemanfaatan teknologi informasi di bidang kesehatan yang sudah ditetapkan adalah Sistem Informasi Kesehatan (SIK), sekarang mulai berkembang kearah pembuatan rekam medis elektronik.  Salah satu pelayanan di fasilitas pelayanan Kesehatan yang dapat diintergrasikan dengan teknologi informasi adalah rekam medis.  Rekam medis elektronik ( RME) merupakan suatu sistem informasi kesehatan terkomputerisasi yang berisi data demogrfi, data medis, dan dapat dilengkapi dengan pendukung keputusan.  Fasilitas pelyanan kesehatan mengimplementasikan RME sebagai nupaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan, meningkatkan kepuasan pasien, meningkatkan akurasi pendokumentasian, mengurangi clinical error dan mempercepat akses data pasien, Bilimoria ( dalam Rika Andriani 2017).
RME digunakan untuk mencatat data demografi, riwayat kesehatan, pengobatan, tindakan, hingga pembayaran pada bagian pendaftaran, poliklinik, bangsal rawat inap, unit penunjang, dan kasir.  Saat ini RME masih dalam tahap pengembangan agar sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna.  Pengguna merupakan aspek penting untuk mewujudkan RME yang ideal. J.D Hatton ( dalam Rika Andriani 2017).  Pengguna merupakan kunci utama berhasil atau tidaknya suatu sistem informasi.  Dengan memahami persepsi pengguna maka dapat diketahui rekomendasi yang tepat untuk memaksimalkan adopsi RME dalam meningkatkan kualitas pelayanan pasien. N Shaw ( dalam Rika Andriani 2017).
RME didefinisikan sebagai repositori data pasien dalam bentuk digital, disimpan denga naman, dapat diakses oleh banyak pengguna yang berwenang, berisi data retrospektif dan informasi prospektif dengan tujuan utamanya mendukung perawatan kesehatan terpadu, berkelanjutan, efisien dan berkualitas. Bensefia A ( dalam Muh Amin 2021).
Rekam medis elektronik merupakan catatan kesehatan pasien seumur hidup yang berisikan informasi mengenai kesehatan pasien seumur hidup yang ditulis oleh petugas kesehatan setiap kali melakukan kunjungan dan berbentuk elektronik. Penggunaan dan penerapan rekam medis elektronik ini dinilai cukup efisien, cepat, tepat, akurat, dan terbaru karena dipadukan dengan kemajuan teknologi terkini. 

2.1.1.2 Tujuan Rekam Medis Elektronik
Penyelenggaraan rekam medis meliputi beberapa aspek antara lain sebagai berikut (Sylvia Anjani dan Maulana Tomy Abiyasa 2023):
a. Menjaga keselamatan pasien rekam medis dapat membantu penyedia layanan kesehatan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam diagnosis dan pengobatan pasien. Dengan memperhatikan informasi yang terdapat pada rekam medis penyedia layanan kesehatan dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam diagnosis dan pengobatan yang dapat membahayakan keselamatan pasien.

b. Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan rekam medis dapat membantu penyedia layanan kesehatan dalam mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan. Informasi yang terdapat pada rekam medis dapat digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam pelayanan kesehatan dan mengembangkan program-program perbaikan yang sesuai.