Magang bukan hanya sekadar kewajiban akademis, tetapi juga kesempatan emas untuk menyelami dunia industri secara langsung. Salah satu pengalaman magang yang sangat berkesan bagi saya adalah bekerja sebagai staff administrasi di PT Graha Utama Timber, perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola dan mendistribusikan barang ke Freeport, salah satu perusahaan tambang terbesar di dunia. Pengalaman ini membuka mata saya tentang bagaimana logistik dan administrasi berperan penting dalam kelancaran operasional perusahaan berskala besar.
Tentang PT Graha Utama Timber
PT Graha Utama Timber adalah perusahaan yang bergerak dalam distribusi dan penyediaan barang untuk proyek-proyek besar, salah satunya adalah Freeport. Sebagai bagian dari rantai pasokan, perusahaan ini memainkan peran vital dalam memastikan bahwa barang-barang yang dibutuhkan oleh Freeport sampai tepat waktu dan sesuai spesifikasi. Freeport, yang memiliki operasi tambang di Papua, Indonesia, membutuhkan pengelolaan logistik yang sangat tepat agar kegiatan tambangnya berjalan lancar.
Perusahaan ini tidak hanya bertanggung jawab pada distribusi barang, tetapi juga pada pengelolaan administrasi yang sangat ketat untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam proses pengiriman. Inilah yang menjadi inti dari pengalaman magang saya di sana.
Peran dan Tugas Sebagai Staff Administrasi
Sebagai staff administrasi magang, saya terlibat dalam berbagai tugas yang berfokus pada pengelolaan barang dan dokumen terkait pengiriman ke Freeport. Tugas-tugas saya meliputi:
Pencatatan dan Pengelolaan Barang
Setiap barang yang masuk dan keluar harus tercatat dengan akurat. Tugas saya adalah mencatat barang yang akan dikirim ke Freeport, memastikan bahwa stok barang di gudang terkelola dengan baik, dan memeriksa apakah semua barang sesuai dengan pesanan. Ketelitian dalam mencatat adalah kunci agar tidak ada barang yang tertukar atau hilang.Penyusunan dan Pengelolaan Dokumen Pengiriman
Setiap pengiriman barang memerlukan dokumen yang sah, seperti surat jalan, faktur, dan surat-surat terkait lainnya. Saya bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan memastikan bahwa semua dokumen administrasi tersebut lengkap dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Keterlambatan dalam pengurusan dokumen bisa menyebabkan hambatan dalam pengiriman barang, sehingga saya harus sangat berhati-hati.-
Koordinasi dengan Tim Logistik dan Pihak Terkait
Proses pengiriman barang tidak hanya melibatkan administrasi, tetapi juga tim logistik dan gudang. Saya belajar bagaimana berkomunikasi dengan tim logistik untuk memastikan barang dikirim tepat waktu dan sesuai rencana. Koordinasi yang baik antar departemen sangat penting agar proses distribusi berjalan lancar. Penyusunan Laporan Pengiriman
Setiap pengiriman barang harus dilaporkan dengan rinci. Sebagai staff administrasi, saya juga bertugas untuk menyusun laporan yang mencakup informasi terkait barang yang dikirim, status pengiriman, dan catatan penting lainnya. Laporan ini berguna untuk manajemen dan tim logistik dalam memantau status barang.
Tantangan dalam Mengelola Barang untuk Freeport
