Dapat dikatakan, arsip merupakan catatan rekaman kegiaan berupa dokumen atau foto seseorang dan mendukung hak hidup orang tersebut. Apakah semua orang memiliki arsip? Jawabannya adalah ya tentu semua orang memiliki arsip bahkan sejak mereka belum dilahirkan di bumi.
Di Indonesia tertulis pada Undang -- Undang No 43 tahun 2009 dijelaskan bahwa setiap warga negara wajib mengelola arsip perorangan atau arsip keluarga dengan baik. Kesadaran dalam mengelola arsip keluarga seharusnya dapat ditanamkan sejak dini. Arsip keluarga muncul ketika sepasang suami istri menikah dimana hal tersebut menghasilkan arsip dalam bentuk surat nikah. Kemudian berlanjut saat memiliki anak. Di era teknologi yang serba canggih, ketika bayi didalam kandungan sudah dapat dilihat perkembangannya melalui USG. Dari USG tersebut menghasilkan gambaran atau potret bayi yang ada di dalam kandungan serta si ibu memiliki Riwayat catatan perjalanan perkembangan kehamilan anak tersebut. Kemudian ketika anak tersebut lahir munculah arsip dalam bentuk akta kelahiran dan arsip tersebut akan selalu tercipta ketika anak tersebut berkembang menjadi dewasa.
Kesadaran akan arsip keluarga harus selalu ditanamkan melalui pengelolaannya dengan baik. Lalu bagaimana cara mengelola arsip keluarga dengan benar? Adapun beberapa urutan yang harus dilakukan yaitu yang pertama bedakan arsip dengan yang bukan arsip. Apa saja yang termasuk arsip? Misalnya Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Kartu Tanda Penduduk dan lain -- lain. Kemudian kategorikan arsip berdasarkan kepemilikan mulai dari ayah, ibu dan anak dengan cara urutkan berdasar waktu arsip tersebut tercipta. Dan hal yang terpenting simpan arsip kedalam dokumen keeper dan beri nama sesuai kepemilikannya. Dan yang terakhir selalu simpan arsip ke tempat yang kering dan aman dari hewan pengerat bisa juga tambahkan kapur barus di sekeliling dokumen. Agar lebih terjaga alangkah baiknya arsip tersebut di duplikat melalui fotocopy ataupun digitalisasi. Â
Penulis dan Editor: Narisa Divya Ardhana
DPL: Dr. Naniek Utami Handayani., S.Si., MT
Jurusan/Fakultas: Informasi dan Hubungan Masyarakat/Sekolah Vokasi
Lokasi KKN: Dusun Kretek, Desa Lerep, Ungaran Barat, Kabupaten Semarang.
