Hai Kompasianers! Kamu ingin mengenalkan acara kepada pihak eksternal? Misalnya, kamu presentasi acara kampus ke pihak sponsor untuk mendapatkan bantuan dana. Kamu harus mempersiapkan 5 hal ini.
1. Ketahui Informasi Apapun Tentang Yang Akan Kamu Temui
Bertujuan agar kamu mempunyai citra awareness yang baik didepan pihak eksternal, sehingga mereka punya pemikiran "Wah kok dia tahu banget tentang kita ya?". Tidak harus semua, namun kamu perlu mengetahui beberapa point saja, yaitu:
- Profil : Telusuri tentang kapan berdirinya, latar belakang, serta visi misinya melalui website maupun social media;
- Produk : Ketahui daftar produk apa saja yang dimiliki oleh brand tersebut. Dan pastikan produk mereka bisa mendukung acara kamu nanti;
- Riwayat Kerjasama : Reputasi sebuah brand dapat dilihat dari banyaknya kerjasama yang telah dilaksanakan. Sehingga membuat kamu yakin untuk bekerjasama dengan mereka.
2. Kenali Produk Yang Kamu Punya Dari A - Z
3. Kenali Brand Pesaing dan Jangan Menjelekan
Pada setiap bidang industri terdiri dari lebih dari satu brand lho! Hal yang harus kamu ketahui yaitu perbedaan antara brand yang kamu ajukan terhadap pesaingnya. Jangan sekali - kali menjelekan pesaing saat kamu sedang presentasi di depan pihak brand. Selain itu tidak etis, maka nama kamu beserta organisasi akan dicap jelek oleh mereka.
4. Ketahui Semua Potensi Keberatan dan Penolakan
Perlu membuat daftar kemungkinan apa saja yang membuat mereka keberatan dan menolak acara kamu. Dan kamu juga harus menyiapkan jawaban terbaik untuk didiskusikan supaya mendapatkan titik tengah. Biasanya ada beberapa hal yang memnbuat pihak brand menolak tawaran kerjasama dengan acara kamu, diantaranya adalah
- Bentrok Dengan Agenda Lain : Yang menawarkan kerjasama dengan pihak mereka tidak hanya kamu saja lho! Jadi siapa cepat dan cocok, maka dia yang dapat. Pastikan mengajukan penawaran setidaknya 3 bulan sebelum acara kamu dimulai;
- Budget Tidak Sesuai : Hal tersebut terjadi karena penawaran yang kamu ajukan terlalu tinggi dan banyak. Sedangkan mereka tidak hanya fokus di acara yang kamu ajukan saja. Perlu nya kamu beserta panitia untuk merencanakan hal tersebut dengan matang - matang.
5. Persiapkan Diri Untuk Hal Terbaik dan Terburuk
Hal terbaik yang kamu harapkan yaitu supaya bisa diterima. Langkah selanjutnya apabila diterima yaitu:
- Berterimakasih dan Meminta Kontak : Bertujuan supaya kamu bisa tetap terhubung mulai dari sebelum terselenggaranya acara, saat terselenggaranya acara, dan setelah terselenggaranya acara;
- Bertanya Langkah Selanjutnya : Biasanya langkah selanjutnya yaitu penandatanganan kontrak seperti MoU (Memeorandum of Understanding)/MoA (Memorandum of Agreement)/LoA (Letter of Agreement). Setiap institusi mempunyai bahasa dokumen yang berbeda - beda. Kamu juga perlu tanyakan, untuk dokumen tersebut akan dibuat oleh pihak siapa.
 Dan hal terburuk yang tidak kamu harapkan yaitu ditolak. Langkah selanjutnya apabila ditolak yaitu:
- Berterimakasih dan Meminta Maaf : Walau ditolak, tetap kita perlu mengucapkan terimakasih karena pihak mereka sudah mau menyediakan waktu untuk mendengarkan apa yang kamu paparkan. Dan tentunya juga perlu meminta maaf apabila terjadi kesalahan kata/perbuatan;
- Dapat bekerjasama di acara selanjutnya : Penolakan tersebut dapat menjadi bahan evaluasi kamu beserta tim. Apa yang kamu lakukan saat itu agar tidak dilakukan pada saat bekerjasama dikemudian hari.Â
Nah, berikut 5 hal yang perlu kamu siapkan supaya acara kamu bisa diminati oleh pihak eksternal. Pastikan kamu harus merencanakan dengan matang-matang dan mempertimbangkan segala resiko ya.
See You On Top!
