Surat merupakan salah satu bentuk media yang diandalkan banyak orang untuk berkomunikasi. Surat juga banyak digunakan sebagai bahan bukti dan juga dokumen. Ketika terjadi komukasi antara seseorang dengan yang laianya menggunakan surat maka bisa disebut sebagai sebuah hubungan surat menyurat atau korespondensi. Komunikasi melalui surat ini termasuk dalam kategori komunikasi tertulis (written communication).
Secara garis besar, surat dibagi dalam dua bagian besar. Yang pertama ada yang namanya surat pribadi dan yang kedua ada yang namanya surat dinas. Beda kedua surat ini sangatlah signifikan sekali, bila dilihat dari pisiknya, bagaian bagianya dan juga pemakaian bahasa. Surat pribadi umumnya digunakan untuk berkomunikasi dengan orang orang dekat yang sifatnya santai. Contohnya surat dari seorang anak ke orang tuanya atau dari teman keteman yang lainya. Sedangkan surat dinas sudah memasuki ranah bahasa yang formil dan memiliki letterhead atau kop surat. Surat jenis ini masih dibagi lagi dalam 3 kategori, biasa, penting dan konfidensial(rahasia). (Pelajaran Kesekertarisan)
Masihkan banyak orang saat ini menggunakan surat untuk berkomunikasi?
Saya kira masih banyak, hanya saja bila dibandingkan dengan sebelum munculnya alat komunikasi modern yakni telepon, jumlah pemakaian surat saat ini mulai menurun. Satu hal yang membuat surat ditinggalkan adalah bukan hanya karena kemajuan tehnologi tapi karena alat yang ia gunakan. Kita membutuhkan sesuatu untuk menciptakan surat yaitu kertas atau pulpen dan ini tentunya menghabiskan waktu.
Disekolah seumpamanya, akan lebih terkesan sopan saya kira mengirimkan sebuah surat, misalnya surat izin kepada wali kelas dari pada mengirimkan pesan singkat lewat handphone.
Perusahan perusahan besar juga masih banyak saya kira yang menggunakan surat dalam proses bisnisnya. Contohnya saja untuk proses inquiry, reply, order, komplain ataupun invoice (faktur). Surat surat seperti ini dapat dijadikan sebagai barang bukti otentik, dokumen penting dan archive perusahaan.
Dari sudut pandang saya sendiri, komunikasi dengan menggunakan surat, terutama surat pribadi memiliki tingkat kenyamanan dan keintiman tersendiri. Karena statusnya yang pribadi jadi penggunakan bahasapun seakan lebih bebas. Bebas tapi tetap dalam kaidah kesopanan. Bahasa yang nonformil seakan menjauhkan jarak antara si pengirim dan pembacanya melainkan ada kedekatan tersendiri didalamnya. Ketakutan untuk diketahui orang lain akan perihal isi surat bisa ditekan disini. Apapun yang kita tuliskan pasti hanya akan dibaca dan diketahui oleh orang yang kita kirimi surat saja, kecuali kalau diexpose. Jadi hal hal yang menyangkut nama baik, privasi dan kedekatan bisa diumbar disini dan tak perlu takut akan adanya kebocoran. Jika dibangdingkan dengan komunikasi yang lain taruh lah komunikasi lisan melalui media telepon, maka ada kemungkinan komunikasi kita disadap dan didengar banyak orang, tentunya membawa dampak kurang baik pada kita.
Finally, Apapun itu surat tetaplah sebagai salah satu alat komunikasi, ia digunakan sesuai dengan tujuan si pengirimnya. semoga bermanfaat.
salam sayang,
