Ketika dulu bekerja pada lembaga pendidikan yang supervisornya orang Amerika, saya belajar banyak tentang manajemen kerja efektif. Disana saya belajar tentang betapa pentingnya standar waktu untuk setiap pekerjaan dan pelayanan.
Saya sering adu argumen dengan supervisor karena ada gap budaya yang berbeda. Seperti contoh, setiap meeting saya kerap diminta untuk membuat rangkaian urutan apa saja yang akan dibicarakan, berapa lama, dan apa tujuannya.
Bagi orang Amerika, mengadakan meeting tanpa sebuah plan tertulis itu dianggap buang waktu. Jadi, di awal saya kewalahan untuk menyesuaikan dengan pola kerja mereka yang selalu berpatok pada waktu. Apalagi, meeting tidak boleh berbicara bertele-tele.
Ya, tahu sendiri kalau kebiasaan di Indonesia, ada kata sambutan ini dan itu, dan biasanya yang dibahas juga tidak terstruktur. Selama empat tahun bekerja di bawah supervisi orang Amerika, saya seperti dipantau CCTV 24 jam. haha
Pernah suatu ketika saya mengajukan sebuah program baru pada supervisor saya. Saya harus berdebat saju jam untuk menyampaikan argumen padanya dan program yang saya ajukan ditolak mentah-mentah karena tidak sesuai standar efektifitas.
Di kesempatan lain, saya pernah ditegur karena tidak memberikan job list harian yang terstruktur pada security kantor. Saya mengakui bahwa itu kesalahan yang tidak saya antisipasi dari awal.Â
Saat itu security kantor mengerjakan beberapa pekerjaan tidak pada waktunya, akhirnya hasil kerjanya juga berantakan. Alhasil, saya dibimbing untuk membuat checklist harian untuk setiap jenis pekerjaan dan waktu pengerjaan.
Setiap hari jum'at sore sebelum meninggalkan kantor, saya akan melihat hasil checklist dan mengevaluasi bagian mana yang tidak dikerjakan pada waktunya. Nah, darisini saya mendapatkan kemudahan untuk mengukur efisiensi pekerjaan dengan langsung memberi feedback pada security.
Kesimpulannya, apapun jenis pekerjaan atau bisnis, rasio input dan output bisa menjadi standar awal mengukur produktivitas karyawan secara garis besar. Lakukan langkah di bawah ini:
1. Buat perhitungan total gaji karyawanÂ
2. Hitung total gaji karyawan per bulan, lalu analisa gaji per jam setiap karyawan
3. Hitung profit yang didapat dalam seminggu/bulan
4. kalkulasi biaya produksi dan operasional harian/mingguan/bulanan.
5. kurangi total profit mingguan/bulanan dengan total gaji karyawan dan biaya operasional
6. Analisa pendapatan bersih
Membuat standar KelayakanÂ
Setelah melakukan perhitungan yang detail dan jelas, buatlah standar kelayakan untuk setiap pekerjaan. Untuk contoh bisnis kuliner, pelajari standar pembuatan sebuah menu, lama waktu masak dan kualitas rasa.
