Gambar : Pengenalan penting nya arsip bagi lingkungan masyarakat
Kelurahan Bongsari, Kamis 4 Agustus 2022
Arsip tercipta dari adanya kegiatan, meskipun tidak semua kegiatan menghasilkan arsip. Hanya kegiatan yang mengandung konteks sosial dan ada rekaman kegiatannya saja yang melahirkan arsip. Rekaman kegiatan pun tidak selamanya berfungsi sebagai arsip, hanya rekaman kegiatan yang secara sengaja dan bertujuan untuk disimpan lah yang memiliki nilai arsip.Â
Dalam konteks ini, arsip berarti catatan atau rekaman yang bersisi informasi atau keterangan mengenai suatu peristiwa atau kejadian. Intinya, peristiwa apapun yang mengandung konteks sosial, jika ada catatannya atau rekamannya, maka catatan atau rekaman tersebut bisa diartikan sebagai arsip. Dalam konteks ini, arsip dimaknai sebagai dokumen yang mengandung informasi. Setiap orang terkait arsip dan membutuhkan arsip. Perilaku arsip adalah segala aspek tindakan manusia yang melibatkan arsip di dalamnya.
Pengertian arsip dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan Badan-badan
Arsip dalam lingkungan organisasi berpengaruh terhadap efektivitas kinerja organisasi, oleh karena itu manajemen penanganan arsip mutlak diperlukan dalam organisasi. Permasalahan yang timbul antara lain terjadinya penumpukkan arsip. Bahkan semakin besar organisasi dan makin banyaknya kegiatan cenderung semakin banyak pula permasalahan yang muncul. Sehingga untuk mencapai efektivitas kinerja organisasi, masalah kerasipan harus ditangani secara serius.
Pada era globalisasi ini usaha untuk menyimpan dan merawat arsip-arsip seharusnya sudah membudaya di dalam kehidupan masyarakat Indonesia, baik dalam lingkungan keluarga maupun dalam lingkungan organisasi. Karena penyimpanan dan perawatan arsip merupakan suatu usaha jangka panjang, maka penggunaan dan kebutuhannya baru akan dirasakan di kemudian hari. Mungkin bagi sebagian besar orang masih akan dianggap sebagai suatu kerja yang sia-sia dan boros, namun jika timbul suatu persoalan maka orang akan berterima kasih akan keterampilan penata arsip dan bersyukur bahwa paling sedikit di antara sekian juta penduduk Indonesia ada sekelompok orang yang mau membuang waktu dan pikirannya untuk mengamankan dan merawat berkas-berkas arsip tersebut.
Terwujudnya kesadaran masyarakat akan arsip berdampak besar dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Jati diri dan identitas bangsa ini tidak akan pernah hilang sampai ke generasi kapanpun serta persatuan dan kesatuan akan terus terjalin karena arsip merupakan simpul pemersatu bangsa. Arsip merupakan salah satu sumber sejarah. Kesadaran nasional berakar pada kesadaran sejarah, kesadaran sejarah akan terbangun dengan baik dari kesadaran arsip bangsa ini. Kesadaran tersebut dapat berfungsi sebagai sumber inspirasi kebanggaan nasional dan memperkuat kebanggaan Indonesia. Kesadaran sejarah juga membantu mencegah pertentangan- pertentangan yang mengarah pada perpecahan bangsa.
