Setelah beraktivitas 2 tahun lebih sebulan, kami baru mengurus izin legal Taman Baca Masyarakat (TBM) Pena dan Buku. Kami punya alasan kenapa bisa selama itu, karena salah satu persyaratan izin mendirikan TBM harus ada SK Menkumham, yang artinya harus berbadan hukum. Untuk mengurus seperti itu, butuh biaya yang tidak sedikit. Apalagi kami per 3 bulan harus bayar uang sewa kios. Walhasil sampai 2 tahun belum juga terlaksana.
Suatu hari seorang teman memberikan solusinya, dan akhirnya kami bersama sama teman teman yang selama ini peduli dengan Pena dan Buku berinisiatif untuk membuat yayasan untuk menaungi semua kegiatan relawan yang selama ini kami lakukan. Alhamdulillah kami diberi diskon cukup banyak oleh notaris.
Mungkin Ibu Notarisnya iba melihat kami. Biayanya didiskon 50 persen dari biaya semula. Sudah didiskon 50%, bayarnya diangsur pula hahaha. Singkat cerita, akhirnya terbentuklah Yayasan Teman Kita Balikpapan.
Setelah keluar akta notaris dan SK Menkumham, kami mulai mengurus izin pendirian TBM Pena dan Buku. Hal pertama yang saya lakukan adalah saya datang ke Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu yang beralamat di Jl Ruhui Rahayu, dekat Taman Tiga Generasi untuk menanyakan apa saja persyaratan yang harus dipenuhi. Selembar kertas berisi 16 item yang harus kami penuhi.
Saya mencentang item yang harus saya lengkapi, yakni :
1. Membuat sura permohonan izin mendirikan TBM secara lengkap dan benar
2. Fotokopi KTP penanggung jawab
3. Fotokopi akta pendirian yang telah memiliki SK MenkumHam
4. Proposal dengan rincian ; latar belakang, tujuan, sasaran, nama pendidik, sarana dan prasarana, struktur organisasi lembaga, daftar nama peserta didik, denah lokasi lembaga, alamat lembaga, program dan isi pendidikan dalam bentuk struktur kurikulum, foto kegiatan.
5. Surat pernyataan Kebenaran data bermaterai tanda tangan ketua
6. surat rekomendasi kelurahan
7. fotokopi pengurus KTP
8. materai 2 lembar
9. Foto ukuran 3x4 2 lembar
Saya akan bercerita pengalaman saya peritem dalam mengurus izin pendirian TBM yang tidak bisa hanya sekali datang ke instansi (baik itu kelurahan maupun DPMPT)
1. Surat permohonan izin mudah buatnya, ketentuan bisa cari di google. tinggal ketik dan print. (Mudah)
2. Awalnya saya bingung yang dimaksud fotokopi KTP penanggung jawab ini siapa apakah kami berdua (saya dan mba Yusna) atau salah satu saja, ternyata bukan keduanya. yang dimaksud adalah fotokopi ketua yayasan.
3. Nah ini yang membuat kami lama mengurus izinnya karena kami harus pergi ke notaris dulu untuk buat yayasan. Entah kenapa persyaratan ini inginnya SK Menkumham tidak mau akta notaris saja. Dari segi pembiayaan tentu mahal sekali kalau SK Menkumham, padahal ini hanya izin TBM bukan sekolah. Alhamdulillah ada pertolongan, dan akhirnya kami punya akta notaris dan SK Menkumham.
4. Proposal ini yang lucu, kok persyaratannya ada nama pendidik dan nama peserta didik. Sedangkan kami ini TBM bukan KB atau Paud atau TPA. Yang ada di kami adalah pengelola. Sedangkan untuk peserta didik yang ada di kami adalah pengunjung. Makin dibingungkan dengan program dan isi pendidikan dalam bentuk struktur kurikulum, walah kami tidak punya yang ada di TBM kami adalah program kegiatan. Apa kami yang tidak tahu TBM ataukah mereka yang tidak mengerti TBM ya ? Akhirnya kami buat proposal seadanya. Kami tidak memanipulasi sama sekali. Sedangkan foto kegiatan saya garis bawahi karena itu tidak tercantum di persyaratan namun diminta oleh petugas DPMPT (saya kasih tahu saja biar anda tidak bernasib seperti saya yang disuruh pulang hanya karena proposal kami tidak ada foto kegiatan padahal itu tidak tercantum di lembar persyaratan).
Selama mengurus izin ini, sering sekali saya dianggap remeh. Entah kenapa petugas di Kelurahan dan di DPMPT ini suka sekali bilang "dilengkapin dulu besok kesini lagi", atau "tinggal saja nomer hp nya nanti ditelpon", atau "kembali besok saja pak seklur dan pak lurahnya tidak ada". Tidakkah mereka berpikir sebelum berbicara seperti itu. Bisa jadi orang yang mengurus ini bekerja dan harus izin meninggalkan kerjaannya, atau bisa jadi orang yang mengurus ini rumahnya jauh dan menghabiskan banyak ongkos perjalanan, atau bisa jadi orang yang mengurus ini ibu rumah tangga yang harus menitipkan anaknya supaya dia bisa wira-wiri ke Kelurahan atau dinas. Seharusnya mereka membuat kanal informasi yang banyak dan up to date, mulai dari web sampai media sosial. Jangan melulu salahkan warga yang tidak lengkap persyaratannya. Seharusnya mereka membuat pelayanan yang cepat dan efisien agar operasionalnya efektif. Dan seharusnya pelayanan publik memiliki jam kantor berbeda dari pada jam kerja umumnya yang biasanya senin sampai jumat jam 8-17.00.
5. Surat pernyataan kebenaran data bermaterai (mudah)
6. Surat rekomendasi kelurahan ini yang bikin jengkel dan lelah.
Kehadiran kami di pasar memang telah diketahui oleh Dinas Pasar namun belum sampai ke Kelurahan. Karena jam operasional kami yang berlawanan dengan jam kerja mereka. Kami baru buka jam 4 sementara orang Kelurahan jam 4 pulang kerja. Saya datang ke Kelurahan meminta surat rekomendasi, orang kelurahan bingung dengan apa yang saya pinta.
Mereka saja bingung apalagi saya yang buta birokrasi. Baru pertama kali dimintai surat rekomendasi ijin TBM sepertinya. Kemudia mereka berkata "kembali besok saja, pak seklur dan pak lurah tidak ada di tempat". Saya pulang dengan keadaan kecewa. Besoknya saya datang kembali dan bertemu Pak Sekretaris Lurah (seklur), beliau berkata "kalau taman baca bukannya ijin ke dinas perputakaan ya ?" saya melongo mendengarnya.
Lha bagaimana ini tidak sinkron antara omongan dari dinas DPMPT dan kelurahan. " Saya sudah tanya ke DPMPT bahwa rekomendasi dari kelurahan" jawab saya.
Akhirnya Pak Seklur menyuruh stafnya membuat surat rekomendasi. Staf nya masih bingung, lalu saya bilang "kami punya yayasan mba". "oooh bilang dong kalau dari yayasan" kata mbanya. Akhirnya selesai juga pikir saya dalam hati. Saya kira dia menulis surat rekomendasi ternyata dia menulis persyaratan yang harus saya lengkapi yakni :
Bapak RT nya lebih njelimet lagi, dia tidak bisa mengeluarkan surat pengantar bila tidak ada kelengkapan diatas (kecuali akta yayasan). Saya lapor ke ketua Yayasan Teman Kita Balikpapan untuk minta fotokopi KKnya, Ketua saya ngomel "lha buat apa KK kalau sudah ada KTP" Entahlah saya bingung jawab saya. Alasan Pak RT kenapa harus komplet karena sering kali ada pedagang yang terlibat kredit macet di Bank, yang membawa namanya sebagai Ketua RT.
Besoknya saya datang lagi (pantang menyerah) dengan membawa kelengkapan yang dibutuhkan. Keluarlah surat pengantar RT. Segera saya bawa ke kelurahan, sampai di kelurahan staf yang kemarin membuat saya kesal kembali membuat saya kesal. Dia bilang "tinggal saja nomer hpnya nanti dihubungi" saya terdiam. Saya marah mendengar omongannya.
Apa tidak bisa diketik sekarang lalu diprint kemudian ditandatangani dan distempel. Hanya selembar surat dan saya harus bolak balik ? waktu saya terbuang lagi. Lalu dia bilang ini harus disurvey dulu. Saya balas “lho mba tidak bilang akan ada survey, mba hanya bilang lengkapi persyaratan ini.
Saya sudah izin ke kantor saya mba saya inginnya hari ini selesai” dia membalas “orang yang survey tidak ada” katanya (menurut saya dia berkata ketus sekali), saya menjawab “saya inginnya hari ini selesai, karena saya sudah izin kerja” saya marah sekali. Ini kali ketiga saya datang ke kelurahan dan saya rasa sudah cukup waktu saya terbuang mengurus selembar kertas rekomendasi.
Staf itu mendatangi Pak Seklur, lalu Pak Seklur datang ke meja resepsionis. “ayok saya yang survey” saya tersenyum lega. Di meja resepsionis itu ada Babinsa dan Babhinkamtibmas yang mengajak saya kenalan, saya memperkenalkan diri sebagai pemilik TBM Pena dan Buku. Mereka antusias dan ingin melihat "sudah dua tahun ada di daerah sini kok saya tidak tahu” kata mereka.
Saya menjawab dalam hati "Hanya Allah yang Maha Tahu pak" .Mereka kaget ketika melihat tumpukan buku yang penuh mengelilingi ruangan Pena dan Buku. Mereka berkata "harusnya kalian tidak perlu bayar kios". "Kalau tidak bayar kios ya kami diusir pak" jawab saya santai. Tidak beberapa lama petugas yang mensurvey datang menyusul. Singgah sebentar lalu mengajukan pertanyaan singkat. Memastikan bahwa ruang baca ini dikelola oleh kami.
Siang jam 2 saya ditelpon kalau surat rekomendasi bisa diambil, pulang kerja saya ambil ke Kelurahan. Dan ketemu lagi sama staf itu. Jangan berharap seperti teller di bank yang setiap ada customer datang berdiri dan mengucapkan salam.
Dengan kepala masih menunduk entah bermain hp atau mengerjakan laporan, dia bertanya singkat “sudah ditelpon ?” saya jawab singkat pula “sudah”. Lalu seorang ibu datang membawa surat rekomendasi. Saya ambil lalu segera saya keluar dari kelurahan. Bye kata saya dalam hati
Si petugas itu berkata menjanjikan "memang kalau urus seperti ini bolak balik mba dan lama". Aku melenguh seperti sapi dan berkata "iya mba". Birokrasi oh birokrasi kamu membuat hayati lelah. Wahai Kota Tercinta, Balikpapan tolonglah dipermudah, dipermanis, diperbaharui pelayanan publiknya
