"Smart Solution for Smart Hospital", Solusi Transformasi Digital bagi Rumah Sakit

Siang itu pak Kardi dalam perjalanan ke salah satu rumah sakit untuk kontrol rutin penyakit yang diidapnya sejak beberapa tahun silam. Namun kali ini ia tak mendatangi dokter yang biasa merawatnya, dengan alasan dokter tersebut sedang cuti. Maka pak Kardi diarahkan untuk menemui dokter spesialis pengganti, yang on duty.  Setelah melakukan pendaftaran, pak Kardi menunggu dipanggil masuk kedalam ruang periksa. Hingga akhirnya tiba giliran pak Kardi konsultasi dengan dokter spesialis yang ditunjuk untuk menggantikan dokter yang biasa menanganinya.

Seperti dokter pada umumnya, tentu untuk memulai konsultasi dan diagnosis harus berdasarkan rekam medis pasien agar segala diagnosis sesuai dengan keluhan dan kebutuhan pasien. 

Sambil menunggu perawat datang membawa data rekam medis, sesekali dokter spesialis tersebut berbincang dengan pak Kardi yang sudah sedikit tersengal dengan nafasnya, menandakan bahwa penyakit yang diidapnya sudah semakin menggerogoti tubuh dan kesehatannya.

Lama menunggu, data rekam medis yang ditunggu tak kunjung datang. Ternyata lembaran-lembaran data rekam medis pak Kardi yang terakhir diakses sebulan lalu oleh rumah sakit, terselip diantara jejalan berkas rekam medis pasien rumah sakit yang tiap harinya bertambah.

Efisiensi memang menjadi kunci utama bagi dunia medis untuk memberikan  pelayanan yang maksimal kepada pasien. Bicara efisiensi di lingkungan rumah sakit tentu yang paling utama adalah bagaimana dokumen-dokumen yang terkait pasien bisa tersimpan secara baik dan mudah diakses oleh dokter yang membutuhkan untuk mengetahui riwayat pasien yang dihadapinya.

Memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat, mengarahkan kebanyakan rumah sakit untuk melakukan digitalisasi dokumen terutama yang berkaitan dengan rekam medis pasien. Keuntungannya? Tentu aksesibilitas rekam medis akan semakin mudah dan akurat, sehingga kejadian yang dialami pak Kardi tak perlu terulang terhadap pasien-pasien lain. Bayangkan jika pasien yang dihadapinya membutuhkan tindakan medis secepatnya namun harus tertunda karena urusan rekam medis yang terselip.

Lingkup digitalisasi dokumen dewasa ini, diperkaya dengan hadirnya Document Management System yang memungkinkan pengarsipan dokumen tidak hanya secara digital, namun juga mempermudah pencarian kembali ketika dibutuhkan hanya dengan memasukan kata kunci (keyword). Lantas apa yang bisa dilakukan dengan digitalisasi dokumen? 

Sekarang mari kita bayangkan bila penanganan rekam medis pasien di rumah sakit masih berkutat dengan lembaran-lembaran kertas yang biasanya disatukan dalam satu map. Berapa besar peluang hilangnya lembaran yang mungkin berisi diagnosis penting dari konsultasi sebelumnya. 

Bukan hanya pasien yang dirugikan dengan urusan dokumen rekam medis yang terselip atau bahkan hilang, alur kerja di rumah sakit pun akan terganggu. Perawat disibukan dengan pencarian dokumen yang dibutuhkan, kinerja dokter pun semakin jauh dari kata efektif. 

Yang seharusnya menangani satu pasien hanya membutuhkan paling lama 15 menit, kini membutuhkan waktu lebih lama. Padahal sejatinya seorang dokter tak hanya praktek di satu rumah sakit. Efek buruknya, pasien yang lain tak tertangani dengan maksimal karena jadwal praktek dokter sudah habis. Lagi-lagi semua hanya karena urusan dokumen yang berupa lembaran-lembaran kertas.

Tergelitik dengan persoalan mendasar di dunia medis yang baru membicarakan urusan dokumen, mari kita tengok perhelatan "Indonesian Hospital Expo 2018" yang digelar di Jakarta Convention Centre. Apakah perhelatan yang memamerkan sejumlah teknologi untuk "dijejalkan" di lingkungan rumah sakit ini bisa memberi solusi terbaik atas persoalan mendasar dari pelayanan rumah sakit?

Bagi sebagian atau mungkin kebanyakan orang awam yang tak berkecimpung di dunia medis, saat menjejakan kaki di pintu masuk, mungkin akan asing dengan segala macam terknologi dan kecangihan yang dipamerkan. Bagaimana tidak, beragam peralatan rumah sakit yang hanya bisa dilihat ketika seseorang harus menjalani pemeriksaan dengan alat tersebut, dengan gamblang dipamerkan dan "dijajakan" kepada pengunjung (yang tentunya berkepentingan dengan peralatan tersebut).

Beralih sedikit agak kedalam, lebih mendetil lagi yang dipamerkan. Bahkan ada yang dengan sengaja mendesain stand pamerannya dengan konsep operation room atau ruang operasi, lengkap dengan manekin-manekin berseragam khasnya dokter di ruang operasi. Namun ada satu yang menarik di salah satu stand milik sebuah perusahaan asal negeri sakura.

Di stand milik perusahaan yang bergerak di bidang IT ini, menyuguhkan solusi yang cukup menggelitik untuk mencari tahu lebih jauh, karena berkaitan dengan persoalan yang dibahas di awal. Di stand yang mungkin tak terlalu besar, Fujitsu Indonesia memamerkan solusi bagi rumah sakit dengan mengusung tema "Hospital Information System-Smart Solution for Smart Hospital". 

Menggelitik, karena banyak perusahaan IT yang menawarkan solusi IT bagi rumah sakit, namun tak banyak yang memikirkan bagaimana mengintegerasikan sebuah layanan di rumah sakit dari awal pasien datang, ke ruang praktek dokter, hingga pasien meninggalkan rumah sakit.

Penggunaan teknologi informasi sendiri di bidang kesehatan, sebenarnya telah dimulai sejak lama. Pada 1969 di Amerika. Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) menjadi salah satu lembaga yang menginisiasi penggunaan teknologi informasi untuk penelitian di bidang kesehatan tersebut. 

Selang 30 tahun, AHRQ melakukan suatu evaluasi penerapan informasi, sistem pendukung pengambilan keputusan, dan komputerisasi catatan medis pasien untuk meminimalkan medical error, peningkatan patient safety, dan upaya peningkatan mutu dalam berbagai situasi pasien yang beragam.

Kemudian pada 2001, penggunaan teknologi informasi terus dikembangkan oleh AHRQ, diantaranya adalah terwujudnya suatu teknologi untuk menyediakan informasi klinis yang mendukung patient safety (CLIPS -- RFA/ Clinical Informatics to Promote Patient Safety --Research Solicitations), yang fokus pada penggunaan teknologi informasi untuk meminimalkan medical error dan meningkatkan patient safety.

Teknologi yang terus dikembangkan dan dijejalkan dalam setiap lini bisnis rumah sakit, tak hanya membawa dampak positif terhadap bisnis semata. Dalam sebuah studi di Inggris bahkan ditemukan rumah sakit yang menerapkan Electronic Health Record (EHR) dan Electronic Medical Record (EMR), memiliki angka mortalitas yang terbilang rendah disbanding rumah sakit yang belum menerapkan.

Artinya, tak perlu lagi ada pasien lain yang harus mengalami seperti pak Kardi ketika hendak berobat ke rumah sakit, atau sekedar berkonsultasi dengan dokter spesialis.

Kembali kepada solusi yang dipamerkan dalam event "Indonesian Hospital Expo 2018", satu yang menarik adalah bagaimana Fujitsu Indonesia menawarkan solusi manajemen data sesuai alur awal ketika pasien datang ke rumah sakit. 

Tak hanya itu, Fujitsu Indonesia pun menawarkan aplikasi mobile yang bisa digunakan oleh calon pasien untuk melakukan reservasi dokter, reminder and update reservasi, notifikasi, hingga update waktu layanan. Sementara di lini admisi, pasien sudah langsung diberikan kesempatan untuk memasukkan cara bayar (asuransi, pribadi, BPJS), hingga verifikasi kepesertaan (bagi mereka yang mengunakan asuransi atau BPJS).

Beralih ke ruang perawat, dalam Hospital Information System milik Fujitsu Indonesia, tugas perawat hanya tiga yakni penerimaan pasien, Preliminary examination, dan menerima reservasi kunjungan berikutnya. Yang menarik adalah ketika sampai di ruang dokter, Fujitsu Indonesia menjanjikan baik dokter maupun perawat tak perlu repot membuka map yang berisi lembaran-lembaran kertas rekam medik pasien. 

Karena semua rekam medik pasien sudah berbentuk digital dengan kemudahan akses menggunakan Document Management System. Artinya pak Kardi tak perlu menghabiskan waktu berjam-jam hanya karena menunggu lembaran-lembaran kertas yang mungkin sudah kumal termakan usia, mengingat sakit yang diderita pak Kardi bukan baru setahun belakangan.

Hospital Information System (HIS) dan Document Management System (DMS) yang menjadi solusi andalan Fujitsu Indonesia dalam event ini menjanjikan solusi digital bagi rumah sakit mulai dari hulu hingga hilir, bahkan hingga back office. 

Tak dipungkiri memang dengan menerapkan digitalisasi secara menyeluruh di dunia medis, maka alur kerja rumah sakit menjadi lebih baik, staf rumah sakit dapat fokus untuk melayani pasien tanpa harus disibukkan oleh urusan dokumen sehingga pelayanan menjadi lebih baik. Sementara dengan solusi Patient Tracking System, staf rumah sakit dapat dengan mudah mengetahui posisi pasien. Ini sangat berguna bila pasien yang dirawat sudah memasuki usia senja yang memiliki kecenderungan disorientasi arah ketika meninggalkan ruang rawatnya.

Disamping itu, dengan  HIS dan DMS dokter dapat dengan mudah mengetahui riwayat penyakit pasien, sehingga diagnosis dan obat yang akan diberikan  lebih akurat. Dari sisi pasien, akan lebih merasa nyaman dengan adanya kemudahan akses informasi via mobile apps.

Artinya semua solusi yang ditawarkan ini, bila sudah diterapkan secara menyeluruh di rumah sakit, tentu akan menjadi angin segar bagi pak Kardi dan rekan sejawatnya yang terkadang bercengkerama dengan dokter spesialis tanpa harus menghabiskan waktunya di rumah sakit, apalagi hanya karena perihal administrasi dan dokumen yang terselip.